“Momentum Russia-2003” - одна из трёх региональных конференций, ежегодно проводимых компанией Documentum во всём мире. Конференция включала более 35 докладов, объединённых в четыре параллельные секции для различных категорий специалистов. Так, в секции “Управление документами” были представлены решения по автоматизации органов государственной власти, созданию систем документационного обеспечения управления предприятий и учреждений, построению электронных архивов, а также управлению документацией предприятия или учреждения в соответствии с требованиями законодательства - что, кстати, является проблемой для многих телерадиокомпаний, которые не всегда ведут делопроизводство в соответствии с требованиями законодательства о СМИ, рекламе, авторскому праву и т. д.
Documentum 5 обеспечивает механизмы для хранения и обработки мультимедийных файлов любого формата, объёма и разрешения для доставки внутренним и внешним пользователям
Секция “ИТ-технологии” предназначалась для директоров по информационным технологиям и руководителей ИТ-проектов. В ней основной упор был сделан на определение стратегии предприятия в управлении информационными активами и бизнес-процессами, возможностях снижения затрат на ИТ на основе внедрения корпоративного стандарта на приложения для управления неструктурированным содержанием и построении инфраструктуры для поэтапного внедрения таких приложений в масштабе всего предприятия.
Решение Documentum для кино и телевидения - Digital Asset Management: приложение, представляющее собой функционал управления медиаданными. Медиаданные, например, графические файлы для производства рекламы и упаковки, интерактивная графика для веб-сайтов, видеоролики и аудиозаписи являются информационными активами многих компаний. Задача построения распределённых хранилищ медиаданных, например, видеоархивов и архивов звукозаписей с возможностью быстрого поиска по ним является нетривиальной, однако, возможности технологии Documentum позволили использовать её в ряде мировых компаний телерадиовещания, звукозаписи, кино- и видеопроизводства. И наоборот - одна из компаний, не воспользовавшаяся Documentum, потратив огромные деньги на рекламный ролик с участием Мадонны, потеряла его в своём архиве видеозаписей. Здесь же медиаданные будут храниться не на локальных компьютерах редакторов и дизайнеров, а в централизованном хранилище. И тогда не придётся догадываться по названию видеофайла, какое именно изображение он содержит.
Documentum 5 обеспечивает возможность одновременного сохранения документа в виде изображения, текста и HTML-страницы с разными правами доступа; каждое представление поддерживается в любом количестве версий и подверсий
Также система Documentum 5 обеспечивает персонализацию содержания на основе категоризации метаданных и информации из профилей производителей. Пользователи имеют возможность самостоятельно отметить интересующую их категорию содержания. Сервисы доставки содержания обеспечивают объединение содержания в категории и его автоматическую публикацию или рассылку по подписке в соответствии с профилями пользователей. Если речь идёт о корпоративном портале, то интеграция позволяет пользователям портала непосредственно из портального интерфейса управлять любым корпоративным информационным содержанием - как структурированным, так и неструктурированным, в том числе, веб-страницами, разноформатными документами и цифровыми медиаданными.
Портал Documentum eRoom - решение, обеспечивающее единую среду для участников проектной команды. Независимо от их географического расположения, они смогут обращаться к единым информационным ресурсам, общаться в реальном времени с помощью форумов и видеоконференций, планировать и контролировать ход работ. Documentum eRoom может быть настроен для одновременной поддержки десятков тысяч пользователей, а его объектно-ориентированная среда позволяет строить произвольные и сколь угодно сложные структуры рабочих мест. Благодаря тому, что eRoom является составной частью системы Documentum (два крупнейшие в мире внедрения которой составили 156 и 80 тыс. рабочих мест) все его пользователи имеют возможность работать в единой корпоративной рабочей среде.
Интересный инструментарий компания предложила и для повышения эффективности (в том числе, оперативности) веб-сайтов предприятия. Сотрудники отдела продаж смогут, не обращаясь к веб-мастеру, опубликовать на сайте прайс-лист, отдела кадров - поместить объявление о вакансии, а корреспонденты интернет-газеты - срочно опубликовать новости. А. Барсуков, журнал "ТКТ" № 12, 2003 г. (через эту ссылку можно бесплатно скачать справочник)

Международная конференция-выставка DOCFLOW 2007, посвященная электронному документообороту и автоматизации управления состоялась 25 мая. Выставка адресована руководителям организаций и IT-отделов, специалистам по внедрению, главным инженерам и техническим директорам - кого интересуют вопросы ввода и обработки данных, выбора и сравнения систем электронного документооборота, их внедрения на предприятиях различного профиля. Доклады представлены в семи секциях: «Комплексные платформы», «Потоковый ввод документов», «Системы электронного документооборота (СЭД)», «Средства управления бизнес-процессами (BPM)», «Электронные хранилища данных», «Новости рынка», «Документооборот от А до Я». На выставке можно было ознакомиться с продуктами, оборудованием, увидеть их в действии на стендах, встретиться с ведущими специалистами. В числе участников: 1С, 3В-Третья волна, ABBYY, ALEE Software, BB Software Co., Cognitive Technologies, DigitalMind JSC, Digt (ООО "Цифровые технологии"), DIRECTUM, DocsVision, EMC Documentum, IBM East Europe/Asia, IBS, ID Logic, IRP Technology, ITG Group, NAUMEN, NeuHaus Group, Open Text Corporation, PayBot LLC, Syntellect, TerraLink, UpScale Soft, группа компаний АйТи, АКТЕК XXI, АстроСофт, Верт, "ГНПП "Гранит-Центр", Зирван, Инталев, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, ИнфоТок, Кодекс, Консультационная фирма «МРЦБ», КРИПТО-ПРО, ЛАНИТ, «ЛЕТОГРАФ», Лоция Софт, Метамодель, НАМИП, НЕОЛАНТ, ПИРИТ, ПРОМТ, Промышленные Информационные Системы, группа компаний «Радиус», РБК СОФТ, САЙТЭК, ССТ, Тауэр, Фирма “АС”, ФОРС-Центр разработки, Электронные Офисные Системы, Электронный Архив. Организатор - российская компания ABBYY. Среди технологий, представленных на DOCFLOW 2007, можно выделить следующие:
■  FlexiCapture 8.0 Professional - универсальное решение для массового ввода и обработки счетов-фактур, накладных, резюме, договоров и других распространенных типов бумажных документов. Новая версия продукта обрабатывает различные типы документов в едином потоке, без предварительной ручной сортировки, и позволяет не набирать данные вручную. Например, клиент банка, подавая заявление на получение кредита, обычно вместе с заявлением заполняет еще несколько формуляров, а также предоставляет копию паспорта, копии документов о движимом и недвижимом имуществе. Подобные пакеты разнородных документов ABBYY FlexiCapture может обрабатывать автоматически. Продукт ABBYY FlexiCapture позволяет строить решения для обработки документов в секторе финансовых и банковских услуг, в страховании, образовании, здравоохранении, бухгалтерском учете, юриспруденции и других отраслях экономики.
■  ABBYY Recognition Server – первый серверный продукт для распознавания документов и PDF-файлов. Это высокопроизводительное серверное решение для автоматизации процессов оптического распознавания и конвертирования документов в/из формата PDF в промышленных масштабах. Благодаря серверной архитектуре это приложение особенно эффективно для задач, связанных с обработкой средних и больших объёмов документов. ABBYY Recognition Server позволяет обеспечить не только скорость и высокое качество обработки массивов изображений, но и централизацию управления процессами, масштабируемость, гибкость, надежность потоковой обработки и интегрируемость с другими приложениями. ABBYY Recognition Server может быть использован как составная часть для любого серверного и клиент-серверного решения по автоматизации документооборота и архивирования, так и как полностью готовое к использованию решение.
■  ABBYY FineReader Банк 6.0 – быстрый и точный ввод платежных документов, а также других форм и документов, актуальных для работы банка: заявлений клиентов на получение пластиковых карт, выдачу кредита и перевод денежных средств, анкет и извещений. Система ABBYY FineReader Банк 6.0 позволяет автоматически отсканировать и распознавать документы, проверить распознанные данные и экспортировать в базу данных или АБС. В ABBYY FineReader Банк 6.0 появились новые сервисные функции – сверка подписи на платежном документе с эталонным изображением и быстрый просмотр любого документа в хранилище изображений. Они упростят работу операциониста и помогут решить задачу ввода данных максимально эффективно.
■  Сервис качества данных – сервис для консолидации данных из различных источников, например, в случае слияния двух компаний или в случае внедрении новой информационной системы на предприятии. Приведение данных различных типов к единому каноническому виду для обеспечения возможности поиска объектов данных, одинаковых по смыслу, но различных по текстовому представлению - одна из наиболее насущных на сегодняшний день аналитических задач, требующих обработки больших объемов информации, извлекаемой из различных источников данных.
■  Управление различными видами контента в DIRECTUM Storage Services. Существуют различные способы организации хранения данных – файловые хранилища и хранилища на основе СУБД. Оценивая преимущества и недостатки каждого из хранилищ, в докладе будет рассмотрен комбинированный вариант организации хранения данных на основе DIRECTUM Storage Services. Использование DIRECTUM Storage Services позволяет управлять из единой системы различным по требованиям хранения контентом, при этом обеспечивая необходимый уровень безопасности. Благодаря этому подходу отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, хранения документов большого объема, медиа-данных и т.д. Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя позволяет повысить масштабируемость системы, а значит избежать снижения со временем скорости работы системы при увеличении общего объема корпоративных данных. В итоге снижается совокупная стоимость владения системой, что важно для организации любого масштаба.
■  Модуль потокового ввода системы ЛЕТОГРАФ основан на использовании линейки продуктов ABBYY для обеспечения функций распознавания, морфологии и потокового ввода, и выполняет следующие основные задачи потокового ввода:
- подготовки бумажных форм (разделение их по типам и т. д.);
- сканирования (сканирование бумажных форм и получение графического образа);
- распознавания (распознавание графических образов);
- контроль качества (проверка - верно ли распозналась форма).
Дальнейшая потоковая обработка распознанных образов производится средствами системы ЛЕТОГРАФ:
- размещение распознанной информации в хранилищах системы (отсканированные и распознанные документы попадают в хранилища системы ЛЕТОГРАФ);
- возможность отправки документов, созданных в системе на основе потокового ввода по маршруту.
Система ЛЕТОГРАФ позволяет обрабатывать как структурированные формы, так и гибкие формы. Результат потокового ввода – отсканированные документы автоматически размещаются в хранилище системы ЛЕТОГРАФ. В системе формируется единое информационное пространство организации, объединяющее пользователей, информацию и бизнес-процессы.
Поддержка рукописного ввода в системе ЛЕТОГРАФ позволяет создать решения с интегрированной функцией распознавания слитного рукописного ввода для, как сказано в пресс-релизе компании, практически любого почерка с обеспечением высокого качества распознавания. Методика распознавания рукописного текста позволяет распознавать и вводить в систему рукописные данные как результат отслеживания траектории движения записывающего устройства на бумаге или планшете. В системе осуществлена поддержка распознавания рукописного ввода более чем с 70 языков, включая латиницу, кириллицу, а также упрощенный и традиционный китайский.
■  Информационно-аналитическая система «АРИОН» обеспечивает сбор и оперативный анализ информации, получаемой из различных источников, об образе жизни, хозяйственной деятельности, связях и намерениях юридических и физических лиц, отбор и фильтрацию представляющих интерес материалов, оценку и прогноз поведения объектов предметной области в целях принятия мер предупредительно-профилактического или оперативного характера. Система позволяет работать как со структурированными источниками данных (базы и банки данных, унаследованные информационные системы и т. п.), так и с неструктурированной информацией, представленной в виде текстов на естественном языке (оперативные сводки дежурных и пресс-служб, информация из сети Интернет, документы из систем документооборота и внутриведомственных систем, рефераты и т. п.) за счет применения уникальных алгоритмов лингвистической обработки текстов. Основными практическими результатами применения ИАС «АРИОН» могут являться:
- повышение эффективности правоохранительной и охранной деятельности в области информационно-аналитической и следственной работы (контекстный анализ фактов, поиск похожих происшествий, опосредованных связей, ситуативный анализ и т. п.);
- оперативная обработка и мониторинг СМИ (построение дайджестов, аннотаций документов, мониторинг объектов и фактов, отражаемых в материалах СМИ, временной анализ изменения ситуаций, статистический анализ источников информации, управление репутацией организации); Сервис интерактивной поддержки аналитической обработки публикаций СМИ предназначен для извлечения неявных знаний об объектах и ситуациях в публикациях СМИ; интерактивный режим позволяет пользователю работать с текстом публикации на сайте в Интернете;
- организация бизнес и конкурентной разведки (формирование и ведение досье, аналитических отчетов, информационных подборок по персонам, организациям, происшествиям; информационная поддержка принятия решений по оперативному и стратегическому планированию деятельности на основе анализа и прогнозирования развития ситуаций);
- интеграция информационных потоков и хранилищ данных предприятия (сбор и агрегация информации из разнородных, в том числе текстовых, источников; выявление дубликатов, повторов, версий документов; организация единого поиска информации; отбор и классификация материалов по интересующим вопросам);
- аналитическая обработки обращений юридических лиц и граждан (классификация поступающих вопросов и претензий, анализ результатов исполнения документов, поиск повторных обращений, массовых обращений по похожим вопросам, формирование справочников типовых вопросов и ответов и т. д.);
- обработка документальных информационных массивов (выделение из текстов значимых атрибутов документов; логический контроль содержимого документов; выявление связей между документами и внутри документов; анализ противоречий, циклических и неправомерных ссылок и т. д.);
- построение и заполнение систем классификации и кодирования на основе анализа информации предметной области (формирование справочников на основе анализа содержимого документов, данных информационных систем, информации из банков и хранилищ данных и т. п.).
■  Convera – аналитическая поисковая система для работы с неструктурированной информацией. Приложение обеспечивает интеллектуальный поиск, работу с семантическими сетями и динамическую классификацию информации. Применяется для управления знаниями, мониторинга СМИ, бизнес разведки, поиска пробелов в нормативных документах и прочее. Convera работает не только с текстовой, но и с мультимедийной информацией (видео, аудио, графика), представленной более чем в 250 форматах.
■  Технологическое решение Scanify API: FullText позволяет решить проблемы, возникающие, например, когда получаемые путём потокового сканирования электронные образы бумажных документов либо "тяжеловесны", либо обладают низким графическим качеством. В новой технологии применяются специальные алгоритмы "расслоения" графического образа, которые позволяют выделять в документе цветные и полутоновые объекты и применять к ним оптимальные схемы архивирования. Благодаря этому удаётся добиться компактного и качественного визуального представления документов. Полученный электронный образ документа сохраняется в формате PDF/A в соответствии со стандартом долговременного хранения документов ISO 19005-1:2005. Технология позволяет проводить сканирование цветных и черно-белых документов в одном потоке, обеспечивая автоматическую классификацию графических образов, выделение текстовых зон, а также цветных и полутоновых иллюстраций. Возможет поиск по документам путём распознавания текстовых фрагментов и реализации функции нормализации текста, необходимой для построения полнотекстового индекса.
■  Система конфиденциального документационного взаимодействия предназначена для ведения официальной конфиденциальной электронной переписки и обмена электронными документами, содержащими информацию ограниченного доступа, с внешними контрагентами - юридическими и физическими лицами, органами государственной власти. Решение гарантирует выполнение требований законодательства к безопасности, документированию и обеспечению юридической значимости конфиденциального информационного обмена. Ядро системы строится на IBM WebSphere Application Server и предоставляет каждому пользователю персональный защищенный "Электронный кабинет". Доступ в систему осуществляется по защищенным протоколам с обеспечением сквозной аутентификации пользователей при обращении  к прикладным сервисам и ресурсам.
■  EMC Documentum о ближайшем будущем рынка систем электронного документооборота. Доклады EMC Documentum на DOCFLOW 2007 осветили главную тенденцию рынка - предоставление функций управления документами в качестве общего сервиса. До недавнего времени решения для управления документами создавались в масштабе отдельных подразделений. Однако теперь явное проявление получила тенденция признания необходимости предоставления функционала управления документами в корпоративном масштабе. Другими словами, управление документами сегодня считается скорее существенной инфраструктурной инвестицией, нежели нишевым приложением. Опыт многих успешных проектов показал, что имеет смысл предоставлять набор функциональных возможностей управления корпоративным документами как общий сервис — аналогично сетевым технологиям или электронной почте. Такой подход позволяет организациям справляться с взрывным ростом неструктурированного содержания, одновременно увеличивая экономию от масштаба на инвестициях в технологию.
Современная тенденция предоставления функций управления документами в качестве общего сервиса была представлена на DOCFLOW 2007 в докладе директора по технологии «Документум Сервисиз Раша» Павла Эйгеса «Тенденции рынка: что заменит СЭД в самом ближайшем будущем?», который состоялся в рамках секции «Системы электронного документооборота». В докладе были сформулированы бизнес-преимущества от использования общих сервисов управления документами, описаны их базовые компоненты, а также о рассказано о том, как на основе общих сервисов строятся специализированные решения для различных функциональных задач в рамках общей концепции автоматизации предприятия. В докладе также было отмечено, что на сегодняшний день единственной унифицированной платформой, которая является основой общих сервисов управления документами, является EMC Documentum.
В других докладах EMC Documentum этой секции на различных примерах рассказано об отдельных аспектах реализации данного подхода. Одна из причин, по которой внедрение управления документами в качестве общего сервиса является таким привлекательным, является рост объемов неструктурированного содержания. Как правило, большая часть этого содержания находится в изолированных хранилищах под управлением точечных программных решений уровня подразделений, и недоступна пользователям других подразделений, которым она тоже может требоваться в работе.
Предложение набора функциональных возможностей управления документами в рамках всего предприятия в качестве общего сервиса позволит удовлетворить потребности большого числа пользователей в использовании одной и той же информации, причем они могут предъявлять разные требования к функциональности управления этими документами. Такой подход был проиллюстрирован в докладе «Решение на основе общих сервисов управления документами - управление делами клиентов в банке и автоматизация процесса кредитования» на примере реализации на платформе EMC Documentum решения для автоматизации банковской деятельности.
Как ИТ-департаменты, так и бизнес-подразделения могут получить пользу от развертывания управления документами как общего сервиса. Первые выигрывают, потому что технологическая инфраструктура, которую им необходимо поддерживать, становится более консолидированной и упрощенной. Вторые благодаря этой технологии не только разделяют постоянные расходы и ресурсы, но также могут совместно использовать технологию, стандарты и инновации в процессах.
Один из самых существенных доводов в пользу развертывания управления документами как общего сервиса - это тот факт, что организация может получить максимальную пользу от инвестиций в данную технологию за счет того, что она позволяет одними и теми же методами и средствами управлять любыми видами документов. Эти преимущества были проиллюстрированы еще в одном докладе на примере проекта, реализованного на платформе EMC Documentum в концерне Росэнергоатом.
Еще одним преимуществом внедрения управления документами как общего сервиса является возможность использовать повторяемый план развертывания и обеспечивать тем самым эффективное использование ИТ-ресурсов и повторное использование знаний. Методология развертывания общих сервисов управления документами предусматривает ряд правил для организаций, имеющих целью развернуть приложения общих сервисов в определенный период времени. Цель состоит в том, чтобы предоставить бизнес-подразделениям определенный временной план, необходимый для развертывания общих сервисов и приложений на их основе - с использованием стандартизованной методологии развертывания.

22 июля 2008 года. Корпорация EMC, объявила о выпуске EMC Documentum Enterprise Content Management (ECM) Suite версии 6.5 — семейства продуктов, объединяющего возможности Web 2.0 с мощью корпоративной платформы Documentum для обеспечения баланса между динамичностью бизнеса и управляемостью информационной среды.
Web 2.0 открывает новые способы организации работы и взаимодействия пользователей. Однако многие компании по соображениям безопасности и комплаенса отказываются от применения технологий Web 2.0 или, что еще хуже, подвергают себя риску, позволяя пользователям самостоятельно экспериментировать с приложениями. Кроме того, объем информации, поступающей от приложений Web 2.0 является поистине угрожающим — в мире Web 2.0 от систем требуется соответствие все возрастающим требованиям производительности.
"Взрывной рост объема цифрового содержания в сочетании с простотой использования Web 2.0 и социальных сетей существенно подняли планку ожиданий пользователей относительно того, как должны работать новые технологии и как можно обращаться к информации. В результате ИТ-отрасль столкнулась с новой задачей: как оправдать эти возросшие ожидания и как при этом обеспечить защищенную информационную инфраструктуру, — говорит Мелисса Вебстер, вице-президент по программам, подразделение цифровых мультимедийных технологий и содержания, IDC. — Следующее поколение ECM должно будет предоставлять бизнес-пользователям привлекательные и гибкие решения для управления содержанием и одновременно гарантировать, что ИТ охраняет контроль и сдерживает влияние новых элементов риска".
Documentum 6.5 привносит несколько ключевых инноваций, которые предоставляют возможности Web 2.0 и расширенную функциональность управления XML, обеспечивают повышенную производительность и масштабируемость корпоративного уровня, а также федеративное управление записями наряду с более мощными возможностями управления транзакционными процессами. Впервые организации получают возможность использовать преимущества от привлекательности новых технологий для пользователей, улучшить существующие приложения управления содержанием и поддержать все эти новые возможности благодаря более масштабируемой и защищенной ECM-платформе, чем все доступные ранее.
"С выходом Documentum 6.5 компания EMC открывает дорогу следующему поколению систем управления корпоративным содержанием, — говорит Баладжи Еламанчили, старший вице-президент и генеральный директор подразделения управления корпоративным содержанием и архивирования EMC. — Мы обеспечиваем баланс между лучшими возможностями для пользователей и уровнем защищенности и производительности, необходимым ИТ для поддержания масштабируемой и защищенной информационной инфраструктуры".
■ Возможности Web 2.0 для пользователей
Сегодня, в мире Web 2.0 от компаний требуется обеспечить набор таких пользовательских возможностей, которые позволяли бы сотрудникам работать с корпоративной информацией теми же способами, что и с персональной — то есть простыми в применении, обеспечивающими удобство поиска и легкость во взаимодействии с коллегами. Объединяя лучшие пользовательские возможности с мощным ECM-функционалом, Documentum 6.5 предоставляет преимущества ECM гораздо большему числу пользователей, предлагая им новые способы работы и взаимодействия.
■ Ключевые продукты Documentum 6.5, обеспечивающие пользователей возможностями Web 2.0, включают:
Documentum Centerstage Essentials — новый клиент для работы с неструктурированной информацией, выпущенный в качестве бесплатной он-лайн бета-версии. Полностью модернизированный интерфейс очень прост в использовании и предоставляет общие пространства для командной работы, возможности управляемого поиска и удобного доступа к Documentum.
Documentum Media WorkSpace — новый интерфейс для работы с медиа-содержанием, предоставляющий пользователям персонализированный, динамичный и простой способ просмотра, поиска, сравнения, аннотирования и редактирования активов медиа-содержания, а также совместного доступа к ним.
My Documentum — новый легкий клиент, полностью интегрированный с рабочим столом, обеспечивает пользователям мгновенный доступ к последним версиям наиболее часто используемого содержания, позволяя им также получать доступ к документам и работать с ними без подключения к серверу.
Documentum Web Publisher Page Builder — новый интерфейс для создания веб-страниц на основе Flex-технологий, предоставляющий нетехническим бизнес-пользователям интерактивные и простые в использовании инструменты для создания стильных веб-страниц.
Расширенные возможности Documentum TaskSpace обеспечивают гибко настраиваемую единую пользовательскую среду, объединяющую содержание, процессы, высокоточные формы с инструментами мониторинга, придавая ускорение бизнес-процессам и существенного повышая производительность пользователей.
■ Поддержка полного цикла XML
Коллективное создание содержания, ставшее уже привычным в Web 2.0, изменяет формат и увеличивает количество генерируемого содержания. Пользователи ожидают, что содержание будет автоматически доставляться и комбинироваться для нового использования как из "цифрового конструктора" в соответствии с тем персонализированным контекстом, в котором они работают. XML с его возможностями гранулированного доступа и сборки любых типов информации является ключевым средством достижения такой гибкости.
Расширенные возможности XML в Documentum 6.5 предоставляются посредством Documentum XML Store, новой встроенной базы данных XML, доступной в платформе Documentum и связанных с ней приложениях доставки. EMC, впервые в отрасли, обеспечивает интегрированное сквозное решение для создания, управления, обеспечения доступа, архивирования и доставки как XML, так и любых других типов корпоративного содержания. Функционал управления XML в Documentum включает в себя мощные возможности управления компонентами и документами XML, высокопроизводительные средства поиска и запросов по XML-содержанию, инструменты динамической доставки и приложения для преобразования содержания с целью повторного использования, а также средства персонализированной публикации наряду с решениями для технических публикаций (DITA), авиакосмической и военной отраслей (S1000D).
■ Повышение производительности и масштабируемости
Платформа Documentum ECM 6.5 позволяет ИТ с соответствовать условиям взрывного роста количества содержания, обеспечивая повышение уровня производительности, защищенности и комплаенса в корпоративном масштабе. EMC Documentum High-Volume Server предлагает централизованный и оптимизированный набор сервисов для приложений, работающих с большими объемами данных, таких как приложения для архивирования и управления транзакционным содержанием. High Volume Server обеспечивает быструю загрузку, пакетную обработку, минимальный объем для метаданных и разделения данных и специально спроектирован для соответствия требованиям приложений, работающих с огромными объемами информации.
Для существенного упрощения работы с медиафайлами, размер которых измеряется уже не просто мегабайтами и гигабайтами, но и терабайтами, продукты управления цифровыми активами Documentum теперь интегрированы с EMC AVALONidm. Такой подход обеспечивает непрерывное автоматизированное управление бизнес-политиками и перемещение больших видеофайлов по многоуровневым системам хранения.
"Версия 6.5 Documentum ECM Suite продолжает оправдывать наши ожидания в отношении производительности и масштабируемости, — говорит Крис Кемпбел, архитектор Documentum компании FirstCommand Financial Services. — Ее способность поддерживать высоко-объемные транзакционные и архивные среды определило наш выбор единой ECM-платформы в ее пользу".
■ Неограниченные возможности управления записями
EMC Documentum Federated Records Services (FRS) расширяет возможности управления записями, предоставляя единую систему регистрации и учета для всего бизнес-содержания, сохраняемого в целях управления или в соответствии с требованиями регулирования, вне зависимости от того, где и в каких системах она хранится. FRS позволяет Documentum управлять данными, размещенными в других хранилищах, обеспечивая управление политиками и их применение, улучшенные возможности в части комплаенс и сбора записей и минимальную стоимость извлечения информации. FRS позволяет заказчикам сохранять инвестиции в приобретенные у независимых поставщиков системы управления хранением и обслуживанием записей, не требуя их замены.
■ Ускорение транзакционных бизнес-процессов
Documentum 6.5 также включает расширения к EMC Documentum Process Suite, спроектированные для расширения возможностей пользователей по созданию и предоставлению процессо-центрических приложений мире Web 2.0. EMC Documentum Forms Builder теперь позволяет создавать высокоточные электронные формы, которые в точности воспроизводят свои бумажные аналоги, но не несут с собой связанных с ними узких мест в обработке, накладных расходов и рисков. В них также включены поддержка штрих-кодов и электронных подписей, обеспечивается автоматическая валидация полей, поддержка автономной работы и инструменты интуитивного графического дизайна.
EMC Documentum Business Activity Monitor (BAM) претерпел существенные изменения, связанные с использованием Flex-технологий для отображения панели с индикаторами производительности, демонстрирующими интерактивные графики и диаграммы с информацией о статусе бизнес-процессов, узких местах в процессах и других событий, влияющих на производительность. Содержимое таких панелей обновляется в реальном времени, а сами они встроены в TaskSpace, что обеспечивает единый центр управления бизнес-процессами.

28 июля 2008 г. — Корпорация IBM и компания ILOG (NASDAQ: ILOG; Euronext: ILO, ISIN: FR0004042364) объявили о подписании соглашения, связанного с предполагаемым приобретением IBM компании ILOG посредством одновременно поданного во Франции и США публичного тендерного предложения о покупке акций ILOG за наличный расчет. Через эту предполагаемую сделку IBM надеется объединить свои технологии управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), оптимизации бизнеса и сервис-ориентированной архитектуры (Service Oriented Architecture, SOA) с программными системами ILOG для управления бизнес-правилами (Business Rules Management Systems). Это позволит IBM помогать клиентам в доставке важной для бизнеса информации в режиме реального времени, давая им возможность более оперативно принимать взвешенные деловые решения, основанные на актуальных данных.
Тендерное предложение предусматривает приобретение акций ILOG по цене 10 евро за одну обыкновенную акцию компании и по эквивалентной сумме в долларах США за одну американскую депозитарную акцию (American Depositary Share, ADS), основываясь на обменном валютном курсе (Евро/Доллар США) на день расчетов по тендерному предложению. Совокупная цена приобретения, таким образом, составит приблизительно 215 млн. евро или приблизительно 340 млн. долларов США (на основе «разводненного» показателя – fully diluted basis). Эта цена предполагает приблизительно 56%-ную премию (надбавку сверх номинальной стоимости) в сравнении со среднемесячной ценой закрытия акций ILOG до 28 июля текущего года и 37%-ную премию в сравнении с ценой закрытия акций ILOG на пятницу 25 июля текущего года.
Совет директоров ILOG одобрил сделку между двумя компаниями и, при условии получения положительного заключения об обоснованности финансовых условий тендерного предложения, даст, как ожидается, свои окончательные рекомендации до 15 сентября текущего года, после чего должно последовать представление тендерного предложения в Управление по финансовым рынкам Франции (Autorité des Marchés Financiers, AMF).
IBM получила поручения от ряда акционеров по предложению их акций в рамках предполагаемого тендерного предложения (contemplated offer). Совокупная стоимость этих акций составляет приблизительно 10% от выпущенного (акционерного) капитала ILOG.
Публичное тендерное предложение, согласованное с требованиями антимонопольных законодательств США и Евросоюза), будет охватывать 66,67% акционерного капитала ILOG и число голосующих акций, минимально необходимое по условиям одобрения тендерного предложения (установленное на основе «разводненного» показателя – fully diluted basis). Во Франции тендерное предложение будет готово к акцептированию (одобрению) после того, как Управление по финансовым рынкам (AMF) и Министерство экономики Франции подготовят соответствующие заключения.
Полный текст Меморандума о договоренности (Memorandum of Understanding, MOU) между двумя компаниями будет представлен сегодня в Комиссию по ценным бумагам и биржам США (SEC) в качестве приложения к Отчету иностранного частного эмитента (Report of Foreign Private Issuer) компании ILOG, выполненному по форме Form 6-K. Краткое изложение отчета MOU на французском языке опубликовано на Web-сайте ILOG (http://www.ilog.com).
Приобретение ILOG, которое вступит в силу после завершения сделки, усилит рыночные позиции IBM в сегментах технологий управления бизнес-процессами (BPM) и технологий сервис-ориентированной архитектуры (SOA). IBM сможет поставлять клиентам полный спектр программных инструментов для управления бизнес-правилами (Business Rules Management) в целях сквозного управления жизненным циклом информации и приложений на полнофункциональной платформе, включая ведущую платформу IBM WebSphere для разработки и управления приложениями.
Программные продукты категории BPM позволяют компаниям моделировать, автоматизировать, контролировать и модернизировать бизнес-процессы, такие, например, как открытие банковского счета, ведение медицинской документации или подготовка страхового полиса. Технологии BPM дают компаниям возможность улучшить обслуживание клиентов, повысить уровни эффективности, автоматизации и точности выполнения операций. Используя технологии BPM, компании могут досконально изучить рабочие задачи, осуществляемые в масштабе организации (особенно задачи, которые выполняются вручную или предусматривают большие объемы обработки документов), и, затем, автоматизировать или оптимизировать соответствующие операции. Подобные процессы приобретают все большую важность по мере усложнения бизнес-операций и стремительного роста информационных массивов. Опираясь на существующие ресурсы и возможности IBM, компаниям ILOG будет помогать клиентам в эффективном управлении изменениями и сложностью их бизнес-процессов посредством мощных, но простых и удобных в использовании программных инструментов.
Так, например, можно применить бизнес-правило для перевода VIP-клиентов в начало очереди при ожидании ответа на телефонные звонки – как часть процесса обслуживания клиентов. Система управления бизнес-правилами (Business Rule Management System) от ILOG предоставляет пользователям инструментарий, который позволяет осуществлять повышенный контроль условий (критериев), которые определяют, как и когда отвечать на телефонные звонки этих VIP-клиентов. Компании могут самостоятельно ускорить процесс инициации изменений бизнес-политик, который способен управляться рыночными факторами или конкурентной борьбой для гарантированной поддержки высоких уровней удовлетворенности клиентов.
Технология, разработанная ILOG, обладает потенциалом для значительного расширения возможностей программных платформ IBM и поддержки существующих предложений ILOG по управлению бизнес-правилами. Эта технология включает усовершенствованные функции управления политиками и оптимизации бизнес-процессов для продуктовой линейки Information Management (средств управления информацией), расширенные возможности виртуализации для продуктов Lotus и расширенные возможности оптимизации для решений Tivoli, а также эффективные инструменты управления цепочкой поставок для планирования и диспетчеризации.
ILOG предлагает инструментарий и технологии для руководителей бизнеса, аналитиков, системных архитекторов и разработчиков ПО. Эти инструменты и технологии позволяют эффективно анализировать, планировать, контролировать и улучшать бизнес-процессы. Сегодня сотни крупных предприятий используют технологии ILOG для автоматизации распределения дефицитных ресурсов, а ученые из сотен университетов применяют программные инструменты ILOG для исследований, анализа и разработок.
«Компании из всех секторов экономики ищут технологии, которые способны помочь им в более гибком управлении бизнес-процессами для поддержки возможности быстрой адаптации к изменениям условий бизнеса, — отметил Том Розамилиа (Tom Rosamilia), генеральный менеджер IBM по продуктам WebSphere. — Программное обеспечение ILOG позволяет компаниям автоматизировать и более эффективно управлять процессом принятия деловых решений, давая возможность реагировать на изменения с высокой оперативностью и точностью. IBM сотрудничает с ILOG вот уже в течение десяти лет, и расширение портфеля программных продуктов IBM функциональными компонентами и решениями ILOG откроет новые перспективы для наших клиентов».
Наряду с клиентами-конечными пользователями, ILOG сегодня связывают партнерские отношения с более чем 500 OEM-производителями, интеграторами решений и независимыми поставщиками программного обеспечения. IBM также поддерживает многочисленную экосистему партнеров, которые смогут воспользоваться преимуществами доступа к технологиям ILOG и способствовать их дальнейшему развитию и распространению. Кроме того, в дополнение к успешно функционирующей сети из более чем 30 авторизованных партнеров и 850 штатных сотрудников, ILOG поставляет свои решения и мощный интеллектуальный потенциал через обширную базу национальных и региональных экспертов.
«Мы чрезвычайно рады возможности присоединиться к такому мировому лидеру как IBM, нашему долговременному партнеру, — подчеркнул Пьер Харен (Pierre Haren), председатель совета директоров и главный исполнительный директор компании ILOG. — Этот союз позволит нам значительно расширить наш охват рынков и в полной мере реализовать потенциал наших технологий при одновременной защите инвестиций клиентов ILOG сегодня и в будущем».
Компания ILOG поставляет программное обеспечение и услуги, которые помогают клиентам более оперативно принимать информированные деловые решения, а также эффективно управлять изменениями и сложностью своих бизнес-процессов. Свыше 2500 корпораций и более 465 ведущих поставщиков программных продуктов используют лучшие в отрасли системы ILOG для управления бизнес-правилами (Business Rule Management Systems, BRMS), приложения ILOG для управления цепочкой поставок и программные компоненты для оптимизации и виртуализации в целях резкого повышения рентабельности инвестиций, создания высококачественных продуктов и услуг, и укрепления конкурентного преимущества. Компания ILOG основана в 1985 году. Сегодня в ILOG, включая международные отделения, работают свыше 850 сотрудников.
Дополнительная информация:
Данное Предложение не является, и не будет являться, официальным предложением о покупке акций или варрантов, предназначенным для его принятия держателями акций либо по их поручению, в любой юрисдикции, где это Предложение или принятие любого официального предложения о покупке акций или варрантов не соответствует законам данной юрисдикции.
Настоящий пресс-релиз содержит утверждения прогностического характера. Эти утверждения не гарантируют практическую реализацию в будущем и предполагают риски, неопределенности и допущения, включая факторы, которые могут повлиять на завершение сделки о приобретении. Утверждения прогностического характера могут определяться по факту того, что они напрямую не связаны с историческими или текущими событиями и обстоятельствами, и содержат, без каких-либо оговорок и ограничений, такие термины как «возможно», «вероятно», «ожидать», «верить», «предполагать», «планировать», «намереваться», «оценивать», «прогнозировать», «стремиться», «пытаться» и им подобные, или отрицательные формы этих терминов, сочетания этих терминов либо похожую по смыслу терминологию.
Утверждения прогностического характера включают, в числе прочего, заявления об ожидаемых результатах бизнеса ILOG, которые следуют из предложения о приобретении и могут быть обусловлены успешным завершением сделки. Эти утверждения отражают текущие представления руководства IBM и ILOG, базируются на информации, доступной им в настоящее время, и сделаны на основе различных предположений, с учетом рисков и неопределенностей, которые трудно предсказать и проконтролировать. Фактические результаты могут существенно отличаться от ожидаемых, указанных в явной или неявной форме в этих утверждениях прогностического характера. Эти утверждения прогностического характера следует принимать во внимание только непосредственно в связи с моментом времени, когда они были сделаны, и IBM и ILOG не несут каких-либо обязательств (и в явной форме отрицают любые подобные обязательства) по корректировке или изменению этих утверждений прогностического характера независимо от новой информации, будущих событий или по каким-либо иным причинам, кроме как по требованию закона.
Тендерное предложение, которое пока еще не вступило в силу, будет сделано для находящихся в обращении акций и варрантов ILOG. Настоящий пресс-релиз носит чисто информационный характер и не является предложением о покупке или ходатайством о продаже каких-либо акций или варрантов ILOG. Ходатайство или предложение о покупке акций и варрантов ILOG будет сделано только в соответствии с предложением о приобретении и связанными материалами, которые IBM и ее дочерняя компания намерены предоставить в виде пакета необходимых документов в Управление по финансовым рынкам Франции (Autorité des marchés Financiers, AMF) (в частности, сопроводительную пояснительную записку – Note d'Information) и в Комиссию по ценным бумагам и биржам США (Security Exchange Commission, SEC) (в частности, заявление о регистрации и предварительный проспект по форме Schedule TO). Компания ILOG также, со своей стороны, намерена предоставить документ Note en Réponse (т.н. «Ответную констатацию») в управление AMF и заявление (ходатайство/рекомендацию) относительно тендерного предложения по форме Schedule 14D-9 – в комиссию SEC.
Акционерам, держателям варрантов и другим инвесторам ILOG настоятельно рекомендуется внимательно ознакомиться с Заявлением о тендерном предложении (Tender Offer Statement on Schedule TO) и пояснительной запиской (Note d'Information), которые будут предоставлены IBM, а также с заявлением (ходатайством/рекомендацией) по форме Schedule 14D-9 и документом «Ответная констатация» (Note en Réponse), которые будут предоставлены ILOG, поскольку все эти документы будут содержать важную информацию, включая постановления и условия тендерного предложения.

19 марта 2009 – Корпорация IBM и ОАО “Сибирьтелеком”, оператор телекоммуникационных услуг в Сибирском федеральном округе, объявили о завершении проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) Lotus Notes во всей филиальной сети компании. Одна из крупнейших в стране СЭД обеспечит эффективное взаимодействие сотрудников и руководства в сложной территориальной структуре компании.
Проект реализован при содействии партнера IBM в области разработки прикладных решений - компании “ИнтерТраст”.
Целью проекта было создание системы электронного документооборота, как основного инструмента работы с документами, интеграция новой системы в существующие бизнес-процессы, а также сведение к минимуму движения бумажных документов.
На момент начала проекта в компании “Сибирьтелеком” были разработаны определенные правила обработки бумажных документов с некоторыми элементами использования электронных картотек, позволяющие частично упростить выполнение функций делопроизводителей. Однако размеры компании, распределенность филиальной сети и объем работ, выполняемый аппаратом управления, ставили серьезные преграды на пути развития бумажной технологии обработки документов, что сказывалось и на возможностях оптимизации управления и издержек.
Релизация проекта позволила создать единый контур делопроизводства и документооборота для всех филиалов и генеральной дирекции ОАО «Сибирьтелеком»:
• У сотрудников появилась возможность быстрого поиска нужного документа, в результате чего увеличилась оперативность работы с документами.
• Увеличилась скорость передачи документов между филиалами и генеральной дирекцией (документ передается сразу после присвоения регистрационного номера), в большинстве случаев исчезла необходимость отправлять бумажный документ.
• Обеспечена возможность отслеживать ход исполнения отправленного по системе документа как в своем филиале так и в других филиалах
• Упростилась процедура согласования документов, особенно договоров. Все визы и замечания уполномоченных лиц фиксируются в системе.
• Обеспечена возможность установки и отслеживания сроков согласования документов, с формированием напоминаний, а также специальных отчетов по контролю сроков согласования документов
• Достигнута прозрачность работы с документами на уровне ГД-Филиал-СП каждый участник документооборота видит ход движения документов
«Использование системы электронного документооборота позволяет отслеживать и анализировать сроки согласования документов, а впоследствии значительно их сократить. Документы теперь передаются между филиалами и генеральной дирекцией сразу после регистрации. В условиях расширения региональной сети оперативность обращения документов и возможность контроля критически важны для успеха нашего бизнеса», - прокомментировала Людмила Ступень, начальник службы управления делами ОАО «Сибирьтелеком».
Первый этап построения корпоративной СЭД стартовал в апреле 2005 года с тщательного анализа возможной архитектуры системы. В соответствие с требованиями компании была выбрана поэтапная реализация, основанная на введении электронного документооборота в генеральной дирекции компании в Новосибирском филиале (640 рабочих мест), а затем постепенном подключении других филиалов.
Второй этап проекта включал в себя внедрение Lotus Notes и системы электронного документооборота в Алтайском, Омском и Бурятском филиалах ОАО «Сибирьтелеком». Поэтапный запуск работы с основными типами документов осуществлялся на основе уже разработанных нормативных документов.
С 2007 года проект получил значительное горизонтальное масштабирование. Сегодня это одна из крупнейших в стране систем электронного документооборота, значительная территориальная распределенность, отлаженные технологии взаимодействия центра и филиалов на уровне электронного обмена документами. Система также развивалась и функционально, и сегодня она практически полностью отвечает специфическим особенностям документооборота “Сибирьтелеком”.
Также в перспективе планируется внедрение Lotus Notes в региональных структурных подразделениях филиалов для того, чтобы использовать функцию корпоративного документооборота не только между филиалами и генеральной дирекцией ОАО «Сибирьтелеком», но также между филиалами и их структурными подразделениями, которых в настоящее время по Сибирскому региону насчитывается около 160.
«Наиболее сложной задачей была интеграция системы в существующие, специально разработанные бизнес-процессы, учитывающие смешанную электронно-бумажную технологию работы. И эта задача была успешно решена», - отметил Руслан Абушаев, руководитель проекта внедрения со стороны исполнителя “ИнтерТраст”.

20 мая 2009 года, На стенде, работа которого организована в рамках конференции- выставки DocFlow, IBA представляет 2 решения:
Собственную разработку компании — систему электронного документооборота (СЭД) «Канцлер», презентациякоторой, наряду с демонстрацией работы её 12 модулей, включает представление нового интерфейса «Рабочего места» пользователя.
Новый интерфейс «Рабочего места» дополнен функциями, которые значительно облегчают работу с системой и документами и позволяют выполнять:
Сквозной поиск информации по всем документам, с которыми работает пользователь
Настройку меню работы пользователя с документами
Вывод на экран документов, с которыми работает пользователь
Решение на платформе IBM Cognos для анализа выполнения бизнес-процессов электронного документооборота на предприятиях и в организациях.
На Конференции DocFlow представители IBA выступают с докладами по демонстрируемым на стенде решениям:
Ольга Козлова, руководитель проекта компании IBA, выступит в секции: «Новости. Потоковый ввод документов и электронные хранилища данных» с докладом «Возможность использования модуля OLAP-отчетности на платформе IBM Cognos для документооборота». В своем докладе О.Козлова расскажет о возможностях использования представляемого ею решения для анализа накапливаемой статистики о параметрах выполнения бизнес-процессов электронного документо- оборота с целью их оптимизации.
Начальник отдела электронного документооборота IBA Игорь Петрик в секции «Системы электронного документооборота» представит доклад «Построение систем межведомственного электронного доку- ментооборота (МЭД) на базе платформы «Канцлер». В докладе будет рассмотрен и проанализирован практический опыт «Группы IBA» в разработке и формировании МЭД государственных органов. «Целью проекта «Построение систем межведомственного электронного документооборота (МЭД) на базе платформы «Канцлер», — отмечает И.Петрик, — является разработка технологии, обеспечивающей формирование МЭД государственных органов, в частности, государственных органов Республики Беларусь. Ожидаемый эффект от внедрения электронного документооборота в органы государственной власти — это, прежде всего, обеспечение оперативного информационного взаимодействия и интеграция разрозненных информационных ресурсов в единую межведомственную систему, повышение эффективности использования этих ресурсов при одновременном снижении расходов на их сопровождение, а также оптимизация процессов делопроизводства и документационного обеспечения управления. В итоге, мы уверены, повысятся эффективность и качество принятия управленческих решений, будет создана новая организационная культура в органах власти, а также возрастет значимость работы государственных служащих».
«В настоящее время организации и предприятия производят огромное количество информации, значительную её часть сохраняют в электронном виде. Проведение полноценного анализа этой информации с учетом различных факторов, влияющих на бизнес-процессы, требует серьезных временных и человеческих затрат. Документооборот, как ключевая часть информационного потока, — считает О.Козлова, — должен быть оптимизирован, поскольку оказывает прямое влияние на бизнес в целом. Современные аналитические системы, использующие OLAP-технологию, такие как IBM Cognos BI, позволяют оптимизировать электронный документооборот, осуществляя анализ на всех стадиях: от приема документов до сдачи их в архив, — а, значит, и повышать эффективность бизнеса».

Компания DIRECTUM на DOCFLOW 2009 представляет свои инициативы в рамках стратегии перехода организаций на преимущественно электронный документооборот и достижения максимальной отдачи от инвестиций в средства ECM.
Центр экспозиции на стенде компании – широкий спектр бизнес-решений на базе системы DIRECTUM. Каждое бизнес-решение – это программно-консалтинговый продукт, призванный наиболее эффективно решать конкретные бизнес-задачи заказчиков. Среди таких бизнес-решений – «Финансовый архив» (управление первичными документами на базе DIRECTUM), «IT Now» (Service Desk), решения по управлению СМК, управлению договорами, работе с обращениями граждан и др.
На стенде компании можно познакомиться с новшествами анонсируемой на конференции версии 4.6 системы DIRECTUM:
• расширенные возможности анализа и оптимизации бизнес-процессов;
• построение системы сбалансированных показателей эффективности и их мониторинг в Контрольной панели руководителя;
• повышение прозрачности взаимодействия систем DIRECTUM в холдингах;
• улучшение пользовательского интерфейса, развитие функциональности и усиление инструментов администратора и разработчика.

Для конференции-выставки DOCFLOW 2009 компания БОСС-Референт совместно с премиум-партнерами АйТи и Апланой подготовили насыщенную программу, дающую возможность посетителям ознакомиться с широкими возможностями системы БОСС-Референт.
Стенд компании БОСС-Референт позволит «вернуться» в прошлое и «побывать» в будущем документооборота. Заглянув на наш стенд, гости выставки окунутся в воспоминания о днях минувших, а потом сразу шагнут в близкое будущее — мир технологий на службе государства и бизнеса.
Посетители стенда БОСС-Референт познакомятся с комплексным решением, позволяющим решить ключевые задачи управления документами в органах федеральной и региональной власти, в коммерческих компаниях. Ядром данного решения является СЭД БОСС-Референт, обеспечивающая автоматизацию регламентов, поддержку сложных маршрутов согласования, контроль исполнения, работу в распределенной среде и под web. Представителей органов власти, безусловно, заинтересует реализованные в БОСС-Референте АРМы для разных категорий пользователе, в частности, АРМ министра. Для расширения функциональных возможностей СЭД и решения прикладных задач заказчика на основе системы БОСС-Референт реализуются электронные административные регламенты (ЭАР), межведомственный и юридически-значимый документооборот (ЭЦП), электронный архив документов.
Для удобства гостей DOCFLOW 2009, доклады о системе БОСС-Референт собраны в специальную секцию «Современная СЭД — инструмент принятия управленческих решений» ). На ней будут затронуты следующие вопросы:
• как решать с помощью СЭД БОСС-Референт специфические задачи организации в области управления документами;
• как сделать работу с документами более комфортной для разных групп сотрудников;
• как на основе СЭД БОСС-Референт построить комплексное решение для органов власти, создать систему «электронного правительства»;
• как просто расширить возможности СЭД используя модули, разработанные партнерами компании БОСС-Референт.
В рамках аналитической секции «Документооборот от А до Я» представители «Центра безопасности информации» и компании БОСС-Референт расскажут о том, какие требования налагает на СЭД законодательство о защите персональных данных, и какие сертификаты ФСТЭК должна иметь современная СЭД.

20 мая в рамках DOCFLOW 2009 пройдет круглый стол «Какие преимущества делают платформу IBM Lotus самой востребованной при создании СЭД»
Последние пару лет, интерес заказчиков систем класса СЭД настойчиво сдвигается от учетно-канцелярских систем и решений на платформах заказной разработки к многофункциональным ECM-системам (Enterprise Content Management) на промышленных платформах. При этом для крупных организаций, имеющих территориально распределенную структуру и заинтересованных в построении действительно единого информационного пространства, выбор в качестве технологической платформы электронного документооборота IBM Lotus наиболее оптимален. Согласно данным ежегодного анализа российского рынка СЭД от компании DSS Consulting, из автоматизированных 2008 году рабочих мест на каждом третьем пользователь работает в СЭД, построенной на платформе IBM Lotus.
Среди основных аргументов выбора СЭД на базе Lotus заказчики обычно называют возможность достижения максимальных, значимых результатов минимальными средствами, быструю окупаемость, сжатые сроки запуска системы в эксплуатацию, простоту поддержки и развития, и, главное, умение системы работать с большими объемами данных и в условиях распределенной среды.

10 июня 2009 г. - Компания «Микротест» совместно с корпорацией Microsoft провела в Москве круглый стол «Корпоративные порталы и документооборот с использованием платформы Microsoft SharePoint 2007».
В рамках мероприятия участники обсудили особенности организации документооборота и построения корпоративного портала в российских компаниях. Гости круглого стола вместе с консультантами «Микротест» выделили следующие наиболее важные задачи, которые ставит бизнес перед системой электронного документооборота сегодня:
• ускорение бизнес-процессов, связанных с движением документов;
• отслеживание этапов согласования документов;
• контроль и отображение правок и корректировок в документах;
• исключение потери данных в результате согласования документов;
• обеспечение мгновенного поиска документа в архиве;
• долгосрочное хранение всей документации за прошедшие периоды – месяцы, годы.
Дискуссия показала, что сегодня большинство предприятий руководствуется целым набором факторов при выборе поставщика решения по документообороту, среди которых количество реализованных проектов в данной или смежных отраслях и возможность полноформатной демонстрации продукта. Кроме того, участники круглого стола отметили, что заказчиков интересует не только функционал и гибкость системы, но и понимание того, как быстро вернутся инвестиции. Для оценки результативности эксперты «Микротест» и Microsoft предложили использовать специальные ROI-калькуляторы, которые активно обсуждались в ходе мероприятия.
Как показал опыт внедрения «Микротест», решение для организации документооборота на базе Microsoft SharePoint 2007 позволяет заказчикам получить следующие результаты:
• в 6 раз сократить время обработки документов в компании;
• на 95% уменьшить количество потерянных документов;
• на 25% сократить трудозатраты на ведение делопроизводства.
На семинаре выступали компании, уже использующие системы электронного документооборота на базе SharePoint 2007. Большой интерес слушателей вызвал доклад об автоматизации договорной деятельности в компании ELOPAK. «В результате внедрения решения «Микротест» мы получили множество возможностей по работе с документами в компании, – подчеркивает Дмитрий Ливицкий, административный директор компании ELOPAK в России и странах СНГ. – В несколько раз уменьшилось количество потерянной документации, на согласование стало уходить в 7 раз меньше времени, удалось добиться прозрачности процедуры утверждения договоров, когда понятно, у кого конкретно находится на согласовании документ. Такое отлаженное решение позволило нашему руководству забыть о рутинных проблемах документооборота и сосредоточить свое внимание на развитии бизнеса».

08.06.10. Эксперты Tieto рассказали о современных решениях в области E-Invoicing (электронных счетов) на ежегодном форуме ECR в Москве. Ведущие эксперты компании Tieto поделились с представителями российских и зарубежных FMCG-компаний передовым опытом внедрения решений электронного документооборота.
В Москве со второго по четвертое июня прошел 6-й Ежегодный Форум ECR-Rus. Это событие является одним из крупнейших в индустрии рынка товаров народного потребления (FMCG) в России. Форум предоставляет собой уникальную площадку для производителей товаров, розничных сетей и сервис-провайдеров, предназначенную для выработки эффективных решений и обмена опытом в области торговли. Представители компании Tieto в качестве приглашенных экспертов провели сессию в рамках направления Техническое обеспечение - «Электронные счета-фактуры».
На сессии, посвященной государственному регулированию отрасли, выступил от Tieto известный эксперт Бо Харaльд (Bo Harald) - председатель Экспертной группы Еврокомиссии по Электронным Счетам. Он рассказал о взаимодействии бизнеса и государства, о том какие препятствия стоят перед развитием электронного документооборота в Европе и как европейский опыт может быть применен в России. Его доклад был основан на рекомендациях, разработанных группой экспертов при Еврокомисии. Основная идея рекомендаций в том, что наличие специальных требований к электронному счету усложняет переход на электронный документооборот между компаниями. Особенно это касается малого и среднего бизнеса. Приравнивание статуса электронного и бумажного счетов – вот путь, рекомендованный Еврокомиссией.
Директор по развитию бизнеса, e-invoicing Tieto в России Инга Майор выступила с докладом о возможностях решений e-Invoicing, а также рассказала о лучших европейских успешных практиках, как с использованием электронной подписи, так и без нее. На примере проекта с компанией Walki Инга продемонстрировала, насколько простым и эффективным образом можно управлять электронными счетами. Также Инга продемонстрировала проект с участием банка Swedbank, в котором банк , используя решение Тието, выступает в качестве провайдера услуги электронных счетов для клиентов, что открывает новые возможности для банковского бизнеса.
Инга Майор о проблемах и решениях в e-invoicing: «В силу глобализации бизнеса в Европе и мире многие компании имеют партнеров в разных странах. При организации электронного документооборота как с партнерами в других странах, так и в каждой отдельно взятой стране компании должны соблюдать разные законы и механизмы авторизации. Не во всех странах используется электронная подпись. В то же время, например, многие компании требуют, чтобы все входящие электронные счета были подписаны электронной подписью, если компания оперирует в стране, где требуется электронная подпись. Таким образом, возникают проблемы, так как удостоверяющие органы, как правило, не контактируют друг с другом. Мы в Tieto успешно решаем задачу по реализации электронного документооборота для сложных цепочек поставок между разными странами , при этом мы решаем проблему соответствия требованиям законов и налоговым требованиям в 40 странах. К сожалению, Россия пока не входит в их число, так как в России электронный оборот счетов-фактур по-прежнему не поддерживается законами. Надеемся, что в ближайшем будущем законы будут адаптированы и ситуация изменится».
Tieto – это компания, предоставляющая услуги в сфере информационных технологий, исследований и разработок, а также консультации в различных областях. В компании работает около 16 000 специалистов, благодаря которым Тието является одной из ведущих организаций, предоставляющих IT-услуги, в Северной Европе, а также мировым лидером в отдельных сегментах рынка. Основные сферы деятельности компании – программое обеспечение и цифровые решения для банковского бизнеса, телекоммуникаций, нефтяной отрасли и энергетики, лесной промышленности, внедрение систем управления предприятием, консалтинг. Акции компании представлены на биржах NASDAQ OMX в Хельсинки и Стокгольме.

Infor упрощает взаимодействие и общий доступ к данным с помощью Infor ION™. Новые услуги упрощают передачу документов между приложениями и создание отчетов, предоставляя организациям среднего размера возможности, ранее доступные только для крупнейших корпораций
Атланта (США), 23 июня 2010 г. – Компания Infor, разработчик корпоративного программного обеспечения для среднего бизнеса, объявила о выходе Infor ION. Пакет услуг Infor ION позволит компаниям любого размера воспользоваться всеми преимуществами высокотехнологичных, но удобных средств интеграции приложений, управления бизнес-процессами, а также общих средств создания отчетов. Традиционно все эти услуги требовали сложного и дорогого промежуточного программного обеспечения. Автоматизируя большинство сложных задач совместного доступа к данным, Infor ION предоставляет среднему бизнесу возможность быстро и легко организовывать и анализировать информацию, получаемую из различных отделов организации, а также обеспечивать общий доступ к такой информации. Начало предоставления услуг запланировано на четвертый квартал 2010 года.
Infor запускает Infor ION, новый набор услуг в области программного обеспечения.
Услуги используют открытые стандарты данных, позволяющие надежно и прозрачно интегрировать информацию из приложений Infor с информацией из приложений других поставщиков.
Компания планирует начать предоставление следующих четырех услуг Infor ION в четвертом квартале этого года:
— Infor ION Desk — интуитивный интерфейс на основе браузера, позволяющий настраивать все службы Infor ION.
— Infor ION Connect — услуга, обеспечивающая взаимодействие посредством обмена документами, а также защищенный доступ к общим данным в рамках предприятия, в облачной среде или в гибридных средах.
— Infor ION Event Management — услуга управления бизнес-процессами (BPM), автоматически контролирующая состояние задач в соответствии с заданным сроком завершения или установленным уровнем обслуживания (SLA), а также предупреждающая пользователей об исключениях, требующих особого внимания.
— Infor ION Workflow — эта служба, входящая также в состав нового предложения Infor BPM, применяется в сочетании с Infor ION Event Management, позволяя автоматизировать документооборот и утверждение документов в процессах, включающих несколько приложений Infor и других поставщиков.
Infor ION обеспечивает поддержку стандартных веб-служб и многие другие возможности. В этом комплекте услуг используется собственный подход к организации доступа к данным Infor ION Document Exchange, аналогичный принципам ведения бизнеса в реальном мире.
— Бизнес ведется путем обмена документами, например, заказами на покупку или счетами.
— Infor ION использует этот прямой и эффективный подход в бизнес-приложениях, организуя обмен полными версиями электронных документов, включающих в себя все данные, относящиеся к конкретному бизнес-событию.
— Этот подход отличается от традиционных решений, в которых обмен информацией организован посредством множества отдельных запросов, каждый из которых содержит небольшой блок данных от одного приложения.
— Включая в единый документ всю информацию, необходимую для принятия решения по конкретному событию, Infor ION существенно сокращает объем взаимодействия между приложениями, что приводит к значительному упрощению системы.
Infor ION включает в себя уникальные функции, призванные упростить развертывание и эксплуатацию решений, а также сократить затраты. К числу таких функций относятся:
— Установка одним кликом— возможность установки всех служб Infor ION одним кликом мыши в унифицированном мастере установки.
— Простота архитектуры — позволяет запускать службы на одном сервере с приложениями Infor, не требуя покупки дополнительного аппаратного обеспечения.
— Интуитивное управление — с помощью Infor ION Desk конечные пользователи и специалисты отделов информационных технологий могут контролировать состояние рабочих процессов, выявлять в них исключения, отслеживать ключевые показатели производительности, а также определять общую эффективность бизнес-сети.
Infor ION является очередным шагом в стратегии компании, нацеленной на обеспечение эффективного взаимодействия приложений. Первым шагом было развертывание архитектуры Infor Open SOA, послужившей основой для интеграции приложений Infor.
«Мы с радостью приветствуем усилия Infor по улучшению интеграции приложений», — говорит Ричард Ланген из компании Nomaco, Inc. «Для использования всех возможностей роста нам необходимо надежное взаимодействие всех частей организации без больших затрат и сложных настроек. Архитектура Infor Open SOA уже позволила нам сделать интеграцию большее простой, быстрой и экономичной по сравнению с решениями других поставщиков. Мы с нетерпением ждем еще более значимых преимуществ Infor ION».
Мнение Forrester Research об интеграции ERP. Выдержка из статьи «Пришло время укротить зверя интеграции ERP», опубликованной 5 мая 2010 г. Авторы: Кен Воллмер, Джордж Лоури и Майк Гилпин: «Сложности интеграции часто являются основным препятствием получению максимальной отдачи от готовых систем управления ресурсами предприятий (ERP)... Интеграция с такими системами нередко приводит к серьезным затруднениям, поскольку базовые приложения ERP зачастую гораздо лучше справляются со сбором информации, чем с ее предоставлением всем необходимым потребителям. Как следствие, специалистам в области разработки приложений следует пересмотреть стратегию обновления и интеграции ERP, позаботившись о выполнении требований сегодняшнего дня по поддержке гибких процессов как внутри организаций, так и за их пределами».
«Infor ION объединяет мир локальных приложений и облачных вычислений», — отмечает Сома Сомасундарам, старший вице-президент по глобальной разработке продуктов компании Infor. «Infor ION призван упростить для всех заказчиков Infor интеграцию и управление данными, независимо от того, где именно эти данные хранятся, и какое приложение их создало. Беспрецедентная простота обмена бизнес-документами предоставит компаниям любого размера более быстрый, удобный и экономичный способ создания и использования системы интеллектуального ведения бизнеса во всех отделах организации».

Infor выбирает Microsoft в качестве основного поставщика технологий и инструментов для своих программных решений
23 июня 2010 г. — Компания Infor, разработчик корпоративного программного обеспечения для среднего бизнеса, объявила о планах по более тесной интеграции своих ключевых бизнес-приложений с широким спектром вспомогательных продуктов Microsoft. Это позволит создавать программные решения, которые будет легче развертывать и удобней использовать.
Следующее поколение программных продуктов Infor, использующих технологии и инструменты Microsoft, будет разрабатываться на основе следующих принципов:
— Использование унифицированного интуитивного пользовательского интерфейса на основе Microsoft SharePoint 2010 для удобства работы конечных пользователей во всех приложениях.
— Более тесная интеграция широко распространенных промышленных технологий и серверных продуктов Microsoft, позволяющая отделам информационных технологий быстрей разворачивать решения Infor и проще управлять ими.
— Использование Infor ION™ для организации взаимодействия приложений, обмена данными и управления с целью обеспечения более согласованного и защищенного потока информации.
Приложения Infor будут интегрироваться со следующими продуктами и технологиями Microsoft:
— Microsoft SharePoint® 2010, используемый в качестве основы для унифицированного интерфейса в порталах приложений Infor.
— Microsoft Silverlight® для динамических элементов графического интерфейса.
— Microsoft SQL Server® в качестве рекомендуемой базы данных Infor.
— Microsoft Reporting Services в качестве основы системы интеллектуальной поддержки ведения бизнеса для всего спектра продуктов Infor.
— Служба Microsoft Single Sign-On для хранения и синхронизации идентификационных данных между всеми приложениями Infor.
— Microsoft Windows Server® в качестве рекомендованной локальной операционной системы.
Infor планирует также поставлять заранее сформированные отчеты, оперативные панели управления и аналитические средства на основе Microsoft SharePoint 2010, что поможет заказчикам сократить затраты на формирование и обновление собственных систем создания отчетов. Все это позволит объединить с помощью Infor ION богатые базовые данные приложений Infor с проверенными возможностями Microsoft Reporting Services и аналитических средств.
Infor также ожидает ускоренного внедрения новых продуктов, более тесно взаимодействующих с технологиями Microsoft. Это позволит более эффективно использовать уже написанный код, стандартизировать технологии, применяемые в приложениях Infor, а также упростить разработку программного обеспечения.
«В компании Infor мы видим ведущего партнера, использующего платформу Microsoft для предоставления заказчикам большей простоты и гибкости», — говорит Валид Абу-Хадба, вице-президент подразделения архитектур систем разработки и платформ корпорации Microsoft. «Компании стремятся получить простые интегрированные решения, которые помогли бы им управлять бизнес-процессами. Интегрируя Microsoft SQL Server 2008 R2, Silverlight и SharePoint 2010 со своими решениями, Infor помогает компаниям всех размеров — от небольших и средних до входящих в список Fortune 500 — повышать эффективность и сокращать затраты путем упрощения процедур работы с бизнес-приложениями».
«По результатам недавно проведенных опросов лидеров бизнеса и информационных технологий 74,6 % ответивших воспринимают Microsoft нейтрально или как надежного поставщика», — поясняет Рей Ванг, один из основателей и аналитик компании Altimeter Group. «В то время как технологические предложения Microsoft снова завоевывают интерес и инвестиции заказчиков, партнеров и ключевых поставщиков оборудования, заказчики Infor могут радоваться тесной интеграции с продуктами компании, которая позволит упростить развертывание программных решений и сделать их использование более удобным».
«Отрасль бизнес-приложений находится на перепутье», — заявляет Джим Шапер, председатель правления и генеральный директор Infor. «Слишком долго поставщики бизнес-приложений не уделяли достаточного внимания потребностям компаний среднего размера, которые все более разочаровывались в дорогих и сложных корпоративных приложениях, созданных для компаний-миллиардеров. Интеграция богатых возможностей приложений Infor с интуитивными технологиями Microsoft позволит нам предоставить компаниям среднего размера быстрые и недорогие решения, отвечающие их требованиям к функциональности, и удобные в использовании. Именно в этом направлении и развивается отрасль — в направлении, сочетающем в себе мощность и простоту».

03.08.10.  Межкорпоративный электронный документооборот
Система DiState представляет собой единое информационное пространство с использованием современных технологий и идентификации доступа Участников к различным Сервисам Системы через «единую точку» – Национальный деловой портал www.distate.ru и позволяет организовать юридически-значимый электронный документооборот в едином web-пространстве в on-line режиме между Участниками с использованием сертификатов ЭЦП, выданных Удостоверяющими центрами – партнерами Системы.
Система DiState предлагает предприятиям организацию межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота. В Систему DiState можно интегрировать документы, сформированные в Системе электронного документооборота предприятия, бухгалтерских и иных программах. Эти документы также можно подписывать, отправлять, получать ответные (подписанные) формы.
В Системе DiState каждый документ имеет свой уникальный номер и занимает место согласно своему назначению. Исключена потеря, утрата, несанкционированное изменение документа, гарантируется идентичность информации, отправленной одним Участником и полученной другим.
Система DiState позволяет:
• однозначно определить (идентифицировать) Участников, их правомочность, дату и время осуществления взаимодействия;
• придать электронным документам юридическую значимость;
• преобразовывать, шифровать, хранить данные в течение срока установленного законодательством;
• ускорить обмен документами вне зависимости от месторасположения партнеров;
• упростить оперативный доступ к документам;
• сократить затраты на делопроизводство и связь.
Регистрация организации в Системе в качестве Участника позволит осуществлять электронный документооборот с другими Участниками Системы с использованием сертифицированных ЭЦП. Это могут быть одно- и многосторонние документы:
• Бухгалтерские документы: акты, накладные, счета, товарно-транспортные накладные и пр.
• Хозяйственные документы: письма, договора, соглашения, заявки, претензии и пр. Возможно использование специальных форм.
Юридическая значимость документов
Электронные документы, созданные и подписанные в Системе DiState, обладают полноценной судебной защитой. Сложившаяся судебная практика позволяет использовать документы, созданные в Системе DiState, в суде в качестве письменных доказательств при возникновении разногласии между Участниками Системы DiState. Печатные формы электронных документов, подписанных в Системе DiState, принимаются налоговыми органами при проведении проверок.
Группа компаний DiState образована в 2005 году. Накопленный опыт успешной работы в различных сферах бизнеса подготовил почву для создания Системы межкорпоративного электронного документооборота DiState, которая предоставила возможность Участникам Системы работать с полным комплексом инструментов для ведения бизнеса в едином web-пространстве в режиме on-line.

SAP и StreamServe подписали дилерское соглашение, в рамках которого компании предлагают комплексное интегрированное решение для представления документов. Решение SAP «Представление документов» от StreamServe помогает компаниям повысить производительность труда сотрудников, а также оптимизировать процесс взаимодействия с клиентами
27 августа, 2010 г. – С целью оказания помощи компаниям по всему миру в вопросе повышения производительности труда сотрудников, а также оптимизации процесса взаимодействия с клиентами, SAP AG (Нью-Йоркская биржа: SAP) и StreamServe Inc., один из ведущих поставщиков решений для представления документов и организации персонализированного взаимодействия с клиентами, решили выпустить на рынок лучшее в своем классе приложение StreamServe для автоматизации документооборота в качестве дополнения к решению SAP. Уже сегодня SAP продает решение StreamServe под названием «Приложение SAP для представления документов от компании StreamServe».
Инновационное решение SAP «Представление документов» позволяет полностью автоматизировать создание и персонализацию документов (например, счетов), а также процесс взаимодействия с клиентами. Решение дает возможность получать информацию из множества корпоративных приложений, созданные документы затем можно распечатать, передать по электронной почте или факсу, загрузить в мобильные устройства. Пользователи решения SAP «Представление документов» смогут повысить эффективность целевого взаимодействия с клиентами, что в свою очередь формирует потенциал для кросс-продаж и сбыта альтернативных товаров по более высоким ценам.
«Мы имеем довольно успешный опыт совместного использования системы SAP и приложения StreamServe для представления документов. Они прекрасно дополняют друг друга и помогают нам в решении самых сложных задач в сфере организации взаимодействия с нашими клиентами, а также способствуют повышению удовлетворенности клиентов, – сказал Ричард О'Брайен (Richard O’Brien), менеджер по маркетингу и обслуживанию, EDF Energy. – Мы поддерживаем такое соглашение и считаем его вполне закономерным. Партнерские отношения компаний помогают усилить их позиции, данное предложение еще больше упрощает процесс организации взаимодействия с клиентами по вопросам продаж, поддержки и обслуживания».
Решение SAP «Представление документов» – это полностью интегрированное кросс-вертикальное решение для бизнеса с интенсивным документооборотом, где требуется персонализированный и ориентированный на клиента подход к организации взаимодействия в сложной или масштабной среде. Данное решение сможет удовлетворить потребности клиентов компании SAP в любой отрасли. Совместный продукт – это расширение для решения SAP, продукт стороннего производителя, который компания SAP рекламирует, продает и поддерживает. Решение поддерживает все интерфейсы SAP для управления выводом информации и предоставляет расширенные возможности для массовой распечатки и вывода документов в электронном виде. Данное решение дополняет предложения SAP для организации сервисов вывода информации, включая приложение SAP «Выставление счетов», предложения «от оформления покупки до получения наличных», и технологическую платформу SAP NetWeaver.
«Во многих отраслях компании ищут любые возможности для повышения лояльности клиентов и формирования потенциала для кросс-продаж и сбыта альтернативных товаров по более высоким ценам, – сказал Кевин Ишпурани (Kevin Ichhpurani), старший вице-президент, Развитие бизнеса и стратегические альянсы, Глобальная экосистема и партнерская группа, SAP AG. – Решение SAP «Представление документов» расширяет возможности системы SAP, предоставляя организациям инструменты для оптимизации управления взаимоотношениями с клиентами. Подписание соглашения с StreamServe – это еще один шаг SAP, направленный на расширение портфеля предложений при помощи экосистемы, ориентированной на клиента».
Программное обеспечение StreamServe успешно прошло многочисленные тесты и подтвердило соответствие высоким стандартам качества, установленным для решений SAP. Соглашение между компаниями было заключено только после того, как решение StreamServe прошло сертификацию на соответствие строгим стандартам SAP, и была подтверждена его полная совместимость с платформой SAP NetWeaver.
«StreamServe уже давно и успешно сотрудничает с SAP и предлагает решения, которые беспрепятственно интегрируются с платформой SAP NetWeaver и обеспечивают оптимизацию деловых коммуникаций и взаимоотношений с клиентами, позволяя создавать персонализированные документы и счета, как в электронном, так и в бумажном формате, – сказал Дэннис Ладд (Dennis Ladd), президент и председатель правления, StreamServe. — Сегодня около 300 наших клиентов уже используют решения SAP. Подписанное нами соглашение существенно облегчит процесс приобретения, внедрения и поддержки решения, что позволит значительно большему количеству компаний по всему миру воспользоваться преимуществами наших интегрированных решений».
StreamServe – поставщик корпоративных решений для организации деловых коммуникаций. Решения компании достаточно просты с точки зрения внедрения и сопровождения, они позволяют автоматизировать процесс создания, обработки и вывода корпоративных документов, и удовлетворяют потребности международных организаций, которым необходимо создавать большое количество персонализированных документов в различных форматах. Передовые программные решения StreamServe упрощают процесс создания сложных составных документов, а также автоматизируют деловые коммуникации, позволяя организациям расширить свои деловые связи и увеличить прибыль. Такой эффект достигается благодаря использованию преимуществ существующих корпоративных приложений – ERP, CRM и ECM. Компания была основана в 1997 г. Штаб-квартира находится в г. Берлингтон, штат Массачусетс, США. У компании 14 офисов по всему миру, StreamServe обслуживает более 5 000 клиентов в 130 странах, в основном это компании, оказывающие финансовые и коммунальные услуги, занимающиеся производством и распространением, а также работающие в сфере телекоммуникаций. Среди клиентов компании такие гиганты, как BMW, CLP Power Hong Kong, AmerisourceBergen и Siemens Financial. Стратегические партнеры StreamServe: Adobe Systems, IBM, InfoPrint Solutions Company, Lawson и SAP AG.

14 сентября 2011 г., вебинар  "Что такое ECM? Понимание жизненного цикла документа. Технологии управления контентом".
Систематизация и управление информацией как никогда актуальны практически для любой организации. Соответственно растет и рынок ECM-систем, появляются новые решения и разработки. В то же время, практически каждая организация уже использует в своей работе какую-либо из СЭД (систем электронного документооборота), а значит, стоит на пути применения и более комплексных ECM-технологий. Темы:
Что такое ECM? Решаемые задачи и ожидаемые результаты.
Ключевые компоненты ECM-решения (управление информацией, документами, веб-контентом, бизнес-процессами).
СЭД и ECM. В чем различия?
Технологические платформы построения ECM-решений в России и в мире.
Тенденции развития: облачные вычисления, конвергенция решений и технологий, контент 2.0, мобильность.
Обзор возможностей некоторых из представленных на российском рынке ECM-решений.

Документация к оборудованию — либо суд, тюрьма, Сибирь. РИГ «Фантазия» провела конференцию «Пользователи и документация». Главный вывод: сформировавшийся рынок оборудования начал помогать правоохранительным органам добиваться соблюдения действующего законодательства РФ.
Типичный пример из жизни: несколько фирм предлагают видеопроекторы, примерно одинаковые по цене, параметрам, гарантиям и т. п. На чем остановит выбор покупатель? Вероятнее всего, на проекторе, к которому прилагается наиболее понятная и убедительная документация, аргументированно убеждающая покупателя в том, что во время эксплуатации именно этой модели у него не возникнет ни малейших проблем. Как показывает практика, необходимые убедительные аргументы трудно найти где-либо, кроме заводской документации на изделие — по одной простой причине: в основе ее лежит ТЗ (техническое задание), в соответствии с которым в дальнейшем производится сертификация изделия по стандартам ISO. А основной смысл стандартов ISO — «покупатель всегда прав».
Получается, что лучше всего было бы сделать перевод заводской документации и взять из него для сопроводительной документации то, что необходимо знать покупателю. Мало того: российскому покупателю, потому что существует такое понятие, как локализация продукта, в рамках которой между фирмой-изготовителем и ее официальным зарубежным торговым представителем детально обговаривается все (вплоть до глоссария терминологии), что должно войти в русскоязычный вариант документации. И когда некоторые наши фирмы просто-напросто берут и делают на 2-3 страничках адаптированную инструкцию, они (если это не было согласовано с фирмой-производителем) нарушают законодательство о защите интеллектуальной собственности. Впрочем, что там «интеллектуальная собственность» или «права потребителей». Дело можно представить гораздо проще: если на выставочном стенде лежит документация к оборудованию только на иностранном языке, то ее не смогут прочесть здесь же на выставке граждане России, не владеющие данным иностранным языком, а это уже дискриминация по языковому признаку: ст. 136 Уголовного кодекса РФ. наказание по которой — крупный штраф или до трех лет тюрьмы. Причем, задержание тут же, на выставке, может, в принципе, произвести любой сержант милиции. Абсурд? Не совсем. Просто в повседневную практику входит отношение к документации, характерное, например, для медицины, где говорят: «Историю болезни мы пишем не для больного — ему нужна не она, а лечение. Историю болезни мы пишем для прокурора».
Конечно, многие торгующие фирмы пытаются оправдываться: дескать, у них нет средств делать качественный перевод для каждой единицы оборудования. Тогда как сопоставить роскошные дорогостоящие стенды некоторых из этих фирм на TRBE'2000 с какими-то 15—20 у. е. за килобайт перевода? Описываемая конференция походила в те же дни, что и TRBE (даже в те же часы, что и съезд НАТ), и некоторые образцы документации со стендов этой выставки мы предъявили участвовавшим в конференции юристам. Реакция была однозначная: «Если на основании только лишь ЭТОГО телерадиокомпании вынуждены принимать решение о закупке дорогостоящего оборудования, то эффективность использования такого оборудования будет настолько мала, что телерадиокомпания сможет легко взыскать с поставщика как причиненные убытки, так и упущенную выгоду». Особенно напрашивается, например, взыскание упущенной выгоды по причине ненадлежаще составленного руководства по пользованию пакетом программ компьютерной графики и анимации — в случае, если из-за неиспользованных возможностей ПО художник-аниматор не ПОЛУЧИТ премию на конкурсе, а продюсер не продаст фильм. Некоторые продавцы анимационного ПО уверяют, что невозможно составить исчерпывающее пользовательское руководство, поскольку научить работать с такими программами могут лишь они, продавцы, на своих курсах. Но этому верится с трудом, поскольку раз такое ПО создавалось за рубежом для киноиндустрии, оно, скорее всего, сертифицировалось на соответствие стандартам, а, следовательно, должна быть и производственная документация. Другое дело, что эта документация являет собой, вероятнее всего, несколько толстенных томов: так, например, объем документации для служб эксплуатации крупных систем управления на промышленных объектах вычисляется из расчета 7-8 страниц на строку программы, а таких строк может быть несколько миллионов. Тем не менее, руководитель видеостудии или телекомпании должен понимать: участь его будет горькая, если он купит программный продукт без подробнейшей документации и попадет в зависимость от какого-то из «специалистов», более-менее освоивших это ПО.
Представляем, как сейчас усмехнулись директора видеостудий и телекомпаний, уже пытавшиеся попросить толковую документацию и слышали в ответ от поставщика сверхсложного оборудования фразу, более уместную для продавца картошки в голодный год: «Не нравится — иди попробуй купить в другом месте». Что ж: именно так говорили когда-то поставщики персональных компьютеров. Но потом крупные закупки компьютерной техники для госструктур вдруг осложнились тендерами, проверками эффективности использования бюджетных средств и прочими видами террора, заставившими поставщиков вплотную заняться документацией, для чего понадобилось изучать специальную литературу по методикам составления документации. Нередко в отношении поставщика присутствовал и элемент принуждения, поскольку в сфере компьютерных технологий сформировался круг юристов. Однако, на проблематику компьютерного оборудования для кино и телевидения эти юристы мало обращали внимание — до тех пор, пока пожар на Останкинской башне не открыл им глаза на то, что изъянов в эксплуатации телевизионного оборудования так много, а ущерб в результате этого столь колоссален, что «марже» за юридические услуги в сфере кинотелевизионной техники позавидует сам Генри Резник. Но с чего начать? Мы порекомендовали юристам начать с выставок кинотелевизионного оборудования — таких, как TRBE. Некоторые поставщики кинотелевизионного оборудования наивно думают, что выставка — это место, где можно продемонстрировать свои достоинства. На самом же деле, выставка — это место, где видны самые уязвимые точки фирмы, и недоброкачественная документация на экспонаты — нагляднейшее тому доказательство. Поэтому дадим участникам следующих выставок добрый совет: пожалуйста, оформите сопроводительную документацию в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов. А. Барсуков, журнал "ТКТ", № 12, 2000 г.  (через эту ссылку можно бесплатно скачать справочник)

Роботизация хранилищ медиаданных. На ежегодной конференции «Documentum Day 2002» российским заказчикам компанией «Документум Сервисиз СНГ» была представлена новая версия платформы для управления всеми видами корпоративной информации — в том числе и цифровыми медиаданными (аудио, видео, анимация, изображения, графика). Цифровые медиаданные считаются профильным содержимым аудио/видеоархивов, однако не их обработка в таких архивах представляет главную трудность: технологии анализа и поиска видео- и звуковых образов хотя и эффектны в демонстрации, но не столь сложны по сравнению с технологиями управления информацией, сопутствующей аудио/видеоматериалам. Например, минимальный набор такой сопутствующей информации для видеоданных — это сведения об авторах и собственниках материала, времени и месте съёмок, событиях и лицах, фигурирующих в материале, а также ключевые слова и краткая аннотация. По максимуму же это то, в чем заключается суть новой дисциплины, называемой управлением знаниями, цель которой — извлечь, связать воедино и сделать доступными все знания, накопленные компанией, и применить их при решении стоящих перед ней задач.
Согласно определению Gartner Group, управление знаниями — это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации и использованию информационных ресурсов предприятия и доступу к ним. Эти ресурсы включают в себя структурированные БД, текстовую информацию (такую, как документы, описывающие правила и процедуры), и, что наиболее важно, неявные знания и экспертизу, находящиеся в головах сотрудников.
С этих позиций ценность платформы Documentum заключается в том, что она обеспечивает эффективное управление цифровыми медиаданными так же, как и другими видами неструктурированной информации за счет разделения их на две взаимодополняющие части: собственно медиаданные (тексты, графические изображения, аудио- и видеозаписи) и метаданные, служащие для эффективной организации хранения и поиска.
Существенным новшеством, отличающим версию 5 платформы Documentum, являются сервисы управления цифровыми медиаданными — специализированный пользовательский интерфейс для этой цели называется Digital Asset Manager 5. Соответственно, один из четырёх комплектов поставки представляет собой готовое решение для управления цифровыми медиаданными и называется Digital Asset Management. В то же время, сервисы управления цифровыми медиаданными необходимо рассматривать как составную часть полнофункционального унифицированного набора сервисов, предоставляемых сервером Documentum 5. Этот набор сервисов и обеспечивает управление всеми видами корпоративного содержания, а также повышенную безопасность для обеспечения целостности данных, включающую возможности шифрования в хранилищах и при передаче данных, универсальной авторизации пользователей, поддержку цифровой подписи и интегрированные антивирусные программы. Унифицированные сервисы обеспечивают управление хранилищами содержания в масштабах распределённого предприятия (что говорит в пользу объединения максимального количества кино-, радиотелевизионных и других AV-архивов в рамках единой организационной структуры), поиск, контроль версий, поддержку ролей и уровней доступа пользователей, создание и управление представлениями, аннотирование, управление бизнес-процессами и жизненным циклом содержания, автоматическое интеллектуальное атрибутирование и классификацию, а также интеграцию с корпоративными системами и пользовательскими приложениями. Сервисы публикации и обмена содержанием обеспечивают публикацию содержания в корпоративный портал и возможность обмена содержанием в целях межкорпортивного взаимодействия.
Для развития на базе киноархивов систем искусственного интеллекта (см. «ТКТ» № 5 за 2002 г.) особый интерес представляет концепция модуля Documentum Developer 5, принципиальным новшеством которого стали бизнес-объекты, являющие собой дополнительный уровень абстракций между приложением и структурой хранилища. Абстракция, как известно — это одна из форм познания, заключающаяся в отвлечении от ряда свойств предметов и отношений между ними и вычленении какого-либо свойства или отношения.
Аудио- и видеоматериалы, хранящиеся в архивах, потому и являются историческим фондом, что подлинная история обстоятельств, в силу которых они создавались, теряется во мгле десятилетий — и именно поэтому при задании критериев их анализа и поиска приходится прибегать к процессам абстракции. Давным-давно механизмы этих процессов были смоделированы в романе «Рукопись, найденная в Сарагосе»:
«Если хочешь получить абстрактное понятие, произведи вычитание... Если от какого-то периода времени отнять начало и конец, получится понятие вечности. Если у мыслящего существа отниму тело, получу понятие ангела». В более современном контексте такое вычитание осуществляют технологии Verity.
Компания Verity, с которой «Документум Сервисиз СНГ» подписала эксклюзивное дистрибыоторское соглашение, является лидером в области разработки полнотекстовых аналитических технологий для корпоративных информационных ресурсов, бизнес-приложений, корпоративных порталов и Интернета. Наряду с лицензированием для использования внутри хранилища знаний Documentum наиболее простых полнотекстовых поисковых возможностей Verity, эта компания производит отдельные рыночные продукты, предназначенные для извлечения знаний из всего многообразия информационных ресурсов современного предприятия. Продуктовая линейка предусматривает различные наборы функциональных модулей для решения самых разнообразных по функциональному спектру задач, включая поддержку морфологии и семантики, поддержку запросов на естественном языке, возможности классификации текстов по образцам, автоматической кластеризации текстов по смыслу, группирования результатов поиска по степени релевантности и по источникам, аннотирования текстов и т. д. Как любой лингвистический продукт, Verity нуждается не только в локализации пользовательских интерфейсов, но и основных лингвистических возможностей. На момент конференции заканчивалась локализация на русский язык всей продуктовой линейки компании, а полноценная коммерческая русскоязычная версия Verity будет доступна с января 2003 г.
Поисковые возможности Verity включают в себя:
- семантический поиск, при котором слова запроса дополняются их синонимами и иными словами, связанными с ними по смыслу;
- нечеткий поиск, обеспечивающий поиск слов, похожих по написанию на слово запроса;
- фонетический поиск, при котором ищутся слова, похожие по звучанию на слово запроса;
- поиск с использованием логических операторов и метасимволов;
- поиск по образцу, возвращающий документы, похожие на данный.
При этом развитый язык построения поисковых запросов VQL позволяет строить сколь угодно сложные поисковые запросы. Другой способ навигации по базе знаний — технология параметрического выбора документов, позволяющая фильтровать список документов по значениям их атрибутов.
Одна из наиболее трудоёмких архивных процедур — упорядочивание текстов — выполняется с помощью средств классификации документов. При этом предусмотрено автоматическое обучение классификатора, предполагающее, что экспертами уже подготовлен некий классификатор. Для того, чтобы обучить систему каждая категория классификатора сопоставляется с эталонной подборкой документов. Механизмы, лежащие в основе технологии, позволяют выполнять как «позитивное», так и «негативное», обучение.
Элементом искусственного интеллекта можно назвать механизм, связанный с предложением документов пользователю — «рекомендация документов»: если пользователь часто обращается к системе с одним и тем же запросом, робот фиксирует его интерес и, при поступлении новых документов, удовлетворяю1 щих запросу, уведомляет о них пользователя. А механизм «выявление экспертов» ориентирован на работу со знаниями самих пользователей: анализируя то, какие документы были созданы, отредактированы или открыты данным пользователем, Verity определяет круг его интересов — и в дальнейшем при поиске, помимо ссылок на документы, система предоставляет пользователю и информацию об экспертах в интересующей его области. Кроме того, в зависимости от рода деятельности пользователей робот объединяет их в сообщества — при этом один человек может входить в несколько сообществ. При управлении пользовательскими профилями робот берёт пользовательскую информацию из разных источников, включая написанные пользователем документы, почтовые форумы и журнальные файлы веб-серверов. Таким образом, в лице технологии Verity мы имеем основу индустрии электронных секретариатов, о которых шла речь в «ТКТ» № 2 за 2002 г. А. Барсуков, журнал "ТКТ", № 12, 2002 г. (через эту ссылку можно бесплатно скачать справочник, авторские материалы которого разрешено использовать для написания таких работ, как эссе, сочинение, доклад, реферат, курсовая работа, дипломная работа, бакалаврская / магистерская работа, диссертация)

Недавно одна газета устроила среди своих читателей анкету на тему о семи чудесах нашего времени. При «том читателям предложен был список 45 наиболее замечательных  открытий, изобретений и сооружений последнего века. Выбор читателей пал на следующие 7 чудес; 1) а»роплан, 2) телеграф без проводов, 3) радий, 4) паровоз, I) пересадка органов, 6) антидифтеритная сыворотка, 7) динамо-машина. Остальные изобретения, по числу поданных за них голосов, следовали в таком порядке: телефон, кинематограф, Х-лучи, телеграф, автомобиль, велосипед, башня Эйфеля, дирижабль, подводная лодка, холодильник, антисептика, Суцкий канал, электрическая печь, открытие полюсов, фонограф, анестезия, ротационная машина, фотография, микроскоп, химический синтез, хронометр, Симплонский туннель, мелинит, спектральный анализ, телескоп, счетная машина, пишущая машина, скафандр и т. д. Из сборника "Эврика", 1967 год (рубрика "Полвека назад")

11 декабря 2008 года. Российское подразделение корпорации EMC, специализирующейся в области решений для информационных инфраструктур, провело круглый стол «Опыт крупных проектов в области электронного документооборота» в рамках Конгресса ИНФОДОКУМ 2008, организованного Гильдией Управляющих Документацией, Московской торгово-промышленной палатой и ВНИИДАД для профессионалов в области документационного обеспечения управления (ДОУ).
«Выступая на конгрессе ИНФОДОКУМ, мы поставили своей целью рассказать сообществу профессионалов в области ДОУ об опыте по-настоящему крупных проектов в области электронного документооборота, — отметила Елена Стрелкова, директор по маркетингу подразделения Content Management & Archiving (CMA) в EMC Россия и СНГ. — Говоря о крупных проектах, мы имеем в виду внедрение систем на несколько тысяч пользователей и в территориально-распределенных организациях с десятками филиалов. Мы уверены, что этот опыт является действительно бесценным для тех предприятий и организаций, которые планируют развернуть у себя такие решения».
В ходе круглого стола заказчики и исполнители крупных территориально-распределенных проектов по внедрению систем электронного документооборота на платформе EMC Documentum на несколько тысяч пользователей поделились своим опытом и ответили на вопросы. В рамках круглого стола было рассказано о трех крупных проектах внедрения систем автоматизации документационного обеспечения управления: в ОАО «Уралсвязьинформ», в Правительстве Пермского края и в ОАО «ФСК ЕЭС» (с последующим тиражированием на ОАО «Холдинг МРСК», МРСК и РСК). Ведущим круглого стола выступила член «Гильдии Управляющих Документацией» Лада Владимировна Репуло, начальник Управления информационного и документационного обеспечения ОАО «Сибирская Угольная Энергетическая Компания».
Создание систем автоматизации российского делопроизводства на платформе EMC Documentum является уникальной компетенцией подразделения профессиональных услуг российского подразделения СМА в EMC, а также сообщества российских партнеров EMC по направлению Content Management & Archiving. Соответствие этих систем требованиям российских стандартов делопроизводства неоднократно доказано опытом многочисленных проектов, реализованных на рынке России и стран СНГ. Роль и место этих систем на российском рынке подтверждают отчеты независимых аналитиков, согласно которым EMC Documentum принадлежит 1/3 российского рынка СЭД.
«В ОАО «Уралсвязьинформ» СЭД на платформе EMC Documentum внедрена с 2005 г. в генеральной дирекции и с 2008 г. — в филиалах Общества. В настоящее время в СЭД работает более 3000 сотрудников, начиная с высшего управленческого звена и до «простых» исполнителей, — сказала Надежда Макерова, директор Департамента управления делами ОАО «Уралсвязьинформ». — Поскольку ОАО «Уралсвязьинформ» является территориально-распределенной компанией, реализация проекта в рамках всего Общества позволила достичь высокой скорости передачи и получения информации, создать единый информационный массив предприятия, открыла возможность работы с документами и поручениями по ним каждому сотруднику в любой точке корпоративной сети и сделала прозрачными процессы контроля исполнительской дисциплины. В самых ближайших планах компании запуск системы через защищенный протокол HTTPS, который позволить пользователям работать с системой через Интернет, находясь вне офиса компании».
«Компания TopS BI менее чем за год успешно выполнила тиражирование и внедрение типового проектного решения «Автоматизированная система управленческого документооборота» (ТПР АСУД ОАО «ФСК ЕЭС») в 73 распределительных электросетевых компаниях по всей России. В рамках проекта внедрения и тиражирования в ОАО «ФСК ЕЭС», МРСК и РСК реализован единый подход к работе с документами и настроена федеративная распределенная структура системы, которая позволяет вести обмен входящей-исходящей корреспонденцией между Компаниями, — отмечает Екатерина Волощенко, Руководитель Дирекции электронного бизнеса и заказных разработок компании TopS BI— В ходе проекта настроено 13 серверных групп, охвачено 73 компании в разных городах России, подключено более 5 тыс. пользователей. Данный проект признан одним из самых крупных в России внедрением продуктов EMC Documentum для управленческого документооборота».
В докладе менеджера по работе с крупными заказчиками Профессиональных сервисов EMC CMA Россия и СНГ Натальи Розниковой были обобщены особенности реализации крупных проектов в области внедрения СЭД и даны рекомендации для успешного внедрения.  Подводя итоги обсуждения в рамках круглого стола, Наталья Резникова, на основе анализа российского опыта внедрения и тиражирования систем электронного документооборота на платформе EMC Documentum, сформулировала 10 факторов успеха крупного проекта по внедрению системы электронного документооборота. По существу, речь шла о необходимости четкого осознания таких вещей, как цель внедрения системы электронного документооборота, стратегия её развития, какие проблемы предполагается решить, средствами какого бюджета, как будет осуществлена интеграция с уже существующей на предприятии ИТ-инфраструктурой.
Здесь, на наш взгляд прозвучала очень важная мысль: какова цель внедрения СЭД? Действительно, в ходе круглого стола было сказано, что не все руководители до конца понимают, какую пользу им принесёт переход на электронный документооборот. Но вот конкретный пример, приведённый в выступлении Михаила Фетисова, менеджера проектов Департамента информационных технологий компании КРОК - «Решения на платформе EMC Documentum. Комплексная автоматизация делопроизводства в правительстве Пермского края». Он, в частности, рассказал о том, как в системе электронного документооборота решается проблема замещения сотрудника, заболевшего или ушедшего в отпуск.
Но это, как говорится, лишь вершина айсберга. Каждый руководитель не раз сталкивался с проблемой, о которой часто рассказывают кинофильмы на производственную тему: сотрудник, желая стать незаменимым, так запутывает дела, что сменщик никак не может разобраться, и это касается практически всех профессий - от кладовщицы до журналиста. И здесь СЭД имеют неограниченные перспективы, поскольку позволяют решить главную проблему любого производства: нейтрализация негативного влияния «человеческого фактора».
N. B. Актуальность вышеупомянутой «проблемы замещения сотрудника» подтверждает типичный пример из жизни. 19 марта 2009 г. сотрудница службы единого окна ИС района Текстильщики г. Москвы отказалась выдать посетителю Единый жилищный документ под сомнительным предлогом (сомнительным потому, что она не назвала нормативно-правовой акт, запрещающий выдачу такого документа), потребовав, чтобы пришел более подходящий заявитель: дескать, они работают и в субботу с 9.00. В субботу, 21 марта, «более подходящий заявитель» (человек с тяжелым сердечным заболеванием) пришел, однако данная сотрудница приступила к работе не в 9.00, а около 11.00. На все просьбы собравшихся в очереди людей кем-то выполнить функции этой сотрудницы, её коллеги отвечали, что пароль к компьютеру только у неё.
Тем не менее, несмотря на странное поведение отдельных московских служащих, мы с глубочайшим уважением относимся к мэру Москвы Ю. М. Лужкову - уже за то, что он создал школу дистанционного обучения для детей-инвалидов, о чем у нас на портале опубликована большая статья.

20 апреля 2009 г. ― Корпорация EMC демонстрирует лидирующие на рынке показатели масштабируемости и производительности корпоративной платформы управления содержанием EMC Documentum в новых тестах производительности, проведенных в сотрудничестве с HP и Microsoft. Для заказчиков полученные результаты означают, что компании, внедряющие EMC Documentum 6.5, могут рассчитывать на непревзойденные показатели масштабируемости и радикальное снижение стоимости владения.
Недавно выпущенное исследование является одним из крупнейших бенчмарк-исследований в истории ECM, демонстрирующим результаты работы 100 000 пользователей Documentum 6.5, участвующих в разнообразных транзакциях по управлению содержанием с поддержанием высокой загрузки на протяжении более чем 12 часов. При этом выполнялись транзакции, включающие в себя наиболее часто выполняемые операции по управлению содержанием. Более подробная информация о типах транзакций приведена в полном отчете по бенчмарку.
Бенчмарк проводился с учетом того, что предприятия часто вынуждены планировать существенные дополнительные затраты в стремлении соответствовать современными требованиями масштабируемости. С учетом этого требования EMC спроектировала Documentum 6.5 как решение, нацеленное на то, чтобы помочь крупным предприятиям уменьшать совокупную стоимость владения. Чтобы обеспечить достижение этой цели Documentum ECM 6.5 поддерживает гораздо большее количество одновременных подключений пользователей к каждому серверу приложений, чем предыдущие версии Documentum. Это дает заказчикам возможность большего масштабирования, снижая затраты на аппаратное обеспечение в их текущей установке.
«Демонстрация работы 100 000 пользователей с EMC Documentum 6.5 (Webtop) не просто в 10 раз больше любого другого опубликованного бенчмаркингового исследования в отрасли ECM. Эти результаты достигнуты при одновременном радикальном сокращении общей стоимости владения по сравнению с предыдущими версиями EMC Documentum, ― говорит Франк Чао, вице-президент по продуктовым операциям, подразделение Content Management & Archiving, EMC. ― Принимая во внимание, что компании постоянно обращаются к ECM-решениям в стремлении обуздать взрывной рост объемов данных, результаты действительно потрясающие. Компании, внедрившие EMC Documentum 6.5 на основе Microsoft SQL Server 2008, смогут воспользоваться преимуществами более компактной системы и снизить общую стоимость владения примерно на 50% по сравнению с предыдущими версиями EMC Documentum. Такой подход действительно позволяет нашим заказчикам получить больше за меньшие деньги в сегодняшней непростой экономической ситуации».
Все приложения Documentum устанавливались на блейд-серверах HP ProLiant BL680c G5 в инженерном центре корпоративных исследований Microsoft, специально рассчитанном на воспроизведение самых сложных вариантов рабочей среды в условиях, максимально приближенных к реальным. Уровень сервера баз данных обеспечивался серверами HP Integrity Superdome, работающими под управлением 64-разрядной версии Microsoft Windows Server 2008 для платформы Itanium и 64-разрядной версии Microsoft SQL Server 2008 в варианте Enterprise. База данных SQL Server и хранилище файлов Documentum были подключены с помощью Fibre Channel к системе хранения данных EMC CLARiiON CX3-80 с программным обеспечением StorageWorks Scalable NAS от HP. Кроме того, программное обеспечение HP LoadRunner позволяло симулировать нагрузку, создаваемую 100 000 пользователей для измерения производительности. Это программное обеспечение работало на многопроцессорных блейд-серверах HP ProLiant.
«Результаты тестирования являются еще одним свидетельством того, как в наши дни корпоративные заказчики могут использовать современное программное обеспечение, такое как Microsoft SQL Server 2008 и Microsoft Windows Server 2008, для получения выдающихся результатов, ― говорит Ден Ноу, генеральный менеджер по маркетингу SQL Server в корпорации Microsoft. ― Мы рады продемонстрировать вместе с такими лидерами, как EMC и HP, как заказчики могут получить максимальную отдачу от имеющихся данных при одновременном повышении эффективности и экономии средств».
«Корпоративным заказчикам необходимо решение для управления информационными ресурсами с высоким уровнем надежности, масштабируемости и экономичности, отвечающее их бизнес-требованиям, ― говорит Лорен Бартлет, директор по международному маркетингу серверов в подразделении критических бизнес-систем HP. ― Масштабируемость серверов HP Integrity Superdome позволяет обеспечивать высокую и надежно предсказуемую производительность при росте нагрузки. Так мы достигаем сокращения цены в расчете на транзакцию при сохранении уровня готовности, характерного для критически важных систем».
В ходе работы были получены следующие основные результаты тестирования Documentum:
• 100 000 пользователей
• 748 000 транзакций в час
• Среднее время отклика ― 0,86 с
• 878 обращений к серверу приложений в секунду
EMC Documentum ECM Suite версии 6.5 представляет собой семейство программных продуктов, объединяющих богатство возможностей Web 2.0 для пользователей с мощностью корпоративной платформы Documentum, что позволяет достичь оптимального баланса между гибкостью бизнеса и возможностями управления ИТ-средой. Предложенное решение включает в себя несколько инновационных находок, обеспечивающих высокую производительность и масштабируемость, объединенные средства управления записями, а также ускоренные транзакции.

Хопкинтон (Массачусетс), 2 июня 2009 г. — Корпорация EMC продемонстрировала продолжение исполнения своей стратегии по поддержке сообщества разработчиков. Корпорация предложила полнофункциональную редакцию продуктов для управления содержанием для разработчиков и создала два новых он-лайн сообщества для разработчиков EMC Documentum и XML. Через сообщества Documentum и XML разработчики получат уникальный по своей открытости доступ к ресурсам, включающим образцы кода, учебники, полную документацию по продуктам и руководства для начинающих.
EMC объявила о следующих новых предложениях, призванных укрепить позиции Documentum как передовой платформы быстрой разработки приложений для работы с неструктурированной информацией:
• EMC Documentum Content Server Developer Edition предоставляет разработчикам бесплатный доступ к основам наиболее полнофункционального программного обеспечения для управления неструктурированной информацией. Данная редакция предлагается с возможностью автоматической установки, которую можно запустить на ноутбуке, так чтобы разработчикам было легко и удобно начинать создание решений на платформе Documentum.
• EMC Documentum xDB Developer Edition бесплатно предоставляет разработчикам масштабируемую высокопроизводительную собственную базу данных XML для разработки и тестирования приложений. xDB отличается максимально полной в отрасли поддержкой XML-стандартов в области разработки таких приложений, как динамические веб-сайты, персонализированные публикации и хранилища содержания.
• EMC Documentum Content Server OEM Edition 6.5 обеспечивает независимым разработчикам программного обеспечения автономную среду для быстрой разработки приложений, позволяя им сконцентрироваться на разработке бизнес-приложений, а не на создании инфраструктуры нижнего уровня.
• .NET Productivity Suite облегчает разработчикам создание быстрых и качественных интеграций с такими приложениями Microsoft, как SharePoint, за счет обеспечения им возможности работать исключительно в среде Microsoft.
• EMC Documentum Content Services for Salesforce CRM позволяет разработчикам встраивать сервисы управления содержанием Documentum в Salesforce CRM. Таким образом обеспечивается гибкость возможности совместного использования документов в Salesforce CRM, в то время как документы хранятся и защищены в Documentum.
«Эти расширенные инвестиции в ресурсы для разработчиков демонстрируют то, что мы продолжаем придерживаться нашей стратегии сделать Documentum лучшей платформой, на которой разработчики могут ускорить создание свох приложения для работы с содержанием, сохраняя невысокими затраты на внедрение и поддержку, — говорит Уитни Тидмарш, Chief Marketing Officer подразделения Content Management & Archiving в EMC. — Благодаря разнообразным он-лайн сообществам, разработчики могут воспользоваться всеми преимуществами бесплатных инструментов и информации, а также совместно работать и сообща развивать сообщество Documentum».
Он-лайн сообщества разработчиков Documentum и XML расположены на ресурсах EMC Community Network (ECN). ECN — это набор он-лайновых сообществ, включающая ресурс EMC Developer Network, созданный для инженеров и разработчиков, интересующихся продуктами и технологиями EMC или работающих с ними. На ресурсах ECN также находится он-лайн сообщество Documentum, созданное для пользователей продуктов Documentum, заинтересованных в специализированных ресурсах и обмене опытом с другими пользователями.
Новые продукты можно получить уже сегодня. Бесплатные редакции Content Server и xDB предназначены для целей разработки, тестирования и оценки. В целях производства и развертывания для промышленной эксплуатации необходимо приобрести стандартные лицензии.

Решение по управлению записями EMC Documentum (EMC Documentum Records Management) помогает автоматизировать и оптимизировать управление записями на протяжении всего жизненного цикла — от создания и безопасного хранения до управления доступом и уничтожения
1 октября 2009 г. — Корпорация EMC объявила о получении наивысшей возможной оценки согласно отчету Gartner, Inc. «Marketscope for Records Management»* («Marketscope для управления записями»).
Для этого рынка EMC предлагает решение по управлению записями EMC Documentum (EMC Documentum Records Management). Эта система упрощает управление корпоративными записями на протяжении всего их жизненного цикла, включая создание, организацию безопасного хранения, управление доступом и уничтожение, на основе разнообразных наборов правил, или политик, устанавливаемых в масштабах всей системы. В состав системы входят такие компоненты, как EMC Documentum Retention Policy Services, EMC Documentum Records Manager, EMC Documentum Physical Records Services и EMC Documentum Federated Records Services. Эти компоненты позволяют организациям обеспечить соответствие требованиям к хранению записей как внешних регуляторов, так и внутренних регламентов, использовать единообразные политики для всех форматов данных и воспользоваться преимуществами единого универсального решения, построенного на основе модульной сервисной архитектуры, обеспечивая гибкость без излишней сложности.
В своем отчете Gartner дает следующее определение компаниям, которым присваивается наивысшая оценка: «поставщик стратегических продуктов, услуг и решений». Текущим клиентам Gartner рекомендует продолжать запланированные инвестиции. Потенциально новым клиентам Gartner настоятельно рекомендует рассмотреть такую компанию в качестве возможного поставщика при планировании стратегических инвестиций.
«С ужесточением юридических, регулятивных и отчетных требований к сохранению документов особую важность приобретает наличие единой стратегии выполнения всех условий хранения записей, — отмечает директор по маркетингу подразделения систем управления информацией и архивации EMC Уитни Тидмарш. — Мы рассматриваем высокую оценку Gartner в качестве дополнительного подтверждения нашей стратегии, направленной на то, чтобы помогать клиентам повышать гибкость управления информацией на протяжении всего жизненного цикла записей с соблюдением всех требований регулирующих органов».
Решение по управлению записями Documentum (EMC Documentum Records Management) позволяет организациям контролировать корпоративные записи на протяжении всего их жизненного цикла в соответствии с системно обеспечиваемыми регламентами. Ее модульная архитектура дает каждому клиенту возможность внедрить такой набор модулей, который наиболее точно соответствует потребностям его организации. Модуль Documentum Retention Policy Services позволяет развернуть прозрачные для всех пользователей правила сохранения записей и размещения ими. У клиентов также есть возможность развернуть Documentum Records Manager — более формальную систему управления записями, соответствующую всем требованиям стандарта DoD 5015.2 Министерства обороны США. В число дополнительных модулей входят Documentum Physical Records Services и Documentum Federated Records Services. Модуль Physical Records Services позволяет расширить систему для управления бумажными, микрофишевыми и иными физическими носителями записей в дополнение к электронным. Модуль Federated Records Services позволяет расширить возможности управления записями на дополнительные репозитории, включая Documentum и системы сторонних производителей, вне зависимости от их типа и местонахождения.
* Отчет Gartner, Inc. «MarketScope for Records Management», Кеннет Чин, 10 сентября 2009 г.

12 января 2010 г. ― Корпорация EMC объявила о том, что компания Forrester Research признала семейство продуктов EMC Documentum® ECM Suite лидером в области корпоративного управления содержанием (ECM).
В ноябрьском отчете «The Forrester Wave™: Набор продуктов и технологий управления корпоративным содержанием, 4 квартал 2009 года») («The Forrester Wave™: Enterprise Content Management Suites, Q4 2009») говорится, что «компания EMC продолжает укреплять свои лидерские позиции в наборе продуктов и технологий ECM, предлагая широкий спектр функций в области управления документами, работы с образами документов, процессов ввода и управления записями. Она продолжает делать значительные шаги вперед, концентрируясь на ускорении разработки и развертывания, расширении возможностей интеграции с приложениями других производителей и на улучшении пользовательских интерфейсов».
«Мы гордимся тем, что компания Forrester признала наше лидирующее положение на рынке ECM, ― говорит Уитни Тидмарш, Chief Marketing Officer направления Content Management & Archiving в EMC. ― Присутствие EMC в отчете Forrester Wave отражает широту, глубину и непрерывные инновации в Documentum. Именно благодаря этой работе компания EMC продолжает укрепление своих лидерских позиций на рынке ECM».
По мнению компании Forrester, инвестиции в ECM остаются приоритетными для организаций, приобретающих программные продукты ECM, которые:
• нуждаются в более простых и динамичных решениях;
• недовольны несовместимостью некоторых решений;
• все больше нуждаются в интеграции SharePoint с другими системами;
• все больше интересуются функциональностью для коллективной работы;
• нуждаются в большей прозрачности процессов создания содержания.
Выпуск платформы EMC Documentum xCelerated Composition Platform (xCP) является важнейшим шагом вперед в быстром создании так называемых «контекстных приложений». Платформа Documentum xCP позволит системным интеграторам, независимым поставщикам программного обеспечения и внутренним ИТ-разработчикам в кратчайшие сроки создавать и внедрять решения для кейс-процессинга с минимальными затратами средств и ресурсов. Кейс-процессинг помогает в реализации комплексных паттернов обработки, которые можно найти в подавляющем большинстве процессов деятельности, за счет управления тем, как люди взаимодействуют и ищут информацию для принятия решений. Спроектированная для того, чтобы снижать сложность проектов и риски, Documentum xCP представляет собой платформу компоновки приложений, предоставляющую набор полностью интегрированных технологий, средств разработки и внедрения приложений, а также ускорителей выполнения приложений, сфокусированных на конфигурировании, а не на программировании. Компания Booz Allen Hamilton, победитель конкурса xCP Designer’s Challenge, смогла с помощью Documentum xCP за 8 дней создать приложение для кейс-процессинга в госсекторе .
Documentum предлагает целостный подход к ECM и предоставляет базовую функциональность, включая управление документами, управление бизнес-процессами, записями, хранением, коллективной работой, управление веб-содержанием и цифровыми электронными активами. В отличие от других ECM-решений, продукты Documentum можно дополнить другими продуктами, например EMC Captiva для корпоративного ввода документов, EMC Documentum CenterStage для безопасного расширенного взаимодействия, EMC Document Sciences для управления взаимодействием с клиентами и EMC SourceOne для стратегического управления информацией.
В октябре компания EMC выпустила новые решения, позволяющие еще более эффективно использовать существующие внедрения Microsoft SharePoint Server и получать большую отдачу от них. Решения обеспечивают заказчикам SharePoint бесшовную интеграцию с Documentum (для улучшения агрегации содержания, операционной эффективности и соответствия требованиям регулирования); с Captiva (для преобразования бумажных документов в интеллектуальное содеражние) и с EMC SourceOne (для выполнения поиска по юридическим запросам и удержания).
Благодаря недавно выпущенному семейству EMC My Documentum каждый сотрудник организации может пользоваться функциями ECM непосредственно из таких распространенных приложений, как Microsoft Outlook, Microsoft Windows Explorer и Microsoft SharePoint. Благодаря My Documentum вся важная для деятельности информация является доступной, управляемой и архивируемой в соответствии с требованиями регулирования и выполнение этих функций не требует от пользователя выхода из приложений, к которыми он работает ежедневно.

КОМПАНИЯ EMC ОБЪЯВЛЯЕТ О ПРОДОЛЖЕНИИ РАСШИРЕНИЯ ЭКОСИСТЕМЫ ПАРТНЕРОВ, ИСПОЛЬЗУЮЩИХ ПЛАТФОРМУ EMC DOCUMENTUM XCP
Корпорация EMC объявила о продолжении расширения экосистемы партнеров, разрабатывающих решения для кейс-менеджмента с использованием EMC® Documentum® xCP. Многие компании, включая BRT, HCL, Paragon Solutions, Selectica, Tata Consulting Service, Unisys и Wipro, используют платформу Documentum xCP, которая позволяет им быстро разрабатывать новые приложения рисками и уменьшать проектные риски.
Компания BRT специализируется на разработке решений для автоматизации финансовых процессов. Ее решение для автоматизации процесса оплаты счетов ―APSolution™ ― основана на платформе Documentum xCP. APSolution обрабатывает получение бумажных и электронных счетов и автоматизирует дальнейший процесс, начиная от одобрения счетов и обработки исключений до передачи счетов на оплату. «За счет использования Documentum xCP мы можем быстрее настраивать свои решения для оплаты счетов под индивидуальные требования бизнеса и корпоративной культуры каждого из наших клиентов. Это позволяет им быстрее получить отдачу и снижает совокупную стоимость владения, ― говорит генеральный директор компании BRT, Inc Джон Миддлтон. ― Мы также используем Documentum xCP и для других своих решений, включая управление платежами, управления договорами, решения для управления персоналом, от которых заказчики получат аналогичные преимущества».
Компания Paragon Solutions одна из первых внедрила платформу Documentum xCP и активно использует ее для разработки приложений для своих клиентов в области страховых и финансовых услуг, биотехнологий и здравоохранения. «Одно из наших основных решений создано для управления возмещением страхового ущерба. Оно обеспечивает получение и обработку всех форм медицинского и стоматологического страхования для оптимизированной безбумажной обработки заявлений, ― говорит президент и генеральный директор компании Paragon Дэниэл О’Коннор.― Documentum xCP позволяет сократить значительную часть разработки — в результате уменьшаются затраты на внедрение и ускоряется окупаемость. В среднем нам удается ускорить внедрение на 25-50 %. С помощью Documentum xCP мы создаем другие решения для управления заявлениями о возмещении ущерба для страхования имущества и страхования от несчастных случаев, управления политиками и процессом приема новых сотрудников».
«Компания Unisys применила свою экспертизу в разработке решений для уголовного судопроизводства для создания на основе Documentum xCP интегрированной системы судопроизводства (Integrated Courts Management System ― ICMS), ― говорит директор по решениям подразделения систем глобального правосудия и общественной безопасности в компании Unisys Corporation Роб Шпрехер. ― Система ICMS автоматизирует процесс создания, формирования дела, добавления в список слушания и поддержки детализированной информации по делу. Это решение легко настраивается для поддержки нескольких языков. Интегрированные технологии и полномасштабные функции Documentum xCP позволят нам воспользоваться наработками по системе ICMS для модернизации других приложений в сфере общественной безопасности и судопроизводства, включая гражданские, уголовные, административные дела и дела в области семейного и наследственного права».
Партнеры также пользуются платформой Documentum xCP для разработки приложений в облачной среде. «Платформа Documentum xCP позволила нам расширить бизнес путем создания разнообразных приложений для поддержки многопользовательских и облачных инфраструктур, - говорит вице-президент и глава глобального подразделения по информационным технологиям в компании Wipro Мансур Ахмад. - Например, мы предлагаем хостинговое приложение, которое помогает департаментам по управлению персоналом крупных организаций автоматизировать обработку бумажных документов в процессе найма новых сотрудников. Кроме того, мы предлагаем хостинговые решения на основе Documentum xCP для управления счетами на оплату, бренд-менеджмента и документами по недвижимости».
Documentum xCP — это композитная платформа для динамичных приложений, предоставляющая набор полностью интегрированных технологий, средств разработки и внедрения приложений и акселераторов приложений. Фокусируясь на настройке вместо программирования, xCP объединяет в единой унифицированной среде управление содержанием, управление бизнес-процессами, интеллектуальный ввод, управление коммуникациями с заказчиками, управление совместной работой, аналитику, отчетность и комплаенс. Платформа Documentum xCP позволит системным интеграторам, независимым разработчикам программного обеспечения и ИТ-департаментам создавать интеллектуальные решения на основе кейс-менеджмента со значительно меньшими затратами и ресурсами. Платформа также позволяет организациям значительно снизить совокупную стоимость владения, предоставляя приложения, более простые в модификации и поддержке.

ВЕДУЩАЯ АНАЛИТИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ ПОСТАВИЛА «УВЕРЕННО ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЙ» РЕЙТИНГ EMC В ОТЧЕТЕ MARKETSCOPE ПО УПРАВЛЕНИЮ КОРПОРАТИВНЫМИ ЗАПИСЯМИ/ Решение EMC Documentum Records Management предоставляет широчайший выбор вариантов для обеспечения унифицированной стратегии хранения и управления записями.
14 сентября 2010 г. — Корпорация EMC объявила о получении наивысшей возможной оценки «Уверенно позитивный» в новом отчете Gartner, Inc. «MarketScope for Enterprise Records Management»† («Marketscope для управления корпоративными записями»).
В своем отчете Gartner дает следующее определение компаниям, которым присваивается уверенно позитивный рейтинг: «поставщик стратегических продуктов, услуг и решений». Текущим клиентам Gartner рекомендует продолжать запланированные капиталовложения. Потенциальным новым клиентам Gartner настоятельно рекомендует рассмотреть такую компанию в качестве возможного поставщика при планировании стратегических инвестиций.
EMC® Documentum® Records Management позволяет использовать как автоматические, так и принимаемые человеком решения для того, чтобы оптимизировать принятие решений в процессе сохранения записей , а также упрощает управление физическими и электронными документами и сообщениями электронной почты в различных системах. В состав решения входят такие продукты, как EMC Documentum Retention Policy Services, EMC Documentum Records Manager, EMC Documentum Physical Records Services и EMC Documentum Federated Records Services. Его модульная архитектура дает заказчикам возможность внедрить такой объем функциональности, который наиболее точно соответствует их потребностям.
Retention Policy Services представляет собой полностью автоматизированный и прозрачный для пользователей механизм сохранения/удаления записей на основе отсчета времени или по наступлению событий. Records Manager обеспечивает управление формальными записями и позволяет компаниям обеспечивать соответствие строгим государственным стандартам, включая ныне действующий DoD 5015.2-STD v3 и будущий MoReq2010. Кроме того, продукт Records Manager имеет сертифицированную интеграцию с EMC SourceOne™ Email Management и системой хранения с адресацией по содержанию EMC Centera®, что обеспечивает заказчикам полнофункциональное решение для управления записями. Records Manager также полностью унифицирован с платформой для управлением корпоративным содержанием EMC Documentum, что позволяет организациям согласованно применять политики управления записями для неограниченного спектра источников неструктурированной информации.
Physical Records Services дает возможность расширить систему для управления бумажными документами, микрофишами, магнитной лентой и иными типами физических записей наряду с электронными. Federated Records Services расширяет способности управления записями на дополнительные репозитории, включая Documentum и системы сторонних производителей, обеспечивая единую систему записи делового содержания вне зависимости от расположения и системы.
«С ужесточением юридических, нормативных и отчетных требований к документам сегодня для компаний важнее, чем когда-либо раньше иметь единую стратегию для соответствия полному спектру требований к хранению записей, — отмечает вице-президент корпорации и генеральный директор направления Information Governanceб Information Intelligence Group, EMC Джефф Беттенкорт. — Мы рассматриваем высокую оценку Gartner в качестве дополнительного одобрения нашей стратегии, направленной на то, чтобы помогать клиентам управлять информацией на протяжении всего жизненного цикла записей с соблюдением всех требований регулирования и хороших практик стратегического управления информацией».
В среду, 22 сентября 2010 г., с 11:00 до 12:00 по восточному времени США (EDT) компания EMC проведет интернет-семинар «Six Reasons You Need Information Governance: Records, Retention, Compliance and More» («Шесть причин, по которым нужно управлять информацией: записи, хранение, требования регуляторов и т.д.»).
Товарный знак MarketScope зарегистрирован в 2010 году компанией Gartner, Inc. и используется с ее разрешения. MarketScope — это представление рынка в определенный момент и за определенный период времени. Он отражает мнение Gartner по результатам анализа игроков на рынке в соответствии с критериями, установленными Gartner. Gartner не дает никаких рекомендаций относительно поставщиков, продукции и услуг, включенных в отчет MarketScope, и не настаивает на том, чтобы пользователи выбирали только поставщиков, включенных в число лидеров. Компания Gartner не предоставляет никаких явных и подразумеваемых гарантий в отношении данного исследования, включая гарантии наличия коммерческой ценности и пригодности для выполнения каких бы то ни было задач.

16 сентября 2009 года российское подразделение корпорации EMC в рамках конференции «Как перейти к безбумажным процессам работы. Современные корпоративные решения для перевода бумажных документов в электронный вид» провело пресс-брифинг. Пресс-брифинг открыла Елена Стрелкова, директор по маркетингу, Content Management & Archiving, ЕМС Россия и СНГ, рассказавшая о конференции, проходящей в рамках европейского Road, на которой представлены решения на основе EMC Captiva по переводу бумажных документов в электронный вид и опыт успешных внедрений в России и в мире, а также об актуальности обсуждаемой на конференции тематики в свете изменений российского законодательства - в частности, вступающего в силу с 1 января 2010 г. федерального закона, регулирующего правовые вопросы свободы доступа к информации. Действие этого федерального закона распространяется на отношения, связанные с обеспечением доступа пользователей к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. Трудности с выполнением этого закона обусловлены тем, что количество обращений граждан может исчисляться сотнями тысяч в год, время на предоставление информации жестко регламентировано, каждая заявка должна проходить проверку и утверждение, предоставляемая информация хранится в бумажном виде. Отсюда пути решения: оцифрованный архив информации, предоставляемой по запросу; автоматическая обработка заявок в бумажной и электронной форме (через e-mail и web-сайт организации); автоматический запуск процессов утверждения и согласования; автоматическая отправка запрашиваемой информации по различным каналам (печать, e-mail, ftp, публикация на сайте); полный контроль секретариата над всеми процессами и загрузкой сотрудников информационных каналов.
Обзор продуктов EMC Captiva и предлагаемых на их основе решений начнём с примера, приведённого Марком Дубле (на фото - в центре), менеджером по продуктам EMC Captiva по региону ЕМЕA и касающегося главной для большинства населения планеты в настоящее время проблемы - трудоустройства. Компания Adecco специализируется на кадровом менеджменте, собирая, с одной стороны, резюме соискателей рабочих мест, а с другой - комплектуя банк вакансий. Затем программа-робот сопоставляет резюме (а резюме соискатель зачастую подаёт на бумажном носителе) и вакансии на соответствие друг другу и генерирует необходимый пакет документов, куда входит контракт с работодателем. Преимущество программы-робота в том, что сводится к минимуму субъективное влияние людей-модераторов. Учитывая, что компания уже имеет филиалы во многих странах (таких, как Швеция, Франция, Италия, Словакия), глобализация рынка труда постепенно становится всё более разумной. 
Наш комментарий. Как известно, первое интеллектуальное решение проблемы кадров в смысле их соответствия занимаемой должности было предложено Гансом Христианом Андерсеном в фантастическом триллере "Новое платье короля". Глубина нынешнего экономического кризиса в некоторых странах усугубляется тем, что подавляющее большинство должностных лиц в этих странах по своим профессиональным качествам абсолютно не соответствуют занимаемым должностям, и когда подбором кадров на эти должности займутся роботы по вышеописанному принципу, от кризиса и следа не останется.
Следующий пример, касающийся на практике очень многих людей, которым приходится решать различные вопросы бюрократического характера с множеством различных организаций - решение "Электронная канцелярия", которое способно облегчить эти утомительные процедуры (во всяком случае тем, кто освоит хотя бы основные правила электронного документооборота). Типичные сферы и аспекты применения "электронной канцелярии":
– Государственные и частные компании, работающие в непосредственном контакте с клиентами, отделы работы с корреспонденцией розничных банков и страховых компаний, колл-центры и организации, оказывающие услуги по материально-техническому обеспечению.
– Обеспечение платформы управления вводом информации для всех входящих документов (как электронных, так и прочих), информация должна направляться нужным лицам.
– Ускорение процесса и сокращение общих затрат на передачу обычной почты, электронной почты и факсимильных сообщений нужным лицам.
– Сокращение затрат на дублирование и пересылку бумажных документов в тех случаях, когда есть необходимость отправки документа нескольким адресатам.
– Исключение риска утери документов и создание надлежащих процедур отслеживания отправленных документов.

Перечислим некоторые особенности и возможности представленных технологических решений безбумажных процессов обработки документов (электронная канцелярия, электронный архив и т. д.)
■ Данные, которые требуют извлечения, определяются автоматически по типу документа
– Некоторые документы требуют только индексации для архивирования и возможности поиска
– Счета, заявки и другие формы требуют извлечение данных из полей
 ■ Использование зонального и свободного извлечения
– Технологии свободной формы позволяют извлекать данные из неструктурированных документов
– Расширенные возможности снижают затраты на ручной ввод и ускоряют бизнес-процессы
При зональном извлечении:
- Уровень достоверности извлеченных данных выше 95 %.
- Время обработки документов месячного объема составляет 3-4 часа
■ Ручной труд только на этапе загрузки бумаги в сканнер
■ Автоматический захват электронной почты и документов, созданных в других системах
■ Удаленный ввод документов через интернет
■ Ввод электронных форм с сайтов
■  Ключевые данные из образов
- Извлечение данных с использованием OCR, ICR, OMR и распознаванием штрих-кода
- Поддержка OCR-индексирования с растяжимыми границами области
- Обеспечение целостности данных
- Валидация по внешним системам и базам данных в режиме реального времени
- Задание специальных бизнес-правил для каждого типа документа
■ Автоматическая загрузка в хранилище
- Динамически управляет экспортом документов на хранение
- Запускает workflow-процесс в Documentum на основе типа документа и/или значения извлеченных данных/индекса
- Управляет доступом к экспортированным документам
- Применяет состояния жизненного цикла к экспортированным документам
- Управляет версиями
- Инициирует и обрабатывает запросы на «пересканирование»
Пример: параметры для установления однозначного соответствия
1. Номер договора
2. Код нефтепродукта
3. Номер ж/д квитанции
4. Суммарный вес
5. Дата ж/д квитанции

Виды сортировки документов
■ Ручная классификация документов
– Удобный интерфейс пользователя
– Готовый справочник типов документов
– Сортировка только в электронном виде
■ Автоматическая классификация
– Автоматическое определение на основании данных из документа и его образа
– 80% входящей информации может быть классифицировано полностью автоматически
– Высокая степень отсева ошибочных документов и спама

Виды извлечения данных из документов
■ Ручное извлечение
– Гибко настраиваемые интерфейсы пользователя
– Дополнительные правила проверки заполнения полей
– Индексация через Интернет
■ Автоматическое извлечение
– Автоматическое распознавание
– Любые виды форм и неструктурированные документы
– Таблицы данных
– 60% документов может быть обработано полностью автоматически
Пример метаданных
1. Автор
2. Данные
3. Откуда
4. Предмет
5. Заказчик

Виды проверки документов
■ Ручная проверка
– Проверка правильности извлеченных и распознанных данных в случае автоматически обнаруженных ошибок
– Автоматическая настройка интерфейса пользователя под соответствующий тип документа
■ Автоматизированная проверка
– Математический расчет значений и гибкая настройка проверок
– Обращение к внешним системам и справочникам с выдачей соответствующих оповещений

Виды передачи документов адресату
■ Доставка документов в бизнес приложение, систему или архив
■ Передача образа документа, файла и метаданных
■ Автоматический запуск бизнес-процессов на основании классификации и распознанных данных

Интеллектуальная проверка
■ Выполнение автоматической проверки достоверности извлеченных данных перед их поступлением в бизнес-процессы
– Поставщик соотносится с данными в другой системе
– Привязка к существующему счету
– Трансформация значения в нужный формат
– Различного рода вычисления: Сумма + НДС = ИТОГО
– Извлечение данных в многостраничном режиме

Интеллектуальная передача
■ Выполнение автоматической передачи документов в бизнес-приложения
– Применения правил передачи данных (что перемещать, в какое приложение)
– Применение политик безопасности при перемещении документов в бизнес-приложение
– Запуск бизнес-процессов связанных с перемещаемым типом документов
– Применение регламентов хранения документов при передачи документов в бизнес-приложения

Классификация документов: общий анализ изображения. Метод автоматического обучения: чрезвычайно просто создать, настроить и использовать
• Анализ макета/графики для определения типа документа
• Алгоритм “Fuzzy-Logic”, не зависящий от языка и формата
• Автоматическая обучаемая система для динамичного создания базы знаний
• При подаче в Dispatcher повторяющихся изображений автоматически создаются семейства автоматически создаются семейства документов (шаблоны)

Классификация документов: локальный анализ изображения
■ Обозначается локальная область (логотип или заголовок) для определения типа документа
■ Семейства документов разбиваются на подсемейства для определения специфического процесса
■ Локальный анализ изображения дополняет общий анализ изображения в случаях различий документов в рамках одного семейства
■ Идентификация документа по специфическим элементам документов (шаблоны)

Классификация документов: анализ по ключевым словам
■ Совпадение ключевого слов для определения типа документа
■ Использование механизма полнотекстного поиска для извлечения информации из документа
■ Поиск совпадений в извлеченном тексте в бизнес-словарях для классификации информации
■ Настройка собственных правил для ключевых слов с использованием часто употребляемых выражений
■ Метод классификации для нешаблонных, не повторяющихся документов и документов в свободной форме
■ Создание специальных правил для проведения различий между аналогичными документами

Классификация документов: сопоставление текста
• Тип документа определяется в тех случаях, когда документы выглядят одинаково и не обладают уникальными ключевыми словами
• Повышается уровень классификации неструктурированных документов в Dispatcher до 40%
• Возможность автоматической классификации до 90% неструктурированных документов

Программа пресс-брифинга также включала представление русской версии исследования международного независимого сообщества AIIM «Extending Capture Capabilities – Measuring the ROI» («Расширение возможностей ввода документов — Измерение ROI»), проведенного по заказу EMC. Результаты нового исследования AIIM свидетельствуют о том, что инвестиции в перевод документов в электронный вид обеспечивают быструю и существенную экономию средств менее чем за 12 месяцев.
Результаты исследования, проведенного по заказу EMC, подчеркивают ценность применения электронных документов для таких областей, как соблюдение требований регулирования, повышение качества клиентского сервиса, экономия офисных площадей и скорость доступа к информации. В ходе опроса выяснилось, что инвестиции в средства сканирования и ввода документов отличаются гораздо более низким уровнем рисков по сравнению с другими проектами в сфере ИТ и при этом зачастую полностью окупаются быстрее, чем за год. В опросе приняли участие 667 специалистов по управлению записями и информацией, сотрудников ИТ и руководителей бизнес-подразделений. Несколько ключевых выводов:
▪ В 42% организаций инвестиции в инфраструктуру сканирования и ввода документов привели к повышению производительности труда на 50%.
▪ В 43% организаций капиталовложения окупились за первые 12 месяцев, а в двух третях организаций — в течение 18 месяцев.
▪ Почти половине предприятий удалось сократить затраты на хранение бумажных документов не менее чем на 40%.
▪ Многие респонденты (41%) назвали "улучшение доступа к информации" важнейшим фактором, побудившим их к инвестициям в инфраструктуру сканирования и ввода документов. Это свидетельствует о том, что, помимо абсолютной окупаемости, предприятия также получают косвенную пользу от повышения эффективности труда персонала. Среди прочих движущих факторов — соблюдение требований регулирования, повышение производительности и улучшение клиентского сервиса.
В ходе опроса также выяснилось, что хотя большинство предприятий уже вложили средства в технологии ввода, в двух третях по-прежнему сканируются только 50% документов от возможного количества. Респонденты отнесли столь низкую цифру на счет нехватки систем ввода в непосредственной близости к бизнес-процессам, а также наличия очень небольшого количества корпоративных приложений, обеспечивающих сканирование.
"Сегодня ввод документов следует рассматривать не как отдельную технологию, а скорее как интегральную часть бизнес-процесса, — говорит Уитни Тидмарш, Chief Marketing Officer направления Content Management & Archiving в EMC. — В дополнение к тесной интеграции с платформой Documentum, новейшие версии EMC Captiva® InputAccel® и EMC Captiva Dispatcher обеспечивают новую сервисную архитектуру, поддерживающую интеграцию с другими бизнес-приложениями и способствующей расширению распространение применения ввода документов в масштабах предприятия. В результате организации повышают окупаемость инвестиций за счет снижения затрат и рисков, ускорения бизнес-процессов и снижения общей стоимости владения".

В программу конференции были включены следующие доклады:
■ Безбумажный офис – мечта или реальность? Как избавиться от бумаги в процессах ежедневной работы. (Марк Дубле, менеджер по продуктам, EMC)
■ Примеры внедрений EMC Captiva в России: Безбумажные технологии в операционной деятельности территориально распределенной банковской структуры. ECM-сервисы, как основа повышения мобильности региональной сети продаж и общей операционной эффективности банка. (Артем Высторобец, Начальник отдела, Организационный департамент, ЗАО ЮниКредит Банк, Группа ЮниКредит)
■ Примеры внедрений EMC Captiva в России: Безбумажная технология в бизнес-процессах ОАО "Сургутнефтегаз". (Иван Чалей, заместитель начальника управления информационных технологий, ОАО "Сургутнефтегаз")
■ Электронная канцелярия. Как перевод в электронный вид всех входящих документов поможет вашей организации увеличить эффективность и улучшить управление документами. (Андрей Николаев, технический консультант, EMC)
■ Решения для ввода документов, используемых в операционных процессах. Как повысить качество клиентского сервиса и повысить эффективность процессов. (Дмитрий Сергеев, технический консультант, EMC)
■ Как использовать уже сделанные инвестиции в системы управления содержанием и Microsoft SharePoint. (Дмитрий Сергеев, технический консультант, EMC)
■ Вычисляем ROI – как обосновать ваши инвестиции в технологии корпоративного ввода. (Михаил Шехтер, консультант, EMC)
■ Обзор технических и функциональных возможностей EMC Captiva Intelligent Capture Platform.  (Дмитрий Пушкарук, технический консультант, EMC)

█ На основе материалов, подготовленных организаторами конференции, приведём несколько обзоров представленных решений

Обзор конкурентных преимуществ последних релизов системы интеллектуального ввода EMC® Captiva®
Решения интеллектуального ввода EMC Captiva позволяют организациям осуществлять ввод, классификацию, извлечение и валидацию важной деловой информации с использованием целого ряда бумажных источников и источников данных, а также передавать такие данные в ключевые приложения операционных подразделений, базы данных и системы управления содержанием. При помощи трансформации бумажных документов в электронное содержание, организации могут снизить затраты, ускорить бизнес-процессы, повысить качество обслуживания клиентов и снизить риски, связанные с соблюдением нормативных требований.
Последние релизы решений для интеллектуального ввода информации EMC Captiva позволяют EMC установить новый стандарт для корпоративных систем ввода информации. InputAccel 6 и Dispatcher 6 предоставляют ключевые преимущества, обеспечивающие потребности организации в области ввода корпоративной информации:
• Ускорение обработки документов и упрощение управления процессами
• Упрощение применения возможностей ввода информации и повышение производительности
• Упрощение процесса настройки специфической функциональности при помощи сервисно-ориентированной архитектуры (СОА) и .NET
■ Можно выделить несколько функциональных возможностей InputAccel 6 и Dispatcher 6
Для бизнес-пользователей:
• Простота использования переработанных программ-клиентов для сканирования и индексирования
• Индивидуально настраиваемое рабочее пространство и «горячие клавиши» предоставляют возможности настройки под индивидуальные задачи и процессы
• Реализована возможность сохранения и совместного использования конфигураций сканера для пользователей, рабочих станций и процессов
• Интегрированная функция создания отчетности, обеспечивающая создание журнала регистрации событий для документов, а также статистика по документам и вводу информации
Для ИТ-пользователей/администраторов:
• Расширение производительности сервера для ускорения обработки документов и повышенных возможностей масштабирования
• Новая консоль центрального администрирования на основе веб-приложения для управления, мониторинга и отчетности по среде ввода информации
• Централизованное управление многосерверными средами ввода информации
• Расширенные роли для поиска пакетов и безопасности предоставляют ключевые возможности для управления корпоративной средой ввода информации
• Простота запуска программы-клиента с использованием технологии Microsoft ClickOnce
• Упрощенный процесс индивидуальных настроек
• СОА ускоряет интеграцию ввода информации
• Скрипты программ клиентов на основе .NET обеспечивают гибкость для определения специфических бизнес-правил
■ Конкурентные преимущества, предоставляемые Captiva следующим типам пользователей:
Бизнес-пользователи: В число бизнес-пользователей входят отдельные пользователи, непосредственно задействованные в процессе ввода информации — операторы сканирования и индексирования, а также руководители операционных подразделений. Еще один вид бизнес-пользователей включает администраторов по работе с заявками клиентов в страховых компаниях, администраторов по кредитным операциям в финансовых компаниях, сотрудники отделов по работе со счетами к оплате, менеджеры по кадровой работе. ИТ-менеджеры: ИТ-менеджеры участвуют в разработке и внедрении проектов ввода информации, а также ежедневной поддержке операций ввода информации. ИТ-менеджеры отвечают за ИТ-инфраструктурный компонент решения, операционные вопросы для них не всегда приоритетны. В категорию ИТ-менеджеров также можно включить администраторов приложений или управления содержанием.
■ Ввод документов и данных на уровне предприятия
Captiva InputAccel 6 является интеллектуальным решением для ввода информации с широкими возможностями конфигурирования и масштабирования, осуществляющим ввод и идентификацию документов, а также автоматическое извлечение и валидацию данных из этих документов перед передачей данных в операционные приложения и системы управления содержанием.
Для бизнес-пользователей:
- Новые программы-клиенты с широкими возможностями конфигурации для приложений транзакционного ввода.
- Новые интерфейсы для сканирования и индексирования предоставляют пользователям и администраторам гибкие возможности индивидуальной настройки этих клиентов по ролям с целью соблюдения требований удобства использования, повышения качества обслуживания пользователей и повышения производительности. Организация рабочего пространства позволяет пользователям изменять размер, перемещать, добавлять и скрывать панели задач. Данные приложения для сканирования и индексирования больших объемов информации обладают возможностями для реализации в веб-среде и могут применяться в масштабе всего предприятия, что упрощает процессы установки и обновления конфигураций программ-клиентов.
Для ИТ-менеджеров:
- Улучшенная производительность, масштабируемость и высокая доступность
Созданные на основе проверенной корпоративной платформы для ввода больших объемов информации, многочисленные дополнения сервера ввода информации InputAccel 6 обеспечивают повышенную производительность и пропускную способность на 50% выше, чем в предыдущих версиях InputAccel. Самый новейший сервер InputAccel в полной мере использует возможности многоядерной обработки, обеспечивая значительный прирост производительности. Возможности InputAccel по восстановлению работоспособности после отказа системы были доработаны и поддерживают кластеризацию Microsoft Active/Active.
■ Расширенные возможности централизованного управления системой
- Новая система администрирования InputAccel на основе веб-приложения предоставляет подразделениям ИТ расширенные возможности для доступа, управления и контроля за всеми системами ввода с центрального пункта, который может находиться в любой стране мира. Используя консоль, подразделение ИТ может управлять мультисерверной средой, осуществлять удаленное администрирование, мониторинг системы ввода, анализировать проблемные пакеты и создавать системные отчеты.
- Упрощение процесса настройки специфической функциональности при помощи сервисно-ориентированной архитектуры (СОА) и .NET.
- Сервисно-ориентированная архитектура поддерживает возможности интеграции с другими корпоративными бизнес-приложениями и позволяет подразделению ИТ использовать стандарты для подключения систем ввода к корпоративным приложениям. Скрипты программ клиентов на основе .NET обеспечивают новую среду разработки для индивидуальной настройки процессов до непосредственной маршрутизации документов и проведения инспекции баз данных, а также валидации на уровне полей.
■ Инновационное и интеллектуальное распознавание документов
Dispatcher 6 обеспечивает интеллектуальное распознавание документов с помощью автоматической идентификации входящих документов — структурированных форм, полуструктурированных и неструктурированных документов, маршрутизации документов на основе предварительно установленных бизнес-правил и извлечения ключевых бизнес-данных с использованием технологий зонального распознавания и распознавания в свободной форме.
Для бизнес-пользователей:
- Расширение функциональности Dispatcher 6.
Используя лидирующие позиции в сфере автоматизированной классификации документов и возможности по извлечению данных, Dispatcher 6 предоставляет следующие дополнительные возможности.
• Обновления процесса распознавания для ускоренной и более точной классификации документов и извлечения данных. Повышенные уровни распознавания улучшают точность классификации документов и извлечения данных, снижая издержки и уровни ошибок.
• Новые возможности распознавания штрих-кодов, включая PDF-417 и Data Matrix.
• Использование самых последних нововведений в InputAccel 6, включая новые возможности для составления отчетов. В готовые отчеты входят уровни классификации документов и статистика производительности пользователей.
• Новые возможности распознавания контрольного считывания/рукописного текста, использование данных возможностей обеспечивает автоматический ввод и извлечение данных о суммах прописью и цифрами из чеков, а также других элементов данных из чеков.
Для ИТ-менеджеров:
- Интеграция в архитектуру InputAccel 6.
Тесная интеграция Dispatcher 6 с InputAccel облегчает процесс управления всей системой ввода информации, снижая общую стоимость владения системой и обеспечивая быстрый доступ к важной системной информации.
■ Дополнения для разработки проектов классификации документов
Функция автоматического изучения документа была дополнена с помощью сокращения количества дублирующих шаблонов документов, в результате чего достигается сокращение трудозатрат на слияние шаблонов.
■ Простота разработки
Dispatcher 6 обеспечивает возможности для устранения ошибок в скриптах классификации и валидации Dispatcher в рабочем режиме, обеспечивая более простой процесс разработки и устранения ошибок в скриптах.
■ Распределенная функциональность ввода информации
InputAccel 6 позволяет организациям с широкой сетью отделений осуществлять ввод документов в крупных и мелких удаленных отделениях, сотнях филиалов и в ситуативных средах ввода информации. Веб-клиент EMC Captiva eInput интегрируется с InputAccel,
позволяя интегрировать удаленные транзакционные процессы на бумажных носителях в централизованные процессы операционных подразделений. Использование этой возможности сокращает издержки и повышает общую производительность пользователей и бизнес-процессов.
Для бизнес-пользователей:
Альтернативные варианты распределенного ввода информации EMC предоставляет несколько альтернативных вариантов распределенного ввода информации для использования в рамках специфических требований клиентов.
• Ввод больших объемов информации в удаленных офисах.
• Распределенный ввод в офисах филиалов — ситуативное сканирование и индексирование.
• Ввод документов при помощи устройств, подключенных к сети — сетевых сканеров и мультифункциональных периферийных устройств (МФПУ).
■ Использование мультифункциональных периферийных устройств для сканирования в филиалах
InputAccel 6 обеспечивает интеграцию InputAccel и решения eCopy ShareScan. Это позволяет удаленным сотрудникам сканировать и индексировать документы непосредственно с сотен различных устройств МФУ, а также передавать цифровое содержание прямо на сервер InputAccel для обработки.
■ Гибкие возможности программы-клиента для выполнения всех потребностей при удаленном вводе информации
eInput предоставляет пользовательский интерфейс на основе веб-клиента, легко интегрируемый с веб-интерфейсами для сканирования и индексирования в среде распределенной обработки организации.
Клиенты сканирования и индексирования InputAccel 6 также устанавливаются по сети и обеспечивают взаимодействие пользователя с интеллектуальной программой-клиентом в тех случаях, когда для удаленного ввода требуется сканирование и индексирование больших объемов информации.
Для ИТ-менеджеров:
- Простота установки программ-клиентов
InputAccel 6 предоставляет новые интеллектуальные программы-клиенты для сканирования и индексирования, легко устанавливаемые при помощи технологии Microsoft ClickOnce. Использование этой технологии позволит быстро установить, настроить и организовать централизованное управление распределенными клиентами.
■ Централизованное управление средой распределенного ввода
Новая консоль администрирования InputAccel 6 предоставляет ИТ-администраторам инструменты для централизованного управления средой распределенного ввода. С этой консоли ИТ-персонал может осуществлять администрирование пакетов, мониторинг процессов ввода и контролировать разрешения безопасности пользователей.
■ Индивидуальные настройки и интеграция
InputAccel 6 представляет новую сервисно-ориентированную архитектуру и клиентские сценарии на основе технологии .NET, позволяя организациям создавать индивидуальные настройки и разрабатывать приложения для ввода информации, а также легко интегрировать их в другие корпоративные приложения и системы.
Для бизнес-пользователей:
- Индивидуальные бизнес-правила для обеспечения достоверности информации и оптимизации процессов
InputAccel 6 использует свои возможности индивидуальной настройки процессов ввода информации при помощи клиентских сценариев на основе .NET. Индивидуальные сценарии могут управлять любой операцией — от валидации поля, поиска по базе данных или направления пакета конкретному оператору. Сервисно-ориентированная архитектура InputAccel 6 позволяет использовать ввод информации в качестве службы для повышения уровня использования в масштабах предприятия, в результате чего достигается дальнейшая экономия затрат и более высокая операционная эффективность.
Для ИТ-менеджеров:
- Сервисно-ориентированная архитектура
СОА InputAccel обеспечивает ИТ-подразделениям повышенный уровень окупаемости вложений посредством снижения затрат и рисков, ускорения бизнес-процессов и более низкой стоимости владения системой.
■ Клиентские сценарии на основе .NET
Инструмент создания сценариев на основе .NET обеспечивает разработчикам ИТ единую среду разработки. Можно разрабатывать индивидуальные сценарии с использованием VB.Net, C#, а также любого другого языка программирования Microsoft, предоставляя разработчикам возможность работать с бизнес-требованиями процесса ввода информации. При использовании клиентских сценариев .NET устанавливаются индивидуальные бизнес-правила для управления маршрутизацией документов, работы с исключениями, поиска по базе данных, предварительного заполнения полей или выполнения валидаций на уровне полей.
■ Модульный дизайн архитектуры
Использование комплекта для разработки модулей .NET позволяет разрабатывать индивидуальные модули InputAccel и применять их на разных этапах процесса ввода информации для проведения валидаций, взаимодействия с другими бизнес-системами или экспорта данных и изображений в серверную систему.

Оценка решений для корпоративного ввода информации: Не все продукты ввода информации равны
Выбирая решение ввода информации в настоящий момент, вы увидите, что выбор продуктов очень широк. Некоторые решения ввода предоставляют простой в использовании подход для тех, кому нужны базовые функции сканирования и индексирования документов, другие решения ввода обеспечивают гибкие функции, оптимизированные для использования в корпоративной среде ввода и предъявляющие исключительные, а в некоторых случаях и комплексные требования. Если рассмотреть основные возможности продуктов ввода, то вы увидите, что большинство решений охватывают все базовые функции — сканирование, повышение качества изображения, распознавание, валидация и экспорт. И в некоторых случаях данные возможности являются достаточными.
Тем не менее, не все потребности некоторых клиентов могут быть удовлетворены при помощи этих базовых функций ввода. К примеру, если вы рассчитываете осуществлять ввод больших объемов информации и различных типов документов, большое значение приобретает возможность приобретения масштабируемого решения, обеспечивающего автоматическую идентификацию документов.
Возможности решения ввода по автоматизации идентификации документов сократят количество времени, затрачиваемое на подготовку и сортировку документов перед сканированием. Автоматизация только одного этого процесса приведет к существенной экономии средств. Если объем сканируемых страниц очень велик, весьма важно выбрать отработанное решение, без проблем масштабируемое на несколько серверов в корпоративной среде.
Так как технологии ввода в последние несколько лет получили большое развитие, упростился процесс их внедрения и эксплуатации в децентрализованной среде, в настоящее время многие организации рассматривают возможности для переноса процесса ввода ближе к источнику информации, к точке входа информации на предприятие. К примеру, в офисы филиалов финансовой компании от клиентов поступает большое количество разных финансовых документов. В централизованной среде ввода эти документы должны пересылаться по почте на центральную площадку для обработки, что ведет к возникновению затрат на пересылку, задержкам доставки, а также требует дополнительных ресурсов от принимающей стороны. Для организаций важно учитывать как ближайшие, так и долгосрочные потребности среды ввода информации, чтобы обеспечить поддержку их решением и централизованного, и филиального ввода документов.
Ниже приведены несколько ключевых аспектов, которые следует учитывать при выборе решения ввода информации. Если ваша организация рассматривает возможности приобретения решения ввода, дальнейший учет этих аспектов может быть полезен в процессе выбора нужного решения.
■ Поддерживает ли платформа ввода информации среду ввода больших объемов информации и среду ситуативного ввода в офисах филиалов?
Требования многих организаций к вводу информации включают комбинацию как централизованного ввода больших объемов информации, так и распределенного сканирования в офисах филиалов. Независимо от того, планируется ли использовать один или оба способа, уверенность в том, что платформа ввода сможет разрешить все аспекты ваших сред ввода в настоящий момент и позволит организации расширяться в будущем, обеспечит покупку нужного решения.
В случае с распределенной обработкой использование одного из этих подходов не обязательно удовлетворит все потребности. К примеру, процесс распределенного сканирования и индексирования может задействовать небольшие объемы ситуативного сканирования или ввод больших пакетов информации. В случае удаленных операций по сканированию больших объемов информации, может понадобиться запуск сервера с изображениями и данными, передаваемыми между серверами в установленное время в течение дня. В случае среды с низкими объемами ситуативного сканирования, когда у организации могут быть сотни площадок, для которых требуются базовые возможности сканирования, перечень требований может включать легко устанавливаемый веб-клиент, или необходимость использования большого количества существующих многофункциональных периферийных устройств (МФУ) для обеспечения ввода в ряде филиалов.
■ Позволит ли реализация решения снизить высокие издержки на подготовку документов?
Одним из наиболее сложных этапов обработки бумажного документа является идентификация его типа. Если ваша организация будет обрабатывать большие объемы документов, макеты страниц которых существенно различаются, то обязательной для вас функцией будет функция автоматической идентификации документов. Функция интеллектуального распознавания документов (ИРД) автоматизирует процессы идентификации и классификации всех типов документов, сокращая объем вмешательства человека. Это означает, что организации в дальнейшем смогут получать выгоду от снижения затрат на подготовку и сортировку документов, а также значительного ускорения процесса передачи введенного содержания нужным сотрудникам и системам.
■ Сможем ли мы оптимизировать автоматизированный процесс ввода информации таким образом, чтобы минимизировать объем ручного ввода данных?
Как уже отмечалось ранее, процесс распознавания данных из формы или документов получил значительное развитие, зачастую документ может пройти весь процесс без вмешательства или при минимальном уровне вмешательства человека. Тем не менее, если вы работаете с комплектом неструктурированных документов, в которых данные не всегда расположены в одном и том же месте, то очень важно иметь возможность извлечения информации из свободных форм. Возможность автоматического ввода всех ключевых данных еще более сократит необходимость ручного ввода данных, неизбежного в других случаях. Для обеспечения достоверности информации решение ввода должно включать способы исполнения бизнес-правил либо с использованием индивидуальных бизнес-правил, либо с помощью соединения с другими бизнес-приложениями и базами данных.
■ Сможем ли мы осуществлять индивидуальную настройку решения для соответствия требованиям нашего бизнеса, или нам придется изменить наши бизнес-процессы для соответствия технологии?
Если ваша организация выдвигает специализированные или комплексные требования, вам следует убедиться в том, что эти требования можно удовлетворить простым способом. Хотя все базовые продукты для ввода информации удовлетворят ваши основные потребности в сканировании, повышении качества изображения, распознавании, валидации и экспорте, это не означает, что такой продукт подойдет вам. Очень важно понимать бизнес-требования к вашему процессу ввода. Если для вас важно соблюсти ускоренные сроки прохождения некоторых документов через систему, важно обеспечить наличие способов для определения приоритетности процессов обработки документов. Организации может потребоваться маршрутизация разных комплектов документов разным операторам для валидации на основе установленных бизнес-правил. Решение для ввода информации, обладающее модульной архитектурой, предоставит вам более гибкую среду для удовлетворения ваши специфических требований к вводу. К сожалению, многие решения для ввода вынуждают вас адаптировать ваши бизнес-требования к способу работы их продукта.
■ Каковы возможности соединения решения с нашими приложениями и бизнес-процессами?
Возможно, это прозвучит как прописная истина, но очень важно в полной мере понимать, будет ли решение работать вместе с вашей системой управления содержания и другими необходимыми бизнес-системами, и если будет, то как? Перед тем, как сделать следующий шаг при необходимости индивидуальной адаптации, важно убедиться в том, что решение предлагает среду разработки, позволяющую интегрировать приложение ввода с различными системами от сторонних производителей. Более того, возможности адаптации существующих интеграционных модулей, разработанных поставщиками, в дальнейшем позволят организации использовать существующий модуль и модифицировать его для собственных нужд. Учет этих ключевых пунктов предотвратит ситуации, в которых организации будут ограничены в возможностях интеграции их приложений.
■ Будет ли приложение поддерживать планируемые нами объемы ввода бумажных документов?
Объем документов, ввод которых планирует ваша организация, является важным требованием. В некоторых организациях объемы страниц чрезвычайно высоки и превышают несколько миллионов страниц в день. Понимание того, что некоторые решения лучше использовать для небольших объемов и нужд отдельных департаментов, знание будущих объемов вашей организации и правильно задаваемые вопросы помогут вам приобрести решение, соответствующее вашим текущим и будущим требованиям к объемам. Если рассматриваемый вами производитель не обслуживает клиентов, соответствующих требованиям ваших объемов, то его решение, возможно, не сможет обеспечить надежную обработку этих объемов.
■ Каким образом я смогу осуществлять мониторинг моей среды ввода и приложений, с которыми она взаимодействует?
В крупномасштабной реализации системы с несколькими серверами многие службы ввода работают бесконтрольно, десятки станций валидации клиентов, каким образом подразделение ИТ узнает о возникновении проблем или узких мест? Большинство текущих продуктов ввода предоставит вам базовые возможности мониторинга пакетов и отчетности, но во многих случаях организациям нужны более совершенные возможности для устранения проблем, возникающих при остановке работы служб, разрыве соединения между приложением ввода и базой данных, либо возникновении в узком месте затора из пакетов, нуждающихся в обработке. Такие проблемы непосредственно влияют на уровень производительности, снижают ценность ввода информации и влияют на общий уровень. Функция мониторинга обеспечит вам полную отдачу от ваших инвестиций. Средство мониторинга приложений должно осуществлять мониторинг всех процессов ввода и позволять ИТ-менеджерам предпринимать опережающие меры до того, как проблема сможет повлиять на деловой процесс.
■ Сможем ли мы использовать данное решение для ввода в нескольких бизнес-процессах?
Некоторые решения для ввода работают только с одним бизнес-процессом, к примеру, обработкой инвойсов или форм требований. Решение для ввода, способное обрабатывать все типы документов, позволит организации использовать решение во многих подразделениях. Хорошим примером является организация из сферы здравоохранения, рассматривающая возможность ввода для обработки документов с детализацией страховых выплат. Подбор решения для ввода информации, способного обрабатывать документы с детализацией страховых выплат, а также другие документы, относящиеся к сфере здравоохранения, позволит организации этого типа достичь наиболее существенной окупаемости вложений.
■ Может ли производитель предоставить нам полное решение?
Ответ на этот вопрос поможет вам узнать, сможет ли производитель обеспечить все ваши деловые потребности. В последние годы рынок систем ввода информации в определенной степени консолидировался, что сыграло на руку организациям, нуждающимся не только в решениях для ввода информации, но и в решениях, управляющих обработкой информации, архивированием содержания и требованиями к хранению информации. Работа с одним поставщиком может быть значительным преимуществом, сокращение количества сторон, принимающих участие в решении рабочих проблем позволяет организации более эффективно транслировать свои потребности, в результате добиваясь максимального эффекта от вложений.

Обзор по технологиям обработки документов и имиджинга
Веками бизнес был основан на бумаге. Во многих отраслях это и до сих пор так. Возьмем, например, ипотечное кредитование. Типичный комплект документов на получения ипотеки может включать сотни страниц, включая различные формы, копии письменных документов, оригиналы свидетельств о правах собственности, цифровые фотографии, факсы и даже рукописные заметки.
Но по мере того, как темпы бизнеса растут, бумага становится бременем и «узким горлом». Она замедляет производительность, поскольку с бумажным документом в один и тот же момент времени может работать только один человек (за исключением случая, когда документ копируют, что тоже занимает много времени и снижает эффективность). В условиях повышения строгости требований среды регулирования бумага также становится фактором правового риска. Необходимость поиска документов в ответ на юридическое требование может привести к значительным штрафам и потере производительности в случае, если документ утерян или не найден.
Чтобы избежать этих и других возможных проблем, организации модернизируют медленные процессы ручной работы. Последние тенденции заключаются в использовании оцифровки и других технологий ввода (например, механизма классификации документов и оптического распознавания символов) для перевода документа в электронную среду в самом начале процесса обработки, когда документ только поступил на предприятие. Разработанные для различных отраслей, интенсивно использующих бумажные документы (таких как финансовые услуги, страхование, здравоохранение, нефтяная и газовая промышленности и производство) и транзакционно ориентированных процессов (таких как, оплата счетов и получение платежей), эти технологии специально созданы, чтобы преобразовать большой объем бумажных документов и другого исходного содержания в цифровую форму и сделать их доступными для автоматизированных бизнес  процессов.
Преимущества от прекращения хождения бумаги могут наступить немедленно и быть очень значительными. Это — улучшение отклика на запросы потребителей, уменьшение продолжительности циклов, увеличение эффективности, снижение затрат и улучшение соблюдения требований регулирования — только за счет автоматизации ручных процессов. Организации, желающей извлечь максимум пользы из своей стратегии обработки документов и образов, следует рассмотреть единое сквозное решение, в котором транзакционное содержание управляется в центральном хранилище совместно с другим содержанием, необходимым для ведения бизнеса.
Организации, отличающиеся высоким уровнем применения технологий управления содержанием на всех участках деятельности, выполняют свою работу быстрее и часто вырываются вперед в бизнесе по сравнению с менее проворными конкурентами. Они принимают лучшие решения на основе целостного обзора всей необходимой информации. Они улучшают обслуживание клиентов за счет лучшего, более быстрого и более полного ответа на запросы. Они избегают штрафов и неприятностей, связанных с невозможностью найти документ в ответ на судебный запрос. И, как свидетельствует типичный опыт заказчиков EMC, они получают от 30 до 50 % выигрыша в накладных расходах и эффективности процессов.
В данном обзоре, главным образом, мы обсудим основные стратегии эффективного использования транзакционного содержания в решениях по обработке документов и образов, включая преимущества автоматического ввода информации, ценность интеграции содержания с управлением бизнес процессами, а также пример сквозного решения, позволяющего средствами единой платформы сделать содержание доступным в масштабе всего предприятия.
Транзакционное содержание: Термин, введенный исследовательской компанией Forrester Research для описания «содержания, которое, как правило, поступает в организацию извне, от заказчиков или партнеров, и использует технологии workflow или управления бизнес  процессами (BPM), чтобы приводить в действие транзакционные бизнес процессы в бэк офисе. В некоторых случаях содержание не только инициирует внутренние процессы, но и является основой для самой транзакции».
Имиджинг и обработка документов: Программное решение, позволяющее организациям с использованием единой платформы управления содержанием вводить, обрабатывать и получать доступ к электронным образам документов. Содержание, которое может включать бумажные и электронные документы, фотографии, отчеты, компьтерно сгенерированные отчеты, XML данные и электронные формы, обрабатывается необходимым образом и интегрировано с функциональными системами, которые обрабатывают данные.
По данным аналитической компании Delphi Group (Бостон): 15% всех бумажных документов, используемых в различных типичных областях деятельности, теряются 30% рабочего времени сотрудники тратят на поиск документов Каждый потерянный бумажный документ обходится компании в 120 долларов США
■ Как выиграть в битве с бумагой: Автоматизация ввода входящих документов
За счет внедрения одного только решения по управлению вводом документов, например, EMC Captiva® InputAccel®, организации сразу же могут добиться существенной окупаемости. Организации сэкономят время, так как данные поступают в обработку гораздо быстрее, чем в ручных процессах. Они снизят затраты, поскольку им потребуется меньшее количество человеческих взаимодействий, что очень важно для любой организации, в которой непрерывно растет объем обрабатываемой информации и документов, но количество персонала неизменно по бюджетным соображениям. Они улучшат качество информации, поскольку ошибки, неизбежные при ручном вводе данных, теперь будут исключены.
Кроме того, за счет использования интеллектуального программного обеспечения распознавания документов, такого как EMC Captiva Dispatcher, организации могут автоматически идентифицировать документы при их вводе и направлять их в соответствующие организации, отдельным пользователям или приложениям. Быстродействующее решение для автоматической классификации, индексирования, извлечения и маршрутизации позволяет компаниям быстро и эффективно обрабатывать огромное количество ежедневно получаемой информации.
В некоторых случаях такая эффективность обработки может стать непосредственным конкурентным преимуществом. Например, в ипотечном кредитовании заявка на получение кредита может включать сотни страниц. С помощью цифрового ввода кредитных документов, извлечения ключевых данных и предоставления одновременного доступа к ним всем сотрудникам и системам, участвующим в оформлении кредита, кредитор может обрабатывать больше заявок на кредит, делая это более точно и быстро.
■ Интеграция транзакционного содержания с управлением корпоративными процессами
Столетие назад Генри Форд доказал, что намного быстрей и дешевле производить автомобили с помощью сборочного конвейера, чем собирать их по отдельности от начала и до конца. Вместо того, чтобы закончить сборку одного продукта, а затем начинать другой, автоматизированная система обеспечивает выигрыш в производительности за счет точной настройки повторяющихся процессов. Она делает некоторые этапы более эффективными, в то же время исключая другие шаги, выполнявшиеся вручную.
Управление бизнес процессами (BPM) привносит эту концепцию автоматизации в программные приложения, такие как обработка претензий и открытие новых счетов, в которых клиенты для ускорения обработки заполняют интерактивную форму. Компании, деятельность которых сильно зависит от улучшения бэк-офисных или транзакционных процессов, все в большей степени используют BPM технологии во многих своих операциях. Компании, не использующие такие процессы, несут риски возникновения дополнительных затрат, низкого уровня эффективности и несоответствия правовым условиям деятельности.
Как приспособить транзакционное содержание к управлению бизнес процессами? Многие компании, использующие транзакционное содержание, имеют множество повторяющихся процессов, тем самым, являясь кандидатами на применение BPM систем. Сюда относятся получение кредита, обработка счетов, обработка претензий, управление делами и открытие нового счета. Ключевым моментом является обеспечения способа предоставления бизнес приложению доступа к необходимой информации в нужный момент времени, чтобы транзакция могла быть проведена точно и гладко. Это выполняется посредством классификации содержания и использования метаданных (данных, описывающих данные) в тот момент, когда документ вводится в бизнес процесс.
Как только транзакционное содержание станет доступным для соответствующего бизнес процесса, организации могут ожидать:
▪ Улучшения отклика на обращения клиентов, так как решения принимаются быстро и точно, а запросы клиентов изучаются быстрее;
▪ Улучшения процесса принятия решений, так как работники интеллектуального труда имеют доступ ко всей необходимой информации, когда это необходимо;
▪ Эффективного многократного использование стандартного содержания, например, заявки на получение кредита, которая становится шаблоном для создания новых заявочных документов;
▪ Снижения риска за счет использования стандартизованных шаблонов, которые гарантируют соответствие процессов правовым и бизнес правилам;
▪ Улучшения реакции организации на прогнозируемые и непредвиденные бизнес или конкурентные факторы.
■ Пример сквозного решения по обработке документов и образов
Страховая претензия, касающаяся ДТП, является примером ситуации, когда множеству разных людей в страховой компании и за ее пределами, включая участников ДТП, полицию и следователей по происшествию, персонал автомастерских и экспертов по оценке ущерба, компании по прокату автомобилей, сотрудников службы внутреннего контроля страховой компании и, разумеется, страхователей и агентов, требуется доступ к одному и тому же содержанию.
В «бумажном мире» обработка такой претензии может быть продолжаться несколько месяцев, так как необходимые материалы находятся в папке, которая перемещается по рабочим столам сотрудников. Один департамент не может начать работу с ней, пока не закончит другой. Даже компании, в которых успешно выполняется оцифровка транзакционного содержания, возможно, не используют все преимущества использования этого содержания, поскольку они работают с несколькими несовместимыми приложениями или из за того, что информация хранится в отдельных хранилищах.
Во многих организациях применяются «точечные решения» первого поколения, выполняющие отдельные функции: одна система для обработки факсов, другая — для электронной почты, третья — для ручной обработки почтовых сообщений и т.д. Но проблемы появляются при передаче данных из одной системы в другую: если все содержание, связанное с транзакционным решением, невозможно собрать воедино, возникают различные задержки и увеличение затрат. Высококвалифицированные и зачастую высокооплачиваемые работники интеллектуального труда тратят много времени на отслеживание, поиск и/или ожидание доступа к информации, необходимой для проведения важных бизнес транзакций.
■ Как единая платформа сэкономила деньги Cincinnati Insurance
Страховая компания Cincinnati Insurance работает на рынке страхования собственности от несчастных случаев в 32 штатах, и ее бизнес модель сосредоточена на поддержании низких расходов. Для сокращения времени обработки претензий, компания Cincinnati Insurance заменила обработку бумажных претензий на автоматизированную систему, включающую центральное хранилище документов.
Новая система позволила снизить время регистрации претензий с 18 30 дней до одного дня и предоставить пользователям вторичный доступ к претензиям, чтобы гарантировать улучшение обслуживания клиентов. Новая система также снижает правовой риск за счет хранения всех данных в защищенном неизменяемом состоянии. Кроме того, Cincinnati Insurance удалось снизить расходы за счет хранения большего объема данных на устройствах хранения с адресацией по содержанию EMC Centera™.
Гари Гивлер, вице президент отдела рекламаций главного управления, говорит: «Единая виртуальная папка претензии является существенным компонентом нашего успеха в высококонкурентной отрасли. Благодаря новой системе управления претензиями мы документируем большее количество претензий меньшим числом персонала. Мы принимаем лучшие и более информированные решения, а также можем быстро реагировать, поскольку наша информация актуальна и доступна централизованно. В свою очередь наши затраты уменьшились, а удовлетворенность клиентов возросла».
За последние годы все эти проблемы усилились за счет процессов консолидации, слиянии и приобретения.
Новые объединенные компании могут иметь несколько различных (и несовместимых) приложений, выполняющие одинаковые функции.
Это основная причина, по которой компании выбирают сквозные решения от таких компаний как EMC, которые используют единый виртуальный репозиторий, чтобы управлять содержанием и сделать его доступным любому приложению, которому оно требуется. Содержанием также управляют таким образом, что организации известно, кто обладает информацией, откуда она пришла и как была
изменена — перспектива, способствующая прозрачности бизнеса и являющаяся существенной для соответствия регулятивным правилам.
Сквозное решение также обеспечивает управление содержанием в течение всего его жизненного цикла.
При этом учитывается, что не вся информация используется одинаковым образом или имеет одинаковую ценность в любое время. Особо ценная информация, например, папки по счетам активных клиентов, хранится на локальных высокопроизводительных устройствах хранения. Неактивные записи могут быть перемещены на более медленные устройства, но они все равно будут соответствующим образом храниться, архивироваться и, что наиболее важно, извлекаться или уничтожаться.
Этапы управления транзакционным содержанием
Теперь рассмотрим процесс внимательней: что фактически происходит при преобразовании бумажных документов и другого транзакционного содержания в цифровые документы и данные и при их передаче в корпоративные бизнес процессы, где можно оценить или использовать эти данные и документы, и как, в конечном счете, они архивируются или удаляются.
Этап 1: Ввод
Чем больше можно ввести и сохранить в электронном виде в одном хранилище документов взаимодействия с клиентами и сопроводительной документации, тем более ценным становится содержание и более просто автоматизировать бизнес процессы. Исходная документация может быть представлена в следующем виде:
▪ Документация, полученная в виде бумажных документов или факсов, а затем отсканированная, введенная и проиндексированная в виде цифровых образов;
▪ Электронные формы, представленные в виде бумажных документов и отсканированные (см. выше) или заполненные и поданные в онлайновом режиме;
▪ Сгенерированное компьютерными системами содержание, такое как счета, выписки и др., веденное посредством COLD систем (Computer Output to Laser Disk) или ERM систем (Enterprise Report Management), например, счета, заявления и др.;
▪ Документы, созданные в приложениях для создания содержания, таких как Microsoft Office;
▪ Сообщения электронной почты и XML данные.
■ Как сквозное решение позволило повысить эффективность работы Commerzbank
Повышение эффективности труда является серьезным фактором выживания на конкурентном рынке розничных и коммерческих банковских услуг. Поэтому Commerzbank, один из ведущих частных банков Европы с активом примерно в 400 млрд. евро, использует в процессе корпоративного кредитования программное обеспечение для управления содержанием EMC Documentum.
Бизнес правила теперь моделируются в рамках автоматизированной системы и вся документация (включая бланки заявок на получение кредита, анализ рисков, таблицы рентабельности инвестиций, презентации, корреспонденцию, годовые отчеты, повестки и протоколы собраний) хранится в центральном хранилище. Документы клиента и другие документы, представленные в бумажном виде, сканируются. Заявки на получение кредита, протоколы собраний и вся кредитная документация вводится с помощью интерактивных XML форм.
Когда внедрялась первая очередь системы, в Commerzbank хранилось около 100 000 страниц документации, связанной с деятельностью за предыдущий год. Рост документации составлял примерно 150 страниц в день (или один картотечный шкаф в месяц). Сегодня, необходимость в хранении бумажных документов практически отпала. Благодаря центральному хранилищу группы сотрудников могут совместно работать над кредитными заявками. В результате повышается эффективность работы и сокращается время до получения конечного утверждения. Уровень внутреннего аудита в банке значительно повысился благодаря улучшенным регламентам ввода и отслеживания событий и действий, а также благодаря исключению возможности потери и неправильного размещения документа.
Как правило, входящее содержание проходит через некоторые или все перечисленные ниже процедуры:
▪ Ввод: Процесс улучшения качества отсканированных изображений может включать очистку от мусора, изменение ориентации страницы, удаление рамки, устранение искажений и другие функции предварительной обработки изображений, предназначенные для уменьшения шума и удаления или игнорирования несущественного материала, и хранения только транзакционного содержания.
▪ Классификация: Использование анализа текста, изображения, а также интеллектуального анализа позволяет автоматически идентифицировать документы и подготовить их к обработке без необходимости использования ручной сортировки или разделителей страниц. Такой анализ позволяет определять документы различных типов, например, форму оценки или форму W 2, и автоматически маршрутизировать документы в соответствии с бизнес правилами. Затем документы индексируются или тегируются, чтобы их легко можно было извлечь из хранилища системы управления корпоративным содержанием или из другой системы.
▪ Извлечение данных: Во многих случаях требуется извлечь данные из транзакционных документов и сделать их доступными для пользователей различных приложений. Например, можно выполнить распознавание рукописного заявления на открытие счета и преобразовать его в машинночитаемый текст.
▪ Валидация: После извлечения данные можно проверить в отношении функциональных приложений для обеспечения их точности и целостности. Например, новое обращение по поводу открытия счета можно сравнить с бизнес правилами для проверки заполнения всех полей.
▪ Экспорт: Во время экспорта данные становятся доступными в соответствующем формате, например, PDF, XML, или в файловую систему, и конвертируются для непосредственного использования в базах данных, например, Microsoft, Oracle, Informix и Sybase. Компании, использующие систему управления содержанием EMC Documentum, могут экспортировать любые данные и документы в хранилище Documentum.
Этап 2: Интеграция с системой управления бизнес-процессами
С того момента, как документ введен в хранилище, его можно включить в работу. Мы уже обсуждали преимущества автоматизированных бизнес процессов для значительного увеличения производительности, улучшения процесса обслуживания клиентов и устранения ошибок.
BPM система позволяет автоматизировать человеческие взаимодействия. Этапы могут включать:
▪ Применение бизнес правил к BPM службам для автоматизации повторяющихся задач, которые традиционно являлись ручными процессами. Например, сверка счета с данными заказа на покупку из ERP приложения, например, Oracle, без участия человека.
▪ Установление очереди, в которой можно указать приоритет для работ или задач и направлять их работникам в зависимости от уровня квалификации и/или пропускной способности.
▪ Интеграция с функциональными приложениями, например, ERP, CRM и Microsoft Office таким образом, что дополнительная информация становится доступной для переписки, исследовательской и коллективной работы.
▪ Обязательное применение технологий управления записями и регламентов хранения для определения, какие документы следует хранить и как долго, а также какие предпринимать меры обеспечения безопасности.
▪ Объединение содержания с соответствующими шаблонами исходящих документов для создания персонализированных коммуникаций, например, формирование писем в отделе обслуживания клиентов.
Идеальное решение обеспечивает сбор всего взаимосвязанного транзакционного содержания в «виртуальных папках», которые содержат все необходимые документы по данному делу, папке, транзакции или заказчику.
Виртуальные папки можно эффективно маршрутизировать и систематизировать таким образом, что информация не будет потеряна или не принята во внимание. Чтобы отклик на запрос был более быстрым, можно использовать управление очередями для автоматической маршрутизации информации соответствующим сотрудникам.
Кроме того, для автоматизации максимального количества процессов и минимизации необходимости ручного вмешательства можно использовать управление правилами. Например, компания может применять правило к счетам ниже, чем на 5 000 долларов США, позволяющее утверждать их автоматически и оплачивать без взаимодействия с человеком.
Этап 3. Доступ в сочетании с необходимыми мерами контроля
Управление бизнес файлами в цифровом виде предоставляет сотрудникам по требованию глобальный доступ к содержанию, которое требуется для обеспечения полного обзора клиентских данных и бизнес  транзакций.
Как только документ оцифрован и сохранен в едином хранилище, необходимые данные можно легко извлечь для получения быстрого доступа к запросу клиента и интеллектуальной обработки этого запроса. Сотрудники могут выполнять поиск, просмотр и аннотирование документов. Извлечение информации происходит быстрее при использовании эффективных функции поиска по метаданным или при навигации по папкам и категориям, структурирующим хранилище.
Доступ также облегчает коллективную работу с целью сокращения времени принятия решений и повышения качества услуг. Теперь, например, все участники конкретного дела имеют постоянный доступ ко всей информации, доступной как часть папки, неважно какой. Коллективную работу также можно автоматически инициировать как часть бизнес процессов; например, на основе критериев, определенных в бизнес-правилах, можно вызвать сотрудников по электронной почте в «виртуальный конференц-зал» (например, EMC Documentum eRoom) для просмотра некоторых заявок.
В обслуживании клиентов лучший доступ к целостному представлению информации приводит к улучшению удовлетворенности клиентов и уменьшению числа клиентов, потерянных из за проблем в обслуживании.
Он также экономит время и деньги, поскольку при первоначальном контакте можно решить большее количество вопросов.
Предоставление лучшего доступа имеет преимущества, но доступ также необходимо контролировать для защиты конфиденциальности клиентов и обеспечения целостности записей. Типичные меры контроля включают:
▪ Меры безопасности для определения того, кто имеет доступ к каждому документу и как часто;
▪ Функции аннотирования, включающие информацию о том, кто комментировал документы и когда.
Этап 4: Архивирование и хранение
Как правило, в обработке содержания наступает момент, когда документ становится неактивным. В этот момент документ можно «логически заламинировать» и поместить под управление системы управления формальными записями. Документ можно выписывать и возвращать в хранилище, но если он будет каким то образом изменен, будет создана новая запись, включающая метаданные о том, кто и когда сделал изменение. Это обеспечивает защиту записи в соответствии с регулятивными и бизнес правилами.
Это также позволяет установить любые регламенты хранения относительно того, как долго хранится документ и где он должен быть расположен.
■ Как компания может эффективно хранить информацию после того, как процесс обработки счета закончен?
Выбор стратегии хранения очень важен в связи с большим объемом хранимых документов. Организация может значительно сэкономить за счет перемещения архивных документов с «первичных» высокопроизводительных устройств хранения (например, локальных серверов) на дисковые устройства хранения (например, EMC Centera) для обеспечения менее частого доступа. Решение Centera предлагает дополнительные преимущества по сравнению с обычными средствами хранения (ленточные накопители или оптические устройства хранения) за счет обеспечения аутентичности содержания, мгновенного онлайнового доступа и применения регламентов хранения и размещения в соответствии с корпоративными и регулятивными требованиями.
Ключевые требования к хранению этого содержания включают:
▪ Аутентичность: Достоверность документов необходимо обеспечить с помощью соответствующих мер безопасности, управляющих доступом и ограничивающих возможность изменения или удаления. Система должна предоставлять журнал контроля для просмотра всех действий, совершенных с документами в хранилище.
▪ Целостность: Система должна иметь встроенную защиту от отказов системы хранения данных, сбоев системы или внешних угроз. Как правило, данные автоматически реплицируются на вторичные носители, а функции самовосстановления непрерывно контролируют целостность данных и при необходимости восстанавливают их.
▪ Доступность: Соответствие регулятивным требованиям (раскрытие информации) может включать быстрое восстановление сотен или тысяч архивированных записей в ответ на повестку о вызове в суд или на другой юридический запрос. В таком случае способность быстрого реагирования может повлиять на судебные издержки и позволяет компаниям избежать штрафных санкций за
несоответствие нормативным требованиям.
Система хранения с адресацией по содержанию (Content Addressed Storage, CAS) представляет собой относительно новый подход по удовлетворению таких требований к системе хранения. Адресация по содержанию устраняет для приложения необходимость знать физическое расположение информации на устройстве хранения. Вместо этого адреса вычисляются непосредственно по содержанию и используются как «виртуальная квитанция на получение», которую приложения используют для поиска и извлечения хранимых объектов. Это не только упрощает задачу управления огромным количеством объектов, но также предоставляет цифровой «отпечаток пальца» для содержания, гарантируя его аутентичность. CAS также обеспечивает возможности собственного управления и конфигурирования, позволяющие организациям управлять большим содержанием силами меньшего количества персонала и со значительно меньшими расходами по сравнению с традиционными методами управления архивированием.
■ Управление транзакционным содержанием для обеспечения соответствия требованиям регулирования деятельности
Новые требования регулирования, начиная с закона Sarbanes Oxley и заканчивая законом об отчетности и безопасности медицинского страхования (HIPAA), вынуждают организации хранить и соответствующим образом управлять своим содержанием. Это обеспечивает целостность содержания и готовность быстро его найти и предоставить в ответ на повестки о вызове в суд и юридические запросы. Есть множество сценариев, начиная от иска страхователя до расследования регулятивных органов, в которых организации может потребоваться предоставить транзакционное содержание по требованию. Контроль и доступность сквозной системы обработки документов и образов позволяют значительно сэкономить затраты на исследования и избежать потенциальных штрафов, тем самым обеспечивая душевное спокойствие.
Такая система может:
▪ Устранить неотъемлемый риск, связанный с бумажными документами, которые можно легко потерять, положить не на свое место, изменить (например, согласно HIPAA, оставление истории болезни пациента на стойке регистратуры может считаться нарушением, за которое полагается солидный штраф).
▪ Гарантировать целостность документов — так что вы можете подтвердить, что запись не была удалена или изменена.
▪ Предоставить проверяемый журнал контроля, по которому можно узнать, когда были созданы и изменены документы, и кто имел к ним доступ.
■ Автоматизация жизненного цикла сделки в компании Boston Capital
Компания Boston Capital, пионер в области строительства доступного жилья, ежегодно берет на финансирование и приобретает 80 100 многоквартирных домов. Обработка всех этих сделок является высокотранзакционным и производящим большой объем бумажной документации процессом, а отдельные документы могут включать в себя сотни страниц.
Как заявил Брайан Мэдн, директор по информационным технологиям: «Наши прямые расходы на внутреннее и внешнее хранение документов, как и административные расходы на ведение картотеки и копирование всех бумажных документов, росли очень быстро. Косвенные издержки также возрастали пропорционально — от времени поиска документа до времени, потраченного зря из за работы с неправильной версией».
Для увеличения производительности и рентабельности компания Boston Capital внедрила центральное хранилище для управления документами по сделкам на платформе EMC Documentum, интегрированной с системой ввода документов EMC Captiva InputAccel. Новая система:
▪ Обеспечивает единую точку доступа для всего содержания, необходимого для сделки;
▪ Ускоряет процесс поиска и извлечения;
▪ Позволяет пользователям маршрутизировать электронные документы в ходе электронного workflow процесса.
В настоящее время, по словам Мэдна, «команды, управляющие активами и приобретениями, тратят меньше времени на поиск документов и больше времени уделяют сделкам. Более того, наш налоговый отдел значительно сократил объем работы с бумажной документацией, которая накапливалась за каждый отчетный период; теперь сотрудники данного отдела просматривают налоговые отчеты посредством электронного workflow процесса совместно с ревизорами внешних фирм. Несомненно, платформа Documentum стала неотъемлемой частью нашего бизнеса и играет большую роль в нашей повседневной деятельности».
▪ Установить политики безопасного удаления документов после истечения срока их хранения и обеспечить их применение. Это полезная функция, так как любую существующую запись потенциально можно затребовать с целью предоставления для судебного дела, даже если запись устарела и ее содержание вам неизвестно.
▪ Обеспечить быстрый и экономичный доступ к документам в случае судебных процессов.
■ Готовы начать?
Если вы готовы воспользоваться преимуществами управления транзакционным содержанием совместно с обработкой документов и образов, то есть несколько возможных путей начать эту деятельность.
Как и многие компании, вы можете начать с простого — с сокращения количества бумажной документации с которой вы работаете. Для этого разработано множество решений по вводу больших объемов документации (включая, EMC Captiva InputAccel). Просто оцифровывая транзакционное содержание можно повысить эффективность работы и при этом устранить проблемы безопасности, которые несут в себе бумажные документы. Одно из преимуществ системы InputAccel заключается в предоставлении возможности организациям вводить содержание и архивировать его в хранилище содержания EMC Documentum, которое само по себе обеспечивает различные преимущества, включая возможность гарантировать соответствие требованиям регулирования.
Или можно начать с отдельной функциональной области или деятельности отдельного департамента.
Если большая часть ручной обработки происходит, например, при оплате счетов, автоматизированная система обработки счетов может обеспечить быструю отдачу за более короткое время и при меньших расходах, чем в случае, когда требуется автоматизировать всю организацию. При этом следует убедиться, что точечное решение может быть позже интегрировано с другими приложениями и не останется надолго изолированным.
Можно также начать с самого начала — с задачи выбора корпоративной платформы, которая позволит вам покупать необходимые части, и затем объединять с другими решениями по управлению содержанием, такими как управление веб содержанием, управление цифровыми активами, управление записями и др., если они нужны, в тот момент, когда они вам потребуются.
Именно такой путь использовали в вышеупомянутой компании Cincinnati Insurance. В этой организации начали с решения по управлению корпоративным содержанием Documentum для подачи документов в Министерство страхования (DOI), затем постепенно добавили системы ввода документов, систему work-flow, интеграцию с SAP, системы для публикации динамического содержания и управления корпоративными отчетами (все это продукты Documentum и Captiva), а также хранилище EMC Centera для использования преимуществ от быстрого возврата инвестиций и соответствия требованиям регулирования.
Независимо от выбранного подхода усилия организации по преобразованию способа ввода, обработки и предоставления доступа, долговременного хранения и архивирования транзакционного содержания принесут значительные преимущества, включающие:
▪ Улучшение обслуживания клиентов за счет более быстрых и полных ответов на запросы.
▪ Исключение неэффективности, расходов и риска, связанного с бумажной средой, когда документы могут быть обработаны только последовательно, легко теряются и помещаются не на свое место.
▪ Объединение всех типов взаимосвязанной бизнес информации, от отсканированных документов до цифровых изображений, заявок, электронных сообщений и др., в одной виртуальной папке и управление ими.
▪ Предоставление полного контроля над бизнес процессами в соответствии с нормами деятельности, отраслевыми стандартами или регулятивными факторами.
▪ Усиление рыночной позиции организации относительно конкурентов, которые по прежнему сражаются с ручными процессами и бумажными документами.

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ EMC Captiva InputAccel 6 и EMC Captiva Dispatcher 6
Использование бумаги представляет постоянную проблему с точки зрения эффективности бизнеса. Ее сложно хранить, осуществлять повторный доступ и эксплуатировать. Использование бумаги требует ведения процессов ручного труда — неэффективных, медленных, дорогостоящих и зачастую включающих высокую вероятность ошибок. Часто все эти аспекты становятся препятствием для повышения качества обслуживания клиентов. Наличие бумажных документов также затрудняет эффективное управление и мониторинг деятельности для соблюдения нормативных требований. Но бумага продолжает играть важнейшую роль в большинстве организаций в виде документов, таких, как страховые требования, заявления на открытие новых счетов, инвойсы, кредитные документы, документы учета кадров и другие.
Внедрение системы ввода корпоративной информации может помочь организациям справиться с проблемами, связанными с использованием бумажных документов. Но не все решения для ввода информации равны.
Организациям необходимо решение, которое можно адаптировать к их специфическим и комплексным требованиям, а также простое в разработке, внедрении и эксплуатации. Решения для интеллектуального ввода информации EMC® Captiva® помогают организациям разобраться с проблемами использования бумажных документов — сэкономить время, снизить затраты, повысить качество обслуживания клиентов и обеспечить соблюдение нормативных требований.
EMC Captiva InputAccel® является решением для интеллектуального ввода информации с большими возможностями изменения конфигурации, осуществляющим ввод и идентификацию документов, автоматическое извлечение и валидацию данных из этих документов перед их передачей в линейные приложения и системы управления содержанием. EMC Captiva Dispatcher использует возможности интеллектуального распознавания документов для автоматической классификации документов, индексирования, извлечения и маршрутизации. Последние выпуски этих решений в комплексе предоставляют клиентам значительно повышенную производительность процессов ввода корпоративной информации и масштабируемость, а также простоту использования, разработки и внедрения как в централизованной, так и в распределенной среде ввода информации.
■ Крупным планом:
• Обеспечивают ускоренную обработку документов и более высокую пропускную способность для важнейших бизнес-процессов
• Обеспечивают централизованную консоль администратора для упрощения управления процессами и всей средой ввода информации
• Предоставляют возможности быстрого внедрения системы ввода и повышения производительности при помощи новых клиентских интерфейсов
• Упрощают индивидуальную настройку и интеграцию с использованием СОА и технологии .NET
■ Расширяя возможности ввода корпоративной информации
Сегодня организации требуют снижения стоимости владения системой, повышенного удобства в применении и совершенно новых способов интеграции интеллектуального ввода информации. EMC Captiva InputAccel 6 использует основные сильные стороны работы с вводом корпоративных данных и документов, а также включает в себя расширенную поддержку централизованных и распределенных сред ввода информации, значительное повышение производительности и доступности системы, а также упрощенные способы разработки. Новая сервисно-ориентированная архитектура (СОА) обеспечивает быструю интеграцию ввода документов в бизнес-приложения и обеспечивает гибкость, необходимую для использования ввода в масштабе всего предприятия. Используя целый ряд новейших технологий, InputAccel 6 облегчает использование, внедрение и эксплуатацию системы ввода информации.
■ Повышенная производительность, масштабируемость и высокая доступность
InputAccel может осуществлять обработку от сотен и тысяч до нескольких миллионов ежедневно. InputAccel 6 использует преимущества улучшенного кэширования и многопоточной обработки на сервере, эффективно использующем несколько процессоров, достигая значительно повышенной производительности. InputAccel 6 обладает повышенными возможностями для восстановления работы после аварии, использующими технологию активной группировки Microsoft Active/Active с целью обеспечения высокого уровня доступности в критических ситуациях.
■ Отвечая ИТ-требованиям предпрятий
Организации могут внедрять InputAccel 6 в небольших департаментах или для обработки больших объемов документации в масштабах большого предприятия.
Новая консоль администратора на основе веб-приложения осуществляет централизованное управление и контроль за всеми средами, при применении одного или нескольких серверов. В число других ключевых усовершенствований входят:
• Роли безопасности: Администраторы могут легко устанавливать роли безопасности и разрешения, осуществляя контроль доступа.
• Отчетность: Интегрированные в систему функции отчетности обеспечивают ведение журналов регистрации событий, статистику ввода данных и документов и контрольные показатели операторов. Индивидуальные отчеты создаются с помощью инструмента Business Objects’ Crystal Reports.
• Поиск по пакетам: Расширенный поиск по пакетам предоставляет быстрый доступ к информации. EMC Captiva InputAccel 6 обеспечивает высокую степень доступности, централизованное управление и контроль над средой ввода информации для повышения общего качества системного мониторинга, управляемости и реализации
■ Максимальное наращивание производительности
Новые интерфейсы клиентов для сканирования и индексирования в InputAccel 6 обладают широкими возможностями конфигурации и повышают качество работы как операторов, так и ИТ-персонала.
• Индивидуализированные рабочие пространства: макетом интерфейса клиента можно управлять и настраивать индивидуально, изменяя размеры, перемещая, дополняя и удаляя панели задач.
• Профили сканера: Установки профиля сканера легко сохраняются и совместно используются рабочими станциями, процессами и пользователями, повышая производительность операторов сканирования.
• Семейства индексов: Предусмотрено простое создание семейств индексов для определенных типов документов, в результате чего достигается повышение скорости обработки и внедрения процессов, а также повышение производительности операторов.
• Централизованное внедрение и управление: Использование технологии Microsoft ClickOnce позволяет быстро устанавливать программы-клиенты и производить автоматическое обновление клиентов, облегчая процесс обслуживания.
■ Упрощенная индивидуальная настройка с помощью СОА и .NET
InputAccel 6 использует сервисно-ориентированную архитектуру и клиентские сценарии на основе технологии .NET. СОА упрощает процесс интеграции при помощи представления процессов ввода InputAccel в качестве служб, обеспечивающих динамичную среду и позволяющих тесно интегрировать ввод информации с другими корпоративными приложениями. Инструмент разработки сценариев .NET обеспечивает повышенную гибкость для удовлетворения специфических требований к вводу информации. При использовании клиентских сценариев на основе .NET устанавливаются индивидуальные бизнес-правила для управления маршрутизацией документов, работы с исключениями, выполнения поиска в базе данных, предварительного заполнения полей или проведения валидации на уровне полей.
EMC Captiva InputAccel 6 позволяет вам использовать, создавать индивидуальные настройки и легко устанавливать программы-клиенты в централизованной и распределенной среде ввода информации
■ Возможности классификации документов и распознавания данных
EMC Captiva Dispatcher 6 работает совместно с InputAccel 6 для обеспечения интеллектуального распознавания документов при помощи автоматической идентификации входящих документов по мере их ввода, направляя их в соответствии с установленными бизнес-правилами, а также извлекая деловые данные из широкого спектра форматов документов. Эти возможности повышают производительность и ускоряют процесс обработки. При помощи передовых возможностей автоматической классификации и извлечения данных, Dispatcher 6 обеспечивает усовершенствованную функциональность, ведущую к более высокой скорости обработки и более точному распознаванию документов, в конечном итоге сокращая объемы ручного труда. Усовершенствованные возможности распознавания обеспечивают ускоренную и более точную классификацию документов, а также извлечение данных. Dispatcher 6 также интегрируется с последними усовершенствованиями в InputAccel 6, включая новые функции отчетности.

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ EMC Captiva InputAccel
EMC® Captiva® InputAccel® является краеугольным камнем решения для интеллектуального ввода информации EMC Captiva. InputAccel обеспечивает организациям возможности эффективной обработки больших объемов информации, поступающем в корпоративные приложения, а также предоставляет возможности для реализации специфических требований к вводу информации. InputAccel справится с ежедневной обработкой как нескольких тысяч, так и нескольких миллионов документов.
Помогая организациям устранить временные затраты и издержки от ввода данных в ручном режиме и снижая вероятность возникновения ошибок при обработке, InputAccel обеспечивает сокращение расходов и совершенствование бизнес-процесса. Предприятия получают быстрый и простой доступ к важным деловым данным, одновременно с повышением производительности. В результате они получают более быстрое и эффективное средство управления информацией, позволяющее компаниям экономить и время, и деньги.
■ Полное решение для ввода информации
InputAccel предоставляет организациям гибкое и полное решения для ввода информации, включающее функции ввода документов, классификации документов, извлечения данных, валидации информации и передачи в серверные системы.
• Ввод: InputAccel взаимодействует с сотнями сканеров с использованием технологии EMC Captiva ISIS® и работает с мультифункциональными периферийными устройствами и сетевыми сканерами в средах распределенного ввода информации. Документы и данные также вводятся из сообщений электронной почты, сетевых папок и других источников, обеспечивая организациям множество вариантов для ввода документов.
• Классификация: InputAccel использует как традиционные технологии идентификации документов — штрих-коды, разделительные листы и корректировочные коды —, так и передовую технологию идентификации документов, предоставленную EMC Captiva Dispatcher. Технология интеллектуальной классификации использует широкий спектр различных методов для идентификации типов документов, включая анализ текстов и анализ изображений. Использование нескольких методов классификации позволяет продуктам ввода Captiva работать быстрее и обеспечивать более высокую степень достоверности данных по сравнению с конкурирующими технологиями.
■ Крупным планом:
• Позволяет организациям трансформировать бумажные документы и данные в цифровое содержание, а также передавать информацию в ключевые серверные системы и репозитории содержания.
• Оптимизирует бизнес-процессы при помощи рациональной организации потоков информации в корпоративные приложения—экономя время, сокращая затраты, повышая точность информации, снижая риски и обеспечивая более высокий уровень обслуживания клиентов.
Основные преимущества использования системы интеллектуального ввода данных InputAccel:
• Сокращение трудозатрат
• Повышение уровня удовлетворенности клиентов
• Повышенная производительность
• Усовершенствованные и оптимизированные бизнес-процессы
• Снижение рисков
• Извлечение: InputAccel сокращает объемы ввода данных в ручном режиме, необходимого для извлечения важных деловых данных из документов. InputAccel использует несколько технологий распознавания — включая OCR, ICR, OMR и распознавание штрих-кодов — для автоматического извлечения данных из документов. InputAccel обеспечивает поддержку индексирования при вводе данных с изображения, зональное распознавание OCR, и эластичную связь OCR для быстрого извлечения данных из документа и индексирования. Использование Dispatcher позволяет расширить диапазон извлечения данных и включить возможности извлечения данных в свободной форме из неструктурированных документов.
• Валидация: Извлеченные данные проходят валидацию и сопоставляются с существующими данными, хранящимися в ERP, системе управления корпоративным содержанием или другими информационными репозиториями для обеспечения достоверности данных и снижения рисков возникновения ошибок при первичной обработке. Индивидуальные бизнес-правила устанавливаются с использованием клиентских сценариев для направления документов, выполнения поиска в базе данных и валидации данных на уровне полей.
• Передача: InputAccel обеспечивает интеграцию на уровне API с EMC Documentum® Content Server, EMC Documentum ApplicationXtender®,
IBM Content Manager, FileNet Panagon, OpenText Livelink, любой базой данных ODBC, и другими системами. Изображения и данные передаются во множестве различных форматов, включая TIFF, PDF, XML и другие форматы.
■ Архитектура системы ввода
Модульный дизайн InputAccel предоставляет платформу, способную обрабатывать любую информацию: от информации департаментов до ввода больших объемов информации на уровне предприятия. Клиентские модули InputAccel работают над пакетами в параллельном режиме, а сервер регулирует уровень рабочей нагрузки, обеспечивая наивысшую скорость обработки и производительность пользователя. Решение готово к выполнению всех требований к вводу корпоративной информации, включая использование унифицированной мультисерверной среды ввода информации, обеспечивающей высокую доступность системы, максимальную пропускную способность и возможности восстановления после отказа.
Сервисно-ориентированная архитектура поддерживает интеграцию с операционными приложениями и позволяет ИТ-организациям использовать открытые стандарты для создания служб ввода и индивидуальных процессов ввода, доступных в виде служб — свободно связанных компонентов, которые можно связать с бизнес-процессами. Эти службы упрощают задачи разработчиков и повышают возможности разработки и мониторинга полных бизнес-процессов.
■ Ввод информации в филиалах для организаций с широкой сетью подразделений
Многие организации перенесли ввод информации на удаленные площадки. Распределенные возможности ввода информации InputAccel дают организациям много вариантов для сканирования, индексирования либо выполнения других задач ввода на удаленной площадке. InputAccel предлагает наиболее полный комплекс возможностей для организаций, которым необходим распределенный ввод информации, обеспечивая работу серверов распределенного ввода информации на разных площадках в масштабах предприятия, используя возможности интеграции с мультифункциональными периферийными устройствами, или используя веб-клиент для ситуативного сканирования небольших объемов информации и ее индексирования.
InputAccel оптимизирует многие процессы работы с документами:
▪ Заявления на открытие новых счетов
▪ Инвойсы
▪ Заказы на покупку
▪ Записи кадрового учета
▪ Медкарты пациентов
▪ Юридические документы
▪ Ипотечные и кредитные документы
▪ Страховые требования
▪ Налоговые формы
▪ Разрешения

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ EMC Captiva Dispatcher
EMC® Captiva® Dispatcher обеспечивает выполнение функций высокоскоростной автоматической классификации, индексирования, извлечения и маршрутизации документов, разработанных с целью содействия организациям в управлении крупными ежедневными объемами входящей информации.
Использование Dispatcher позволяет компаниям анализировать информацию в смешанных пакетах структурированных, полуструктурированных и неструктурированных документов в рамках общего потока, не прибегая к помощи разделительных листов, штрих-кодов или корректирующих кодов. Применяйте Dispatcher вместе с платформой для ввода документов EMC Captiva InputAccel®, и вы получите возможность сканировать, классифицировать, индексировать и передавать данные практически из любого типа бумажных или электронных документов, зачастую без необходимости ручной сортировки или подготовки.
Применение данного решения позволяет снизить затраты и оптимизировать бизнес-процессы, обеспечивает измеримые результаты, помогающие экономить время и повышающие возможности управления потоками входящих документов.
Непревзойденные возможности для классификации документов
Одной из самых сильных сторон Dispatcher является его способность идентифицировать документы подобных типов с использованием инновационных технологий классификации. Для определения типов документов, ввода информации по индексированию для поиска и архивирования, извлечения бизнес-данных для запуска транзакционных процессов, а также маршрутизации документов по соответствующим департаментам или сотрудникам для последующей обработки, Dispatcher использует как графический, так и текстовый анализ. Эта технология работает на основе автоматического изучения атрибутов существующих документов и их использования в качестве основы для классификации новых входящих документов, поступающих в масштабах всего предприятия.
Dispatcher полностью независим от языка и формата документа, так как программа анализирует общий макет документа и обнаруживает повторяющиеся блоки информации, такие как логотипы или другие графические элементы. В случаях с полуструктурированными или неструктурированными документами система использует результаты поиска по всему тексту, поиск производится по ключевым словам и фразам в тексте какого-либо документа с целью определения типа документа.
Dispatcher осуществляет автоматическое извлечение и валидацию данных, снижая необходимость вмешательства в ручном режиме и обеспечивая передачу достоверной передачи в системы операционных подразделений. Dispatcher включает в себя несколько систем распознавания информации, позволяющих извлекать информацию из документов, изготовленных полиграфическим способом, рукописного текста, написанного печатными буквами, а также штрих-кодов.
При помощи систем считывания и сканирования, дополненных расширенными функциями на основе технологий классификации и извлечения данных, Dispatcher упрощает и ускоряет обработку входящих документов разнообразных типов. Dispatcher также исключает необходимость ручных операций, используя возможности автоматической классификации до извлечения данных и их экспорта в ваши системы управления содержанием.
При работе со структурированными формами документов Dispatcher извлекает данные с использованием скоростного и точного распознавания предварительно заданных областей. При работе с документами, имеющими менее четко выраженную структуру, к примеру, инвойсами или контрактами, Dispatcher извлекает данные с использованием более гибких механизмов для произвольных форматов, обеспечивая извлечение данных вне зависимости от их фактического расположения на странице. Широкий диапазон технологий и методов распознавания обеспечивает высочайший уровень производительности и точности извлечения данных из структурированных форм, одновременно предоставляя максимально гибкие возможности для извлечения данных из всех типов документов.
Являясь компонентом решения для интеллектуального ввода информации EMC Captiva, Dispatcher идеально интегрируется с InputAccel, обеспечивая платформу для ввода информации, поддерживающую как централизованные, так и распределенные средства ввода информации. Индивидуально настраиваемые рабочие процессы ввода InputAccel управляют процессом от начала и до конца, обеспечивая классификацию документов, извлечение и валидацию данных, а также доставку информации во все соответствующие репозитории содержания и бизнес-системы. Совместное использование InputAccel и Dispatcher предоставляет организациям комплексное решение, обладающее возможностями обработки в объемах от нескольких тысяч документов в день до нескольких миллионов.
В условиях современной конкурентной деловой среды компании должны использовать все возможности по снижению затрат, ускорению циклов обработки и повышению производительности. Совершенно неважно, в какой сфере работает ваша компания — финансовые услуги, страхование, здравоохранение, государственное управление или другие отрасли, — Dispatcher специально создан для того, чтобы обеспечить выполнение всех ваших задач по обработке документов. Проверенные технологии, автоматизирующие процессы классификации и извлечения данных для любых типов документов, позволяют организациям, использующим Dispatcher, сократить количество операций ручного труда, связанных с подготовкой документов и вводом данных. Dispatcher оптимизирует разнообразные виды процессов обработки документов:
▪ Бланки заявлений на страховое возмещение по медицинским, стоматологическим и другим страховым случаям
▪ Заявления на получение полисов
▪ Заявления об открытии новых счетов
▪ Инвойсы
▪ Заказы на покупку
▪ Чеки
▪ Корреспонденция (включая рукописные сообщения)
▪ Формы детализации страховых выплат
▪ Медицинские документы пациентов
▪ Юридические документы
▪ Ипотечные и кредитные документы
▪ Автоматизация отделов обработки корреспонденции

15 декабря 2009 г. – Корпорация EMC представила новейшее дополнение к интеллектуальному решению для ввода – ЕМС Captiva® InputAccel® - нового мощного инструмента для графического проектирования, предназначенного для создания и конфигурирования процессов ввода без программирования, но при этом с полным соответствием уникальным потребностям каждой организации. Устанавливая новые стандарты в разработке процессов корпоративного ввода, InputAccel CaptureFlow™ Designer предоставляет среду разработки, позволяющую заказчикам с помощью функции drag-and-drop быстро, в течение всего нескольких часов, разрабатывать процессы ввода с существенно меньшими затратами денег и ресурсов. С новым инструментом графического проектирования реализовать потенциал корпоративного ввода гораздо проще.
Новый инструмент InputAccel CaptureFlow Designer предоставляет системным интеграторам, реселлерам, ИТ-компаниям и ключевым пользователям следующие конкурентные преимущества:
• Разработка процессов ввода за несколько часов без программирования;
• Ускорение внедрения за счет уменьшения необходимого количества ресурсов, что ускоряет время окупаемости и снижает совокупную стоимость владения;
• Упрощение структуры проектов и устранение рисков, связанных с заказным программированием;
• Использование модульной архитектуры Captiva и обеспечение гибкости при выполнении даже самых сложных требований к корпоративному вводу;
• Быстрое создание демонстрационных примеров с целью ознакомления партнеров с преимуществами данного решения и привлечения новых клиентов.
■ Процесс ввода документов
Процесс ввода документов представляет собой набор шагов и инструкций, которые определяют, как документ движется по процессу после того, как он занесен в Captiva. Типичная последовательность шагов включает в себя сканирование, улучшение качества образа документа, классификацию документа, извлечение данных и валидацию, а также передачу данных в системы управления содержанием или в бизнес-приложения. В большинстве случаев в процессе также предусмотрены условия, встроенные для обработки проблем качества образов документов, проверки правильности распознавания данных, передачи некоторых типов документов на рассмотрение, либо пользовательские шаги для реализации бизнес-правил или интеграции с другими корпоративными приложениями. В прошлом разработчикам приходилось писать для этих процессов программный код на Visual Basic for Applications (VBA), на что могло уходить до нескольких дней, в зависимости от сложности задачи.
■ Предварительная версия InputAccel CaptureFlow Designer
Более 100 заказчиков и партнеров по всему миру приняли участие в тестировании предварительной версии нового продукта, что помогло им познакомиться с InputAccel CaptureFlow Designer до его официального выпуска. Программа предварительного тестирования, развернутая в лаборатории досрочного доступа в EMC Community Network, дала заказчикам и партнерам возможность высказать свое мнение о продукте.
Инструмент InputAccel CaptureFlow Designer входит в состав InputAccel. Заказчики, использующие InputAccel 6, могут бесплатно загрузить инструмент графического проектирования, зайдя на EMC Powerlink.
■ Основные результаты опроса AIIM относительно нового ввода документов
• В опросе приняли участие 882 специалиста по управлению записями и информацией, а также сотрудники ИТ и руководители бизнес-подразделений.
• Централизованное сканирование внутри компании и сканирование в канцелярии значительно увеличились по сравнению со сканированием и переводом документов в электронный вид услугами аутсорсинга.
• Управление знаниями с целью улучшения возможностей поиска в бизнес-документации является основным движущим фактором для внедрения средств сканирования. Следующими по значимости факторами являются обеспечение соответствия законодательным требованиям и оптимизация бизнес-процессов.
• Сорок шесть процентов пользователей сообщили об окупаемости инвестиций в течение 12 месяцев, а окупаемость в течение 18 месяцев прогнозируют две трети опрошенных.
• Бесплатный экземпляр исследования «Capture: local, central, outsource - what’s working best?» («Перевод документов в электронный вид: локальный, централизованный, внешний — что лучше всего?») можно загрузить со страницы www.emc.com/capturestrategies.
■ Цитата представителя руководства EMC
«Последняя версия InputAccel вполне очевидно указывает на преимущества Captiva на рынке корпоративного перевода документов в электронный вид, даже при наличии самых сложных процессов. Новый InputAccel CaptureFlow Designer, будучи оснащенный современным графическим интерфейсом, прост в использовании и не требует программирования. Это позволяет компаниям работать максимально динамично и рационально».
- Уитни Тидмарш, Chief Marketing Officer направления Content Management & Archiving в EMC
■ Дополнительные цитаты
«Я работаю с Captiva InputAccel вот уже 12 лет, и новый InputAccel CaptureFlow Designer — это именно то, что нам нужно. Разрабатывать процессы стало гораздо проще, что, безусловно, сэкономит нам довольно много времени на проектирование и внедрение процессов ввода документов в InputAccel».
- Джей Калпепер, директор по техническому обслуживанию, Business Imaging Systems, Inc.
«Мы работаем с EMC уже несколько лет, и мы с нетерпением ожидали выхода новой версии Captiva. У наших специалистов были только положительные впечатления от последней версии Captiva InputAccel CaptureFlow Designer. Она, безусловно, поможет нам предоставить новые возможности InputAccel при внедрении решений для ввода как на уровне департаментов, так и на корпоративном уровне».
- Джон Мидлтон, управляющий партнер и вице-президент по продажам, BRT
«Несколько часов…вот и все, что нам потребовалось, чтобы спроектировать процесс ввода документов с помощью нового Captiva InputAccel CaptureFlow Designer. Новое приложение с графической средой разработки очень многофункционально и удобно в использовании. Оно позволяет использовать все возможности InputAccel для удовлетворения необходимых требований любых заказчиков».
 Уильям Коллинз, технический эксперт по Captiva, The Windward Group

Продолжение раздела «Электронный документооборот и автоматизация управления»